不採用通知のテンプレート｜選考段階別にメールの構成やポイントも詳しく解説

1.不採用通知を出すタイミングとは

採用活動で不採用通知を送る際、注意したいのが送るタイミングです。就職・転職活動で忙しい応募者は一刻も早く結果を知りたいと考えているため、選考結果がわかり次第できるだけ早く送らなければなりません。

不採用通知を送るタイミングについて、ご紹介します。

1-1.選考日から1週間以内に連絡する

不採用通知を出すタイミングは、面接日から3日程度が理想的です。通知が早過ぎるとしっかり選考していない印象を与える可能性がありますが、1週間を超えると遅すぎる印象になります。遅くとも1週間以内には出すようにしましょう。

応募者は不採用になった場合、速やかに次の活動に移ることを考えています。しかし、不採用通知が届かないうちは次の行動に進むことができません。応募者の気持ちを考え、できるだけ早く通知することが大切です。

もし1週間を過ぎてしまう事情がある場合、連絡できる日時の目安を伝えておけば応募者のストレスも和らぎます。

1-2.緊急の場合は電話で連絡する

緊急で連絡する必要がある場合は、電話で伝えることをおすすめします。例えば応募者が多く、選考に時間がかかって連絡が遅くなってしまった場合などです。直接電話して謝罪すれば、誠意が伝わります。

電話で連絡する場合、相手が不在の場合もあります。そのため、当日中に折り返しの電話を受けられるよう午前中に電話するとよいでしょう。

また、電話で伝えるだけでなく、会話の内容を記録するためにメールや手紙の郵送をしておくことも必要です。電話の場合、聞き間違いなどでトラブルが起こる可能性もあるためです。

2.不採用通知の構成とポイント

不採用通知には、基本的な構成や押さえておくべきポイントがあります。不採用通知はデリケートな内容であり、企業イメージを損なわないためにも丁寧に作成しなければなりません。

不採用通知の構成と注意したいポイントをご紹介します。

2-1.件名

件名はどのような内容のメールか、ひと目でわかることが大切です。就職・転職活動を行っている応募者のもとへは、エントリーした企業や登録している転職サービスなどさまざまな方面から多くのメールが届きます。抽象的な件名では埋もれてしまう可能性があるでしょう。

選考結果の通知であることと、会社名を件名に入れるようにしてください。

2-2.宛名

応募者の名前は、フルネームで記載します。大切な個人情報のため、しっかりリストを確認して間違いがないようにしてください。文中でも「〇〇様」と名前で呼びかけ、「貴殿」などは使わないようにしましょう。いかにも定型のフォーマットで事務的に送られたと感じてしまいます。

不採用となった応募者は自社の社員にはならなくても、取引先の社員や顧客になる可能性があります。今後もつながりがあることを考え、一人ひとりに丁寧な通知を送ることが大切です。

2-3.選考参加に対するお礼

不採用通知には、自社に興味を持って応募してくれたことへの感謝を伝える目的もあります。手間をかけて書類を作り、時間を割いて面接に足を運んでくれたことへの謝意をきちんと伝えましょう。

メールのはじめに時候の挨拶は必要ありませんが、まず「このたびは弊社にご応募いただき、ありがとうございます」という感謝の言葉から始めることがポイントです。

2-4.不採用通知

謝意を伝えたあとに、本題の選考結果を記載します。ここでは「不採用」という直接的な言葉は使わないようにしてください。「今回はご期待に添えない結果となりました」など、やわらかい言い回しをすることが大切です。

また、不採用通知には選考結果だけを記載すればよく、不採用の理由を伝える必要はありません。不採用の理由を記載すると、納得できない応募者から問い合わせが入る可能性もあり、不要なトラブルを招くことにもなります。

2-5.提出書類の処理方法

不採用通知には、会社が保管している応募書類の取り扱いについても明記します。応募書類には氏名や住所など重要な個人情報が記載されており、不採用になった場合に応募者はそれら書類がどう取り扱われるのか心配になるでしょう。

書類の取り扱いについて、返却する場合はその旨を記載し、返却しない場合は自社で責任を持って破棄する旨を明確に示すようにします。

2-6.最後の挨拶

最後の挨拶にも応募者への配慮が必要です。応募者の今後の幸せを祈っているという内容の挨拶で締めくくります。

よく使われるのは、「末筆にはなりますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。」「〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。」といった文面です。手紙の場合は「敬具」など結語が必要ですが、メールでは特に必要ありません。

3.不採用通知書テンプレート

不採用通知は基本的に、書類選考と面接試験のあとに必要になります。ここで注意したいのは、不採用となった応募者全員にまったく同じ文面の通知を送らないということです。

選考段階によって応募者へ送るメッセージは変わります。いくつもの面接を重ねて最終面接で不採用となった場合と、書類選考で見送る場合とでは自社のために割いた時間や熱意も異なります。それぞれの段階によって文面を変え、適切な対応を行ってください。

また、応募書類を返却するか自社で破棄するかでも文面は異なります。

ここでは、不採用通知のテンプレートをパターンごとにご紹介します。

3-1.書類選考で不採用の場合（応募書類の返却なしの場合）

書類選考を通過できなかった応募者に対しても、選考の結果は丁寧に伝えます。丁寧すぎるのもかえって失礼にあたることになるため、シンプルに応募への謝意を伝えるとよいでしょう。

3-2.書類選考で不採用の場合（応募書類の返却ありの場合）

書類を別送にて返却する場合は、その旨を記載します。

3-3.面接で不採用の場合（応募書類の返却なしの場合）

書類選考を通過して面接試験や筆記試験を行った段階でお断りする場合、より丁寧な文面で時間と手間をかけてくれたことの謝意を伝えます。

3-4.面接で不採用の場合（書類返却あり）

応募書類を返却する場合のテンプレートは以下のとおりです。

なお、最後まで採用するか迷った結果、今回は見送ることにした応募者もいるかと思います。近年は少子化によって労働力の確保が難しく、欠員が出た場合の対策として将来に向けて採用する可能性のある応募者とのつながりは大切にすることも必要です。

これは「タレントプール」と呼ばれ、タレント（才能）を、プール（蓄える）するという意味があります。不採用になった応募者と継続してつながりを持つということです。

今後欠員が生じた場合に備えて有望な人材を確保したい場合、以下のような文面を添えるのもよいでしょう。

「今回は残念な結果となりましたが、今後も〇〇様との良き関係性をつなげていければと考えております。」

その後は定期的に自社の情報やイベントの案内を送ることで、タレントプールを築くことができます。

4.不採用通知書テンプレートを活用して丁寧な対応をしよう

不採用通知は応募者の円滑な就職活動に配慮し、できるだけ早く送ることが大切です。文面では応募してくれたことへの感謝の気持ちを伝え、不採用の内容についてはやわらかい表現を使いましょう。例文も参考に、応募者に配慮した丁寧な通知を送ってください。

スタンバイでは不採用の通知文をすぐに作成して送付できるテンプレートを提供しています。ご登録いただいたメールアドレス宛に資料のダウンロードURLをお送りいたしますので、不採用通知の書き方がよくわからないという方はぜひご検討ください。

お役立ち資料ダウンロード「採用・不採用通知文」