採用通知を電話で伝えるときの注意事項とは？新卒・既卒・アルバイト別に解説

１．採用通知の3つの方法

採用したことを応募者に伝える方法としては、主に次の3つが挙げられます。

1. 電話
2. メール
3. 手紙を郵送

それぞれの方法の特徴やメリット、また注意すべきポイントについてみていきましょう。

1-1.電話

採用通知を電話で行うことには、すぐに連絡できるというメリットがあります。応募者が電話に応対すれば、その場で採用したということを伝えられるため、入社する意思があるのかどうかもその場で確認することが可能です。

また、電話による採用通知は、応募者側にもメリットがあります。電話の応対ができないときでも留守番電話にメッセージが残るため、スピーディに採用可否を確認できる点もメリットの一つです。「いつから勤務するのか」「研修はあるのか」などの気になる点についてその場で質問でき、疑問や不安を迅速に解消できるでしょう。

しかし、留守番電話の設定をしていないときは、メッセージが残らない可能性があります。また、電話応対をした場合には、採用したという言葉の記録が残らず、応募者は不安に感じるかもしれません。採用通知の電話で入社前後のスケジュールについても伝えることがありますが、応募者側が聞き間違える可能性があるため、後日メールや郵便などで再連絡が必要になることもあるでしょう。

1-2.メール

採用通知をメールで行うことで、文章が残ります。採用したという内容を確実に応募者に伝えることができるだけでなく、今後のスケジュールなども知らせやすい点がメリットです。

しかし、企業側は応募者がメールを受信し、開封したかどうかを調べることができないため、採用通知が伝わっていないまま時間が経過する可能性があります。応募者がメールをこまめに確認していないときや、メールが迷惑メールフォルダに入ったときは、さらに時間がかかるでしょう。

また、企業側がメールアドレスを正確に入力せず、メールが届かないケースも想定されます。一度、応募者側から採用担当者にメールを送信してもらい、それに返信する形で採用通知を送ると、メールアドレスの入力ミスを回避できるでしょう。

1-3.手紙を郵送

採用通知を手紙に書き、郵便で送ることもできます。メールと同じく採用したという内容が文章として残るため、応募者が安心できる点がメリットです。また、同時に入社までのスケジュールも文書の形で渡すことができる点が特徴です。

しかし、メールや電話とは異なり、即時に届けることができないため、採用を知らせるまでに時間がかかってしまいます。また、電話とは異なり、その場で応募者の反応を得られないため、採用を受けるのかどうか別途確認することが必要になる点にも注意しましょう。

２．採用通知を電話で行う際のポイント

電話で採用通知をすると、応募者に採用の事実をスピーディに伝えることができます。また、その場で採用を受け入れるかどうかを確認できるだけでなく、入社までのスケジュールを伝えたり、応募者の疑問に答えたりすることができます。よりスムーズな採用を実現できるでしょう。

しかし、注意すべき点も少なくありません。新卒・既卒・アルバイト別の注意点と、すべての場合に共通して注意する点について詳しく解説します。

2-1.新卒・既卒・アルバイト別注意点

新卒採用者に採用通知を行うときは、内定式や交流イベント、研修会などの案内もその場で伝えます。部署が決まっている場合は、部署名やおおまかな業務内容を伝えましょう。

また、入社の意思を確認しても、その場で回答を得られないケースが多いと想定されます。いつまでに入社の意思を伝える必要があるのかを説明するだけでなく、連絡手段や連絡先についても伝えておきましょう。

既卒採用者に採用通知を行うときは、いつから出勤するのかについて説明します。雇用形態についても連絡しますが、重要性が高い内容のため、入社までに一度来社してもらい、伝えるほうがよいでしょう。

アルバイトとして採用する場合は、正社員採用とは異なり、入社の意思確認に時間をかける必要がないと考えられます。応募者が採用辞退した場合を除き、その場で出勤日や注意事項を説明します。

2-2.面接後1週間以内が望ましい

採用通知の連絡は、面接後1週間以内が望ましいでしょう。あまり長期間待たせるのは、応募者にストレスを与えることにもなります。やむを得ない理由で採用選考に時間がかかった場合を除き、早めに伝えるようにしましょう。

また、応募者が別企業の面接も受けていた場合は、迅速に連絡しないと優秀な人材が他に流れることにもなりかねません。採用選考の結果が決まり次第、電話などで連絡しましょう。

2-3.時間帯は午前中が一般的

採用通知を電話で伝える場合は、午前中の連絡が一般的です。応募者が電話に出られない場合でも、午前中なら折り返してもらえる可能性が高いため、その日のうちに採用結果を伝えやすくなります。

2-4.長くなり過ぎないように注意する

あまり電話が長くなると、応募者に負担をかけることになるため注意が必要です。新卒採用者であれば授業中の可能性があり、中途採用者であれば現在の職場で仕事中かもしれません。

伝えるべき内容を箇条書きにまとめておくと、短時間で要領よく話せるようになります。抜け漏れや重複がないよう、丁寧に準備をしてから電話をかけましょう。

2-5.ゆっくりと話す

電話の時間が長引かないようにすることは大切ですが、早口で話すのはNGです。応募者が理解できない可能性があり、電話連絡の目的を果たすことができません。

採用通知の電話では、聞き取りやすいようにゆっくりと話すようにしましょう。ゆっくりと話しても時間が長引かないように、要点をまとめておくなどの準備が必要です。

３．採用通知の電話で伝えるべきポイント

採用通知の電話では、要領よく短時間で話すためにも伝えるべきポイントをまとめ、原稿を作成しておくことが必要です。次の4つの内容を抜け漏れなく含めると、短い言葉でも伝えるべき点を伝えることができます。

• 社名と要件
• 感謝と歓迎の気持ち
• 採用スケジュール
• 入社の意思確認

それぞれのポイントについて、詳しくみていきましょう。

3-1.社名と要件

最初に、社名と要件を明瞭に話します。「〇〇株式会社の採用担当、〇〇です。採用のご連絡のため、お電話を差し上げました」と切り出せば、応募者は何のための電話か理解しやすくなります。また、要件を述べた後に、「今、お話しても大丈夫ですか？」と一言入れて応募者に配慮することが大切です。

3-2.感謝と歓迎の気持ち

「この度は採用面接をお受けいただき、ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えてから、「社内検討の結果、〇〇様の採用を決定いたしました」と採用が確定した事実を述べましょう。また、上から目線にならないように言葉遣いに注意して、一緒に働けることを歓迎していること、必要なサポートをすることも伝えます。

3-3.採用スケジュール

出勤開始日や研修などの今後のスケジュールを手短に伝えます。スケジュールを口頭で伝えるだけでは聞き間違いが生じる可能性があるため、「詳細なスケジュールはメールでお送りします」と一言伝えるとよいでしょう。

また、入社前に面談などを実施する場合は、「出勤開始日までに面談を実施したいのですが、いつがよろしいでしょうか」と応募者の都合を尋ねましょう。

3-4.入社の意思確認

入社の意思確認もしておきます。応募者が即答できない場合は、「〇月〇日までに入社していただけるかのお返事をいただきたいのですが、お願いできますでしょうか」と期限を定めておくとよいでしょう。

また、複数の企業に応募している場合は、他社の選考の進み具合も兼ね合わせて期限を決めることができます。応募者の都合を優先し、きちんと考えてから入社を決めてもらえるようにしましょう。

４．採用通知以外の連絡の注意点

採用通知以外にも、面接応募者に電話をかけることがあります。よくあるケースが、次の2つです。

• 面接通過
• 不採用

それぞれのケースにおいて注意すべきポイントを紹介します。

4-1.面接通過

採用を決める前に何度か面接を実施することもあります。その場合は、各面接に通過する度に、電話やメールなどで連絡することが必要です。通過したという事実に加え、次のスケジュールも明確に伝えましょう。

4-2.不採用

採用選考の結果、不採用が決まった応募者に対しても連絡をする必要があります。次回のスケジュールなどを伝える必要はないため、メール連絡が一般的です。

メールには、「厳正なる選考の結果、この度はご希望に添えない結果となりました」と、シンプルに不採用の事実を記載します。また、時間を取ってもらったことに対するお礼、希望に添えないことに対するお詫び、応募書類をどう扱うかについても忘れずに記載しましょう。

５．丁寧な採用通知の電話で入社辞退を回避しよう

採用通知の電話は、タイミングとわかりやすさがポイントです。タイミングが遅くなってしまうと、採用した人材が他社に流出することにもなりかねません。また、応募者にストレスを与えることにもなるため、早めの連絡を心掛けま

しょう

。

また、次のスケジュールや入社前の面談についても手短かに伝えることが大切です。言葉遣いに注意をし、威圧的な印象を与えないように配慮します。

丁寧かつ要領を得た採用通知で入社辞退を回避す

ることが可能になるといえます。これから一緒に働く大切な仲間が「早く仕事をしたい」とポジティブに考えることができるよう、電話で伝えるべき内容を事前に検討しておきましょう。