OFF-JTを教育に導入する効果とは？OJTとの違いについても解説

１．OFF-JTとは？

OFF-JTとは、業務から離れて実施する教育訓練方法のことです。業務の土台となる基礎の部分をインプットすることを目的としています。OFF-JTは座学が一般的ですが、グループワークやディスカッションをはじめとした作業形式の研修方法も増えてきています。

OJTで教育できるのであれば問題ありません。OJTでは教育がままならない企業があり、スムーズに教育を実施するために、OFF-JTの必要性が高まっています。ここでは、OFF-JTの概要と種類、必要性について解説します。

1-1.OFF-JTとは業務から離れて教育すること

OFF-JTとは「Off The Job Training」の略称で、業務から離れて実施する教育訓練方法のことです。OFF-JTでは、業務の土台となる基礎の部分をインプットすることを目的としており、内部だけでなく外部からも講師を招くことがあります。

新人研修で実施する座学やビジネスマナー研修は、OFF-JTの定番です。新入社員向け以外にも、キャリアアップセミナーやマネジメント研修といった階層別の研修に適しています。

1-2.OFF-JTの種類

OFF-JTは座学が一般的ですが、グループワークやディスカッションをはじめとした作業形式の研修方法も増えてきています。ビジネスマナーやロールプレイング、プレゼンテーションもOFF-JTで実施される研修です。

カウンセラーによるコミュニケーション指導を、教育訓練の一環として実施する企業もあります。

1-3.OFF-JTの必要性

業務を進めながら教育するOJTで教育できるのであれば問題ありません。しかし、業務を進めながら教育することは簡単ではありません。業務には繁忙期や閑散期があります。閑散期であればOJTでも問題ありませんが、繁忙期にOJTをする余裕がない企業がほとんどでしょう。

OJT自体がうまくいかない企業もあるようです。教育担当者の時間確保が困難なケースや教育担当者に任せっきりになるケース、そもそも教育できる適任者がいないといった場合もあり、結果的に新入社員が雑用係のような状態になることも少なくありません。

OFF-JTは最低一名担当者がいれば研修を進められることで、OJTより教育担当者への負担がかかりません。

２．OFF-JTとOJTの違い

OFF-JTと対をなす教育方法としてOJTがあります。OJTは「On The Job Training」の略で、業務を進めながら教育する方法です。

OFF-JTではインプットを目的としているのに対し、OJTの目的はアウトプットです。教育目的が異なるため教える内容も異なります。

教育場所が異なることもOFF-JTとOJTの違いです。OJTは業務の現場内で教育するのに対し、OFF-JTは、基本的には現場外で教育します。ここでは、OFF-JTとOJTの違いについて解説します。

2-1.教育目的が異なる

OFF-JTとOJTは教育目的が異なります。OFF-JTではインプットを目的としているのに対し、OJTの目的はアウトプットです。OFF-JTは知識の習得に重点が置かれる一方、OJTでは業務を進めることに重点が置かれます。

教育内容としても、OFF-JTは業務の基礎となる知識を教える傾向がありますが、OJTでは業務のノウハウやポイントといった、特定の業務で必要となる知識ややり方を教える傾向があります。教育目的が異なるため、教える内容も違うというわけです。

2-2.教育場所が異なる

教育場所が異なることもOFF-JTとOJTの違いです。OJTは業務を進めながら教育するため、当然業務の現場内で教育します。OFF-JTは業務から離れて教育するため、基本的には現場外での実施です。

会社内に研修場所が確保できない場合は、職場外で研修会場を借りる場合もあるでしょう。コロナ禍でリモートワークが浸透しだしてからは、OFF-JTとOJTにかかわらず、オンラインで教育する企業もあるようです。

３．OFF-JTを導入するメリット

OFF-JTを導入するメリットには、必要な情報を集中的に教育できることが挙げられます。業務について体系的に学ぶには、実務から離れて専門的な知識を集中的に学ぶほうが効果的です。

OFF-JTで、教育担当者が指導をメイン業務として取り組むことで、指導に専念できることもメリットの一つです。同じ研修を受けた仲間ができることは、将来的なメリットになるでしょう。ここでは、OFF-JTを導入するメリットについて解説します。

3-1.必要な内容を集中的に教育できる

必要な情報を集中的に教育できることは、OFF-JTを導入する大きなメリットです。OJTは実務を覚えられる反面、「なぜその業務が必要なのか？」「技術的にどんな問題があるのか？」といった予備知識を学べない場合があります。知識が限定的なものになってしまう可能性もあるでしょう。

業務について体系的に学ぶには、実務から離れて専門的な知識を集中的に学ぶほうが効果的です。OFF-JTは講義形式での教育が一般的なため、複数人の社員に同時に教育できます。

複数人の社員に同時に教育することで、スキルや知識を一定レベルまで均一的に向上させられることもメリットです。

また、外部講師を招くことで、自社の社員では持ち合わせていない知識や技術を得られる可能性もあります。外部からの情報を得ることで、新たな視点が生まれるといった効果も期待できるでしょう。

3-2.指導に専念できる

指導に専念できることもOFF-JTを導入するメリットです。OJTで教育できるのであれば、確かに実務に直結する教育ができます。しかし、教育する側にとって、業務をこなしながら指導することは簡単ではありません。

業務で問題が発生すれば、業務を優先せざるを得ないでしょう。つまり、OJTは教育担当者にとって指導に専念できる状況ではない場合もあるということです。

また、OJTは指導力にも問題が生じる可能性があります。OJTで教育担当となる人材の多くは、現場での実務に詳しい人であるものの、教育を専門としている人ではありません。

そのため、人によって教え方や教える内容に違いが出る可能性もあります。OFF-JTでは指導をメイン業務として取り組むことで、指導に専念でき、体系的な教育を実施できるのです。

3-3.横のつながりを広げられる

横のつながりを広げられることも、OFF-JTを導入するメリットといえるでしょう。OFF-JTでは複数の社員を同時に教育するため、同じ立場となる仲間ができることで仲間意識が生まれます。

仲間意識が生まれ、横のつながりができることで、OFF-JTが終わった後も人脈が広がったり、情報交換をしたりといった効果があるかもしれません。同じ研修を受けた仲間ができることは、将来的なメリットになるといえるでしょう。

４．OFF-JTのデメリット

OFF-JTのデメリットには、実務とかけ離れていることが挙げられます。インプット知識をアウトプットする機会を設けることが必要です。研修やセミナーといったOFF-JTの場合、座学が中心となり、参加者の意識が上がらないケースもあります。参加者の興味や、関心を引き付けられるような研修を考えることが必要です。

コストがかかることもOFF-JTのデメリットの一つといえます。費用対効果を考えたうえで、教育内容を検討しましょう。ここでは、OFF-JTのデメリットについて解説します。

4-1.実務とかけ離れる

実務とかけ離れてしまいがちなことはOFF-JTのデメリットです。どれだけ知識をインプットしても、実務で活かせなければ意味がありません。外部講師を招いた場合、実務と外れた研修になるケースもあります。

OFF-JTで学んだ知識をアウトプットする機会を設けることを、教育内容の一つとして組み込む必要があるでしょう。OFF-JTの途中で、業務に影響が出ない範囲で実践の機会を与えることも有効です。

4-2.参加者の意識が上がらない

参加者の意識が上がらないこともOFF-JTのデメリットといえます。研修やセミナーといったOFF-JTの場合、座学が中心となり、参加者が「いるだけ」になるケースが珍しくありません。その場合、参加者が教育内容に対して高い意識を持つことは難しいといえるでしょう。

そうなると当然、教育の効果も下がります。効果のある教育にするためにも、参加者の興味や関心を引き付けられるような研修を考えることが必要です。

4-3.コストがかかる

コストがかかることも、OFF-JTのデメリットの一つです。外部講師を招いた場合、委託料や会場費といった金銭的なコストが発生します。自社でOFF-JTを実施する場合は、教育担当者の人件費や教育資料の準備といったコストが必要です。

ただし、外部の研修を利用する場合、eラーニングやオンライン研修といった方法もあります。IT技術を活用することで、できる限りコストを抑えた研修も可能です。

「どれくらいのコストが必要なのか」「どれくらいの効果があるのか」といった、費用対効果を考えたうえで教育内容を検討しましょう。

５．OFF-JTを成功させるポイント

OFF-JTを成功させるポイントは、目的や意義を先に伝えることです。「なぜ研修するのか」「研修後にどうなってほしいのか」を伝え、必要なテーマを取り入れることで、参加者にとって興味のある研修となり、訓練への意識も上がるでしょう。

OFF-JTとOJTには補完関係があります。このふたつの教育方法を組み合わせ、複合的に活用することで相乗効果が期待できるでしょう。ここでは、OFF-JTを成功させるポイントについて解説します。

5-1.目的や意義を伝える

目的や意義を先に伝えることがOFF-JTを成功させるポイントです。「なぜ研修するのか」「研修後にどうなってほしいのか」を伝えることで、参加者は研修の目的や意義が理解できるでしょう。

また、研修内容は時代に合わせてアップデートすることも大切です。ハラスメントの最新事例や社員に必要なテーマを取り入れるといった工夫をすることで、参加者にとって興味のある研修となり、訓練への意識も上がるでしょう。

5-2.複合的に活用する

OFF-JTとOJTを組み合わせ、複合的に活用することもポイントです。OFF-JTとOJTにはメリットとデメリットがありますが、このふたつの教育方法には補完関係があります。ふたつの教育方法を組み合わせることで、相乗効果が期待できるでしょう。

また、テストやアンケート（5段階評価）で参加者の理解度を確認することも大切です。どんなに指導しても、教育を受ける側が理解していなくては意味がありません。理解度を定量的に算出できれば、課題や力量が客観的に把握できます。

課題や力量が客観的に把握できれば、教育のPDCAサイクルを回すこともできます。複数の教育方法を組み合わせ、評価できる仕組みを整備することで、より効果的な教育につながるでしょう。

６．OFF-JTの目的や効果を理解し、効果的な教育をしよう

OFF-JTとは、業務から離れて実施する教育訓練方法です。業務の土台となる基礎の部分をインプットすることを目的としています。OFF-JTは座学が一般的ですが、グループワークやディスカッションをはじめとした作業形式の研修方法も増えてきています。

OFF-JTと対をなす教育方法がOJTです。OFF-JTとOJTは教育目的が異なります。OFF-JTではインプットを目的としているのに対し、OJTの目的はアウトプットです。

教育目的が異なるため、教える内容も異なります。教育場所が異なることもOFF-JTとOJTの違いです。OJTは業務の現場内で教育するのに対し、OFF-JTは、基本的には現場外で教育します。

OFF-JTを成功させるポイントは、目的や意義を先に伝えることです。「なぜ研修するのか」「研修後にどうなってほしいのか」を伝え、必要なテーマを取り入れることで、参加者にとって興味のある研修となり、訓練への意識も上がるでしょう。

OFF-JTとOJTにはメリットとデメリットがありますが、このふたつの教育方法には補完関係があります。ふたつの教育方法を組み合わせ、複合的に活用することで相乗効果が期待できるのです。OFF-JTの目的や効果を理解し、効果的な教育をしましょう。