求人が定員に達し、採用を見送りになった応募者に対しては、メール、手紙、電話のいずれかでお断りの案内をすることが一般的です。応募者の希望に沿えないことを穏便に伝える文章を、メールと手紙、電話に分けて紹介します。
最近ではメールでお断りの案内をすることも増えてきました。応募者が仕事中・授業中に送信しても迷惑にはならず、また、郵便のように受け取るまでに日数がかかるわけでもないため、お断りの案内をする方法として適しているといえるでしょう。お断りメールの例文を紹介します。
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件名：【選考結果のご連絡】〇〇株式会社 送信者：〇〇株式会社 人事部 〇〇様 この度は弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。 〇〇様のご提出された書類を基に社内で検討を重ねましたところ、今回はご期待に添いかねる結果となりました。採用枠が狭いこともあり、何卒ご了承賜りますようお願いいたします。 末筆ではございますが、〇〇様の益々のご活躍をお祈り申し上げます。 なお、いただきました書類は責任を持って破棄いたします。 〇〇株式会社 人事部 △△（担当者名） 〒000-0000 （住所） TEL：（代表電話番号） |
手紙でお断りの案内をすることもできます。丁寧な印象を与えますが、メールよりは届くまでに時間がかかること、応募者がすぐに見るとは限らない点に注意しましょう。
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〇〇様 選考結果のご通知 拝啓 この度は弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。 〇〇様のご提出された書類を基に社内で検討を重ねましたところ、今回はご期待に添いかねる結果となりました。ご経験やお人柄は素晴らしいものであることは皆、異論のないところですが、採用枠が狭いこともあり、何卒ご了承賜りますようお願いいたします。 末筆ではございますが、〇〇様の益々のご活躍をお祈り申し上げます。 なお、いただきました書類は責任を持って破棄いたします。 敬具 〇〇株式会社 人事部 △△（担当者名） 〒000-0000 （住所） TEL：（代表電話番号） |
応募者に電話で伝えることもできます。電話に出てくれるとは限らないので、留守番電話に切り替わったらすぐにメッセージを残せるように文章を考えておきましょう。文章を予め書いておくと、伝え漏らすことがなく安心です。
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〇〇株式会社の採用担当△△と申します。〇〇様の携帯電話でお間違いないでしょうか。ただ今、少しお時間よろしいでしょうか？ この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。社内で慎重に検討を重ねたところ、採用を見合わせていただくことになりました。お時間をいただき、大変申し訳ございません。なお、いただきました書類は責任を持って破棄いたします。 〇〇様のご活躍をお祈り申し上げます。 |
それぞれのポイントについて解説します。
結果が出たらすぐに応募者に伝えましょう。連絡待ちする応募者の不安な期間を短縮するだけでなく、応募者が次の行動に出やすくなります。
履歴書などの作成や応募、面接などの時間を取ってくれたことに対して、感謝の言葉を伝えます。また、関心を持ってくれたことについてもお礼を伝えましょう。
応募者が提出した履歴書や職務経歴書などは重要な個人情報です。破棄するのか返却するのか事前に決めておくとよいでしょう。お断りの案内の際にも一言伝えます。
不採用の理由については、たとえ応募者から尋ねられても伝えないことが原則です。伝えるとトラブルを招くこともあるため、注意しましょう。また、あくまでも絶対評価ではなく相対評価であることも強調し、不公平感が生じないように配慮します。
企業側の誠意が伝わり、また応募者が不快な想いをしないためにも、心を込めて丁寧にお断りの案内をするようにしましょう。また、個人情報の取扱いにも言及し、応募者に不信感を与えないことも大切です。