面接後の採用通知メールの書き方のポイントとは？対象別の例文とあわせて解説

1.面接後の採用通知メールは企業の印象につながる

面接後に応募者に送る採用通知メールは、企業の印象を左右する重要なポイントです。応募のお礼を綴った丁寧なメールを素早く送ることで、仕事が早く、応募者に丁寧に対応する企業という印象を与えられます。一緒に働きたいと思ってもらえたり、たとえ入社に至らなかったとしても、将来の転職先候補にしてもらえたりといった効果が期待できるでしょう。

このように、面接後の採用通知は企業の印象につながるため、マナーやポイントを押さえながら作成しましょう。

2.採用通知メールを送る際の7つのポイント

採用通知メールを送る際のポイントは以下の7点です。

• 応募へのお礼を伝える
• 内容を簡潔に記載する
• 採用担当者の名前や連絡先を明記する
• 誤字脱字がないか確認をする
• 記載情報や宛先はダブルチェックを行う
• できる限り早く作成する
• 個人情報が記載された応募書類の取扱いについて言及する
  

採用通知メールには、採用・不採用にかかわらず、応募してもらったことへのお礼を丁寧に記載することと、情報を正しく明記することが大切です。重要な事務連絡でもあるため、ポイントがわかるよう簡潔に記載することも心がけましょう。

また、メールをなるべく早く送信できるよう、早めに作成することも重要です。

ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

2-1.応募へのお礼を伝える

採用の可否にかかわらず、まずは応募へのお礼を丁寧に伝えましょう。数ある求人から応募してもらったことへの感謝や入社を期待する文面を記載すれば、印象がよくなり、応募者の意欲向上や内定辞退の防止にもつながるでしょう。

不採用の場合は、ネガティブな印象を与えないよう、特にお礼を丁寧に伝えましょう。言葉遣いにも注意し、誠意をこめたメールを作成してください。

2-2.内容を簡潔に記載する

採用通知メールには、応募へのお礼のほか、今後の流れや入社手続きに関わる重要な書類、提出期限や採用担当者の連絡先など、さまざまな事務連絡を記載します。必要な内容を簡潔に記載し、わかりやすいメールになるよう心がけましょう。冗長になりやすい表現をリストアップしてチェックし、読み手が混乱しない文面になるよう工夫することも大切です。

特に、採用可否や次の面接日時といった重要な連絡は、目立つようにわかりやすく記載しましょう。

文面が長い場合は、適宜改行したり段落を分けたりして、全体のバランスにも気を配ることが有効です。

2-3.採用担当者の名前や連絡先を明記する

採用通知メールには、採用・不採用や新卒・中途問わず、採用担当者の名前や連絡先も明記しましょう。不明点があった場合に応募者が連絡できるよう、窓口となる採用担当者の部署名や名前、電話番号、メールアドレスを記載してください。

2-4.誤字脱字がないか確認をする

採用通知メールは、企業が発信するメッセージの一つです。誤字脱字があると、「仕事が雑な企業」「応募者に対して適当に対応する企業」という悪い印象を与えてしまい、企業のイメージダウンにつながります。

会社の代表として採用通知メールを送信していることを意識し、誤字脱字がないかを一語一句しっかり確認して丁寧に作成しましょう。

また、読み手が不快に思う表現や差別的な表現がないかを確認することも欠かせません。

2-5.記載情報や宛先はダブルチェックを行う

誤字脱字と同様に、記載情報や宛先のチェックも重要です。記載情報が間違っていると、不信感を与える原因になります。

また、宛先を間違ってしまうと、大きなトラブルにつながりかねません。採用通知メールには個人情報が記載されるため、宛先を間違えると情報漏洩になってしまいます。よくあるミスは、送信先のメールアドレスとメール本文中に記載している氏名が一致しないというものです。送信前に、宛先にミスがないかダブルチェックを行いましょう。

2-6.できる限り早く作成する

採用通知メールは、できる限り早く作成し、送信することが大切です。遅くとも1週間以内には送信できるよう、早めに作成しましょう。

応募者は、ほかの企業と同時に選考を進めている可能性が高いです。採用通知メールの送付が遅くなると、先にメールが届いた他社への入社を決めてしまう可能性があります。

なるべく早くメールを作成して結果を通知することで、内定辞退を防げるようにしましょう。

2-7.個人情報が記載された応募書類の取扱いについて言及する

不採用の場合、履歴書や職務経歴書といった応募書類の取扱いについてもしっかり言及しましょう。応募書類には個人情報が記載されているため、きちんとした対応が求められます。応募書類は、返却するか処分するかが基本です。処分する場合は、応募者の不安を払拭できるよう、「自社で責任を持って廃棄する」旨をメールに明記してください。

3.採用通知メールはいつまでに送るべきか

採用通知メールは、できる限り早く送ることが重要です。応募者は、採用通知メールがいつ送られてくるのか不安に思って生活しています。

そのため、採用通知メールは可能であれば3日以内、遅くとも1週間以内には送るべきです。また、可能であれば、応募者がその日のうちにリアクションを取りやすいようにメールを送る時間帯は午前中にしましょう。

採用通知メールの発送が遅くなれば、その分だけ応募者が入社してくれる可能性は低くなってしまいます。確実に採用を進めたいのであれば、採用通知はとにかく早く送ることがポイントです。

4.面接後の採用通知メールをスムーズに送るための方法

採用通知メールは、丁寧に作成することはもちろんですが、できる限り早く送ることが大切です。そのためには、以下のような方法が挙げられます。

• 対応スピードを上げる
• 採用代行サービスを利用する
• ITシステムを導入する

特に、自社だけでは素早い対応が難しい場合、採用代行サービスやITシステムの活用がおすすめです。

以下では、採用通知メールをスムーズに送るための方法について解説します。

4-1.対応スピードを上げる

まずは、応募者からの連絡に素早く対応できるような体制を整えましょう。たとえば、応募が来た際は自動的にメールを送信できる仕組みを整備すれば、業務を効率化でき、応募者に安心してもらえます。

また、面接日程をすぐに調整できるよう、面接官のスケジュールを常に人事が把握できるようにすることも大切です。

4-2.採用代行サービスを利用する

採用代行サービスとは、採用に関するあらゆる業務を代行してくれるサービスのことです。採用代行サービスには、面接の日程調整や応募者管理といった事務作業をはじめ、面接や母集団形成など、ニーズに合わせてさまざまな業務を依頼できます。

採用代行サービスに事務作業を依頼すれば、浮いたリソースで応募者に丁寧に対応できるでしょう。社内で対応しきれない場合は、応募者とのやりとりや日程調整、面接対応など、すべてを採用代行サービスに依頼することも可能です。

4-3.ITシステムを導入する

オンライン面接ツールや採用管理システムといったITシステムの導入も効果的です。

オンライン面接ツールとは、その名のとおりオンライン上で面接を実施できるシステムです。なかには日程調整をワンクリックで行えるものもあり、応募者とのやりとりにかかる工数を削減できます

採用管理システムとは、応募者管理ややりとりなどをシステム上で実施できるシステムのことです。採用業務を一括で効率化できます。

このようなITシステムを活用し、採用業務にかかる負担を軽減しましょう。

5.採用通知メールの記載事項

採用通知メールには、決まった形式がある訳ではありません。しかし、書き方のポイントを押さえたうえで応募者に必要な情報を提供するためには、記載すべき事項を一覧で把握し、書き漏れのないように採用通知メールを作成することが有用です。

ここでは、採用通知メールと不採用通知メールに分けて、それぞれ記載すべき事項を一覧で示します。

5-1.採用通知メールの記載事項

採用メールに記載すべき事項の一覧は、次のとおりです。

• 応募者の名前：漢字も含めて、名前に間違いがないかについては細心の注意を払いましょう。
• 会社名、メール作成者の所属部署と名前：差出人、連絡先を正確に伝えます。
• 冒頭の挨拶と応募に対するお礼：挨拶と共に、先ずは応募（面接）についてお礼を簡潔に伝えましょう。
• 選考の結果、採用となった旨：応募者が最も気になる部分のため、わかりやすく簡潔に伝えることが重要です。
• 今後の手続きの流れ：書類を別途郵送している、改めて連絡するなど今後の流れを伝えます。
• 不明点がある場合の問合せ先：応募者に不安を与えないよう、問合せ先については改めて明記しましょう。
• 改めてのお礼、締めの挨拶：最後に、改めてお礼を伝えて文書を締めます。
• 署名：署名は、普段使用しているもので問題ありません。

採用メールも、内容を簡潔に記載することがポイントです。冗長な文書で伝えるべき事項が埋もれてしまうことのないよう注意しましょう。

5-2.不採用通知メールの記載事項

不採用メールに記載すべき事項の一覧は次のとおりです。

• 応募者の名前
• 会社名、メール作成者の所属部署と名前
• 冒頭の挨拶と応募に対するお礼
• 選考の結果、不採用となった旨
• 提出書類の返却について
• 改めてのお礼、締めの挨拶
• 署名
  

不採用メールでは、今後の手続きの流れについての説明は不要となります。不採用の場合でも、不採用という選考結果を簡潔に伝えること、お礼を丁寧に伝えることが重要です。

6.採用通知メールのテンプレート

ここまで、採用通知メールの書き方のポイントや、採用通知メールの記載事項を解説してきました。ここでは、これまでの内容を踏まえたうえで作成された採用通知メールだけでなく、採用手続き全般におけるメールということで、応募受付の際や書類選考結果を伝える際のテンプレートもご紹介します。

実際に採用通知メールを作成する場合には、こちらのテンプレートをアレンジするなどしてご利用ください。

6-1.応募受付メールのテンプレート

ここでは、求人の応募を受け付けた際に、応募者に送付するメールのテンプレートをご紹介します。

• 後ほど連絡する旨のメールのテンプレート

• 履歴書送付を依頼するメールのテンプレート

• 面接日時連絡のメールのテンプレート

6-2.書類選考結果メールのテンプレート

面接を実施する前に書類選考を行う場合には、応募者に書類選考結果を伝える必要があります。ここでは、書類選考結果をメールで伝える際のテンプレートをご紹介します。

• 書類選考不合格メールのテンプレート

• 書類選考合格メールのテンプレート

6-3.採用メールのテンプレート

採用メールは、応募者の属性によって分けて作成するのが丁寧です。ここでは、新卒採用、中途採用、アルバイト採用と応募者ごとに3種類の採用メールのテンプレートをご紹介します。

採用メールは、応募者に入社を決意してもらうため重要なメールであるため、テンプレートを参考にしつつも気持ちの伝わるメールを作成するようにしましょう。

6-3-1.新卒採用メールのテンプレート

6-3-2.中途採用メールのテンプレート

6-3-3.アルバイト採用メールのテンプレート

6-4.不採用メールのテンプレート

最後に、応募者が採用を辞退した場合に送るメールのテンプレートをご紹介します。

7.採用通知メールは早さと丁寧さがポイント

今回は、採用通知メールの書き方のポイントや具体的な場面ごとのテンプレートをご紹介しました。採用通知メールは、どのような内容であっても早さと丁寧さがポイントですが、特に採用メールについては早さが重要です。

採用者が気持ちよく自社への入社を決意できるよう、ポイントを押さえた採用通知メールを作成するよう心がけましょう。