不採用通知とは？必要性や注意点、テンプレートをご紹介

1.不採用通知は応募者と自社のために必要

不採用通知を送る前に、目的や必要性を理解することが大切です。不採用通知は、選考結果を伝えることを目的としています。応募者が次の就職活動に進むためだけでなく、自社のイメージを守るためにも通知が必要です。

ここでは、通知を送る際に注意すべき点や不採用通知の必要性、通知方法などについて詳しく解説します。

1-1.不採用を通知する必要性

不採用通知は、応募者が次の行動に進むために必要です。不採用になった場合は、応募者は次の就職活動に進みたいという心理が働きます。そのため、早く結果を知りたいと思う傾向があります。もし、不採用通知を出さなかったり遅かったりした場合、会社に対して不満や不信感を持つ可能性もあるでしょう。

さらに、不採用になった応募者とは、その後まったくつながりがなくなるとは限りません。取引先の会社に入社する可能性や、自社の顧客になるケースも想定されます。そのため、応募者に対して不誠実な対応をした場合、自社のイメージを下げ、今後のビジネスに悪影響を及ぼすこともあるのです。

特に、新卒の場合、後輩や学校側、SNSにネガティブなイメージが伝わる可能性も考えられます。自社の採用活動に影響するかもしれないことを考慮して、不採用通知の内容やタイミングに配慮することが必要です。

1-2.不採用を通知する方法

不採用通知の方法には、文書の郵送や電話、メールといった方法があります。基本的にはメールで通知するのが得策です。なお、以前であれば、郵送で通知するのが一般的でした。会社側は採用業務の効率化になることや、応募者側は早く合否結果がわかることから、現在ではメールで不採用通知を送ることが一般的です。

一見、電話で直接応募者に結果を伝えたほうが誠実な印象を与えられると思われがちです。しかし、電話の場合、ふとした言葉で応募者を不快にする可能性があるため、相当な配慮が必要です。さらに、言った言わないのトラブルに発展する可能性もあります。

どうしても電話で通知する必要がある場合は細心の注意を払い、電話で伝えた後にもメールで連絡するなど、記録に残る手段を取ることが大切です。

応募書類や作品の返却が必要な場合、メールとは別に郵送する必要があります。返却する必要がない場合は、不採用通知とともに応募書類や作品を責任を持って自社にて破棄する旨を伝えましょう。

1-3.不採用通知で伝えること

不採用通知では、選考結果を端的に伝えることが大切です。ただし、「不採用」という言葉を書くとネガティブな印象を強く与えてしまいます。そのため「今回はご期待に添えない結果となりました」のように、直接的な表現を避けつつ不採用を伝えることが必要です。

なお、不採用の理由を応募者に伝える法的義務はなく、理由を伝えるかどうかは会社が判断することになります。理由を伝える場合でも、「厳正なる審査の結果」といった表現を用いて、選考に悩んだことを伝えることが重要です。

人材紹介会社を通して選考活動をした場合は、担当者に不採用の理由を詳細に伝えましょう。人材紹介会社と不採用理由を共有することで、今後紹介する人材の基準が明確になり、自社に適した人材を紹介してもらえる可能性が高まります。

2.不採用通知のポイント6つ

不採用結果を通知する際は、ただ選考結果を伝えればいいわけではありません。迅速な対応はもちろん、選考段階によって伝え方を変えたり、応募書類の取り扱い方法を明記したりといった工夫が必要です。

応募者の精神的な負担を軽減するように配慮を施すことで、採用担当者の誠意が伝わる可能性があります。ここからは、不採用通知を送る際の2つのポイントをご紹介します。

2-1.すぐに伝える

できるだけ不採用通知を迅速に伝えることが大切です。なぜなら、多くの応募者は、「結果を知ってから次の就職先を探そう」と思いながら、一刻でも早く合否を知りたいと思っているからです。

なお、試験終了時に選考結果をいつまでに連絡するのかを伝えておくことを推奨します。伝えておいた期日までに連絡をすれば、誠実さが伝わる可能性が高いでしょう。

2-2.選考段階によって内容を変える

不採用通知は、選考段階によって内容を変えることがポイントです。選考は、書類選考からはじまり、筆記試験や1次面接、2次面接、最終面接と複数回の選考を重ねるケースがあります。

そして、書類選考と最終面接とでは、応募者との関係性はまったく同じというわけではありません。面接で感じた応募者の強みや長所を本人に伝えることで、応募者は今後の自身の就職活動に活かすことができます。

このように、選考段階に応じて柔軟に内容を変更して伝えることで、応募者の受け取り方も変わり、自社のイメージアップにもつながります。

2-3.わかりやすい件名にする

メールの件名を見ただけで、選考結果通知についての連絡であることが伝わるようにしましょう。一般的に、応募者にはスカウトメールなどのさまざまなメールが毎日のように送られてきます。

メールの件名に会社名のみ記載して不採用通知を送ったとしても、応募者は、営業メールなどと勘違いをして選考結果に関する通知であることに気づかないケースもあります。一目で選考結果通知であることが伝わるように、「選考結果のご連絡」など、わかりやすい件名にしましょう。

2-4.宛名を間違えない

不採用通知に限ったことではありませんが、宛名を間違えないことも大切です。多くの応募者が集まった場合、不採用者の人数分の通知メールを作成する必要があります。その際は、文面をコピーアンドペーストしながらメールを作成するのが一般的です。

その際、宛名を間違えたり、異なるメールアドレスに送ってしまったりといったミスが発生するケースがあります。宛名を間違えることが失礼に当たるのは当然ですが、メールアドレスを間違え、当人ではない個人情報が漏れてしまえば、トラブルに発展する可能性もあります。

このようなことのないように、日頃から宛名やメールアドレスを見直す癖をつけるだけでなく、ダブルチェックをするといった仕組みづくりも必要です。

2-5.感謝の気持ちを表現する

応募者の心情に配慮して感謝の気持ちを表現することも、不採用通知を送る際の重要なポイントです。不採用通知は、応募者にネガティブな印象を与えてしまいます。精神的な負担をできるだけ軽くできるような配慮をすることで、不採用であったとしても応募者は次に進みやすくなるでしょう。

採用担当者は合格者への対応を優先する傾向があります。しかし前述したように、不採用になったからといって、今後応募者とのつながりがなくなるとは限りません。自社のイメージを損なうことなく、前向きに次の活動に進んでもらうためにも、十分な配慮をしたうえで通知しましょう。

2-6.応募書類の取扱いについて明記する

応募書類の取り扱いを明記することもポイントです。応募者の中には、履歴書や作品に記載されている個人情報の取り扱いについて気になる人は少なくないでしょう。「お預かりした履歴書等の選考書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送させていただきます」のように、不採用通知に書類の取り扱いについて明記することで、応募者の不安を解消することができます。

なお、応募書類を返却しない場合は、自社で責任を持って破棄することを伝えましょう。応募書類の取り扱いについてきちんと伝えるだけでも、誠意が伝わります。応募者の不安を解消するためにも、通知を送る前に応募書類の取り扱い方法が記載されているかどうかを確認しましょう。

3.不採用通知後に欠員が出た場合の対応

選考活動を進めるうえで、不採用通知後に欠員が出てしまうケースがあります。欠員が出た場合のリスク対策として「タレントプール」という考え方が存在します。タレントプールを用意しておくことで、欠員が出た場合でも効率的に対応することが可能です。

ここでは、タレントプールの考え方と、採用通知をした応募者に連絡する際の文章例について解説します。

3-1.タレントプールの活用

欠員が出た場合のリスク対策として「タレントプール」があります。才能の蓄積と訳され、これは「不採用になった応募者と継続してつながっておくことで補欠採用の人員を確保する」という考え方です。

内定通知を出したものの、内定辞退する応募者が出てくる場合もあります。そうなると、採用者に欠員が出てきます。その際、新たに選考活動を始めるのではなく、不採用通知を出した応募者を補欠採用の人員として採用することで、選考活動を効率化できます。

このタレントプールを成り立たせるためには、不採用通知を送る際の配慮が欠かせません。そのため「不採用になれば今後付き合うことはない」と考えるのではなく、今後もつながり続けることを想定することも大切です。内定通知以上に十分注意する対応が求められています。

3-2.不採用通知した相手に連絡を取る場合の文章例

タレントプールを活用し、不採用通知をした相手に連絡を取る場合の文章例を紹介します。不採用通知を受け取った応募者にとって、突然「やはり採用したい」といわれても困るはずです。不信感を持つ人もいるでしょう。

補欠採用を考えている場合は、文面で補欠採用の可能性があることを伝えておくことが大切です。補欠採用となった場合、お詫びを入れた上で入社を検討してほしい旨を伝えます。メールだけでなく、電話でも伝えましょう。

補欠採用通知の文章例は以下のようになります。

件名：【◯◯職再募集の件】株式会社◯◯◯◯

◯◯ ◯◯様

株式会社◯◯の◯◯（採用担当者名）と申します。

前回、不採用通知をお送りしておりましたが、以前応募いただいた職種に欠員が出ることとなりました。

◯◯様がもし、就職活動を行われているようでしたら、再びお話をさせていただきたいと思いご連絡いたしました。

一度こちらからお断りの連絡をしたにもかかわらず、この様なご連絡を差し上げ誠に申し訳ありません。

既に他社にてご活躍中であれば大変失礼いたしました。

もし、お話の機会を設けていただくのであれば、ご連絡いただきたく存じております。

願わくば◯◯様と一緒に仕事ができないかと望み、ご連絡させて頂きました事ご容赦くださいますよう、重ねてお願い申し上げます。

株式会社◯◯◯◯

人事部 （採用担当者名）

TEL：（採用担当者の電話番号）

4.不採用通知のテンプレート

この章では、不採用通知の必要性やポイントを押さえたテンプレートを紹介します。ここまで説明したように、不採用通知の文面は選考段階によって変更する必要があります。今回は、書類選考と面接選考の2段階で使用できる例文を作成しました。

さらに応募書類の返却有無によっても文面を変更する必要があるため、合計4パターンの例文を作成しています。不採用通知を作成する際に役立ててください。

4-1.書類選考で不採用となり応募書類の返却なし

書類選考で不採用となり応募書類の返却が必要ない場合は、誠意の気持ちを伝えるとともに、応募書類を破棄する旨を記載しましょう。そうすることで、応募者が応募書類の取り扱いに不安を抱く可能性が下がります。

【文章例】

件名：【選考結果のご連絡】株式会社◯◯◯◯

◯◯ ◯◯様（応募者のフルネーム）

株式会社◯◯◯◯の◯◯（採用担当者名）と申します。

このたびは、数ある企業の中から弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。

応募書類をもとに慎重に選考した結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添えない結果となりました。大変申し訳ございません。

何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄いたします。

ご応募いただいたことに御礼申し上げると共に、略式ながらメールにて通知申し上げます。

多くの企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。

末筆になりますが、◯◯様のこれからのご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社◯◯◯◯

人事部 （採用担当者名）

TEL：（採用担当者の電話番号）

4-2.書類選考で不採用となり応募書類の返却あり

書類選考で不採用となり応募書類の返却が必要な場合は、誠意の気持ちを伝えるとともに、応募書類の返却方法と返却時期を記載しましょう。応募者が書類を受け取れるよう、返却時期がわかるように伝えることがポイントです。

【文章例】

件名：【選考結果のご連絡】株式会社◯◯◯◯

◯◯ ◯◯様（応募者のフルネーム）

株式会社◯◯◯◯の◯◯（採用担当者名）と申します。

このたびは、数ある企業の中から弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。

応募書類をもとに慎重に選考した結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添えない結果となりました。大変申し訳ございません。

何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

なお、こちらでお預かりした履歴書等の選考書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送させていただきます。

本日投函致しましたこと、ご報告いたします。

ご応募いただいたことに御礼申し上げると共に、略式ながらメールにて通知申し上げます。

多くの企業の中から弊社を選び、ご応募いただきましたことを深く感謝申し上げます。

末筆になりますが、◯◯様のこれからのご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社◯◯◯◯

人事部 （採用担当者名）

TEL：（採用担当者の電話番号）

4-3.面接選考で不採用となり応募書類の返却なし

面接選考で不採用となり応募書類の返却が必要ない場合は、選考の時間をもらったことに対する感謝の気持ちを伝えるとともに、応募書類を破棄する旨を記載します。そうすることで、選考に対する誠意が応募者に伝わるでしょう。

【文章例】

件名：【選考結果のご連絡】株式会社◯◯◯◯

◯◯ ◯◯様（応募者のフルネーム）

株式会社◯◯◯◯の◯◯（採用担当者名）と申します。

この度は、多数の企業の中から弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。

また先日はお忙しい中、面接にお越しいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。

厳正なる審査の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご希望にそえず恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願いいたします。

なお、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

人事部一同、◯◯様の今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。

この度は、誠にありがとうございました。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

株式会社◯◯◯◯

人事部 （採用担当者名）

TEL：（採用担当者の電話番号）

4-4.面接選考で不採用となり応募書類の返却あり

面接選考で不採用となり応募書類の返却が必要な場合は、選考の時間をもらったことに対する感謝の気持ちを伝えるとともに、応募書類の返却方法と返却時期を記載しましょう。

【文章例】

件名：【選考結果のご連絡】株式会社◯◯◯◯

◯◯ ◯◯様（応募者のフルネーム）

株式会社◯◯◯◯の◯◯（採用担当者名）と申します。

この度は、多数の企業の中から弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。

また先日はお忙しい中、面接にお越しいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。

厳正なる審査の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご希望にそえず恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願いいたします。

なお、こちらでお預かりした履歴書等の選考書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送させていただきます。

本日投函致しましたこと、ご報告いたします。

人事部一同、◯◯様の今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。

この度は、誠にありがとうございました。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

株式会社◯◯◯◯

人事部 （採用担当者名）

TEL：（採用担当者の電話番号）

5.不採用通知のポイントを押さえ、トラブル回避やイメージアップにつなげよう

不採用通知は受け取る側と通知する側の双方に心理的負担がかかる業務です。不採用通知は応募者に選考結果を伝えるだけでなく、選考段階によって伝え方を変えたり、応募書類の取り扱い方法を明記したりといった配慮をすることで、自社のイメージを守る役割も果たします。

トラブルを回避するためにも、メールでの通知が得策です。不採用となった理由を伝える必要はありません。「不採用」という直接的な言葉ではなく、間接的な表現で応募者の心理的負担を軽減できれば、イメージアップにもつながるでしょう。

欠員が出た場合のリスク対策として「タレントプール」の考え方を持っておくことで、欠員が出た場合でも効率的に対応できます。不採用通知のポイントを押さえ、トラブル回避や自社のイメージアップにつなげましょう。