面接のドタキャンは不採用通知を送るべき？対処法やメールの例文をご紹介

1.面接のドタキャンはどう対応するべき？

面接のドタキャンには、以下のように対応しましょう。

• 確認の連絡をする
• 本人に非がない場合は再度日程調整を行う
• 不採用通知を送る

面接のドタキャンを理由に不採用を通知しても、基本的には問題ないとされています。しかし、本人に非がない場合もあるため、まずは確認の連絡を入れ、希望する応募者については再度面接の機会を設けることがおすすめです。

ここでは、ドタキャンへの企業の対応について解説します。

1-1.確認の連絡をする

まずは本人に連絡をし、状況の確認を行いましょう。ドタキャンや無断キャンセルには、以下のような理由が考えられます。

• 面接日時を勘違いしている
• 体調不良や急用で急遽参加できなくなった
• 入社意欲が薄い

理由によっては再度面接の機会を設けるという場合は、応募者に確認の連絡を入れ、理由を把握しましょう。

ただし、連絡するか否かの判断は企業によってさまざまです。どのような事情であれ、面接のドタキャンや無断キャンセルは、企業に対して失礼な行為といえます。そのため、ドタキャンした応募者を自社の採用基準に満たないと判断し、確認の連絡はせず不採用にする、という企業もあります。

1-2.本人に非がない場合は再度日程調整を行う

面接をドタキャンした応募者の中には、体調不良や事故など、本人に非がない不測の事態で面接に臨めなかったパターンもあります。この場合、応募者の入社意欲が下がっているわけではないため、少しでも面接数を増やしたいなら再度日程調整を行いましょう。

日程調整を行う際のメール文面は以下のとおりです。

1-3.不採用通知を送る

本人と連絡が取れない場合は、不採用通知を送りましょう。連絡が取れない場合、志望度が低い可能性が高いです。他社からすでに内定をもらっている可能性もあります。

また、ビジネスの基本である社会的常識やスケジュール調整能力が不足しているとも判断できるため、不採用とすることが妥当です。

不採用通知を送る手段としては、メールや電話・郵送などが挙げられます。特にメールは、文面として保存でき、通知の手間もかからないためおすすめです。

2.面接をドタキャンした人への不採用通知メールの例

面接をドタキャンした人に不採用通知メールを送る際は、以下の文例を参考にしてください。

3.不採用通知を送る際に気をつけること

不採用通知を送る際は、以下の2点に注意しましょう。

• 送るタイミング
• 提出書類の取り扱い

面接ドタキャンはイメージが悪く、採用担当者にとってストレスの原因にもなり得ます。しかし、応募者は今後自社の顧客になる可能性もあるため、無下に扱ってはいけません。イライラして適当な対応を取るのではなく、冷静に対応しましょう。

以下では、不採用通知を送る際に気をつけるべきポイントを解説します。

3-1.送るタイミング

不採用通知を送るタイミングは、不採用が決まってから1週間以内が望ましいです。応募者の多くが早く選考結果を知りたいと考えており、結果が出るまで就職活動を中断している方がいる可能性もあります。

遅くても1週間以内には連絡するようにしましょう。通知が遅くなってしまった場合には、印象が悪くならないよう、遅れた理由と迷惑をかけてしまった旨を伝え、謝罪の気持ちを示すことが大切です。

3-2.提出書類の取り扱い

応募にあたって提出してもらった履歴書や職務経歴書などの書類は、個人情報を含みます。法律上の保管義務はありませんが、重要な個人情報であるため、取り扱いには注意しましょう。

不採用の応募者については、返却が望ましいです。返却する場合は、「お預かりした応募書類につきましては、履歴書に記載されております住所に返送させていただきます」のように、不採用通知に返却の旨を明記しましょう。

返却できない場合は、その旨を事前に応募者に説明します。また、「お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします」のように、不採用通知で適切に破棄したことを伝えましょう。

4.不採用通知を送った人から再度応募が入った場合の対応

インターネットから簡単に応募できる現在、不採用通知を送った人から再度応募が入るケースも少なくありません。同じ企業であるとわかっていて応募しているパターンと、気づいていないパターンがあります。企業は以下のように対応しましょう。

• 採用基準をぶらさない
• 複数応募が入っている人の名前を記録しておく

ここでは、不採用通知を送った人から再度応募が入った場合の企業の対応について解説します。

4-1.採用基準をぶらさない

基本的には、採用基準をぶらさず、再度の応募にも同じように不採用で対応しましょう。1回目は不採用であったにもかかわらず2回目は通過となると、応募者も混乱してしまいます。

ただし、書類選考や面接に通過していたが連絡が取れなかった応募者や、選考辞退した応募者については、再び選考できる良い機会です。改めて連絡をしてみるのもよいでしょう。

4-2.複数応募が入っている人の名前を記録しておく

重複応募に気づけないと、後々トラブルが発生するリスクもあります。トラブルを防ぐためには、選考を開始する前に、過去に応募していないかを調査することが必要です。

自社の採用管理表に複数応募が入っている人の名前を記録しておきましょう。重複応募に簡単に気づくためには、重複応募を自動で検出し、アラートを出してくれる採用管理システムを活用するのもおすすめです。

5.そもそも面接のドタキャンを防ぐためには？

面接のドタキャンを防ぐためには、応募者のスケジュール把握ミスを防ぐことと、入社意欲の維持・向上に努めることが重要です。

具体的には、以下のような対策が挙げられます。

• 面接前に確認連絡を行う
• 連絡はスピーディーに行う
• 連絡は営業時間内に行う
• 面接日時は複数の選択肢を作っておく

ここでは、面接のドタキャンを防ぐために企業ができることについて解説します。

5-1.面接前に確認連絡を行う

応募者は複数企業を同時に受けていることが多いです。悪気がなくても面接の日時を勘違いしてしまったり、ダブルブッキングで参加できなくなったりする場合があります。スケジュール把握ミスによるドタキャンを防ぐためには、面接前にリマインドの連絡を入れましょう。

「明日の◯時からの面接、よろしくお願いいたします」のように、電話やメールで簡単に連絡するだけでも、ドタキャンを防ぎやすくなります。

確認連絡の連絡に返信がない場合は、ドタキャンされる可能性が高いと判断でき、採用担当者も心構えができます。また、確認連絡の際に選考辞退の旨を伝えられる場合もあるため、当日のドタキャンや無断キャンセルを防ぐために有効です。

5-2.連絡はスピーディーに行う

他社から先に内定をもらった場合、面接を辞退する応募者も多いです。書類選考や面接の日程調整などに時間がかかると、その間に選考が進んだ他社への入社意欲が高まり、ドタキャンされてしまう可能性があります。

そのため、書類通過の連絡や面接日程の打診といった連絡はスピーディーに行いましょう。連絡に素早く対応することで、好感度も上がりやすいです。

特に、優秀な応募者は選考に通過する可能性が高く、連絡が来た企業から面接日程を調整することが多いです。連絡が遅れるとスケジュールが埋まってしまう可能性もあるため、優秀な人材を確保するためにも、連絡は迅速に行いましょう。

5-3.連絡は営業時間内に行う

面接前に応募者に連絡する際は、必ず営業時間内に行いましょう。もちろん、応募者へは迅速に連絡する必要がありますが、深夜や休日など営業時間外に連絡をすると、残業や休日出勤が多い企業であるという印象を与える可能性があります。

不安や不信感につながり、入社意欲が減退して面接ドタキャンにつながるリスクもあるため、注意が必要です。

5-4.面接日時は複数の選択肢を作っておく

面接日時を決める際は、複数の選択肢を設定し、応募者が選べるようにしましょう。一方的に日時を提示すると、応募者に高圧的な印象を与えかねません。

また、提示した日程で都合がつかない場合は面接辞退を検討され、ドタキャンにつながってしまうリスクがあります。そのため、複数の選択肢を作り、選んでもらうことが大切です。

応募者の都合が良い日時を聞き、それに合わせて日時を設定するのもおすすめです。

5-5.丁寧に対応する

応募者に丁寧な対応ができないと、企業に抱くイメージが悪くなり、面接までに入社意欲を無くしてしまうリスクがあります。採用担当者は応募者を採用する立場であることから、無意識に上から目線で接してしまいがちです。

知らぬ間に失礼な対応を取ってしまう可能性もゼロではありません。採用担当者の対応に疑問や不安を抱き、ドタキャンしてしまう事態を防ぐためには、応募者への丁寧な対応を徹底しましょう。

また、メールでやりとりする際は、テンプレートをそのまま使いすぎると、誰にでも送っているかのような印象を与えかねません。応募者が、自分のために連絡をしてくれている、という特別感を得られるように、メールの書き方を工夫することが効果的です。

5-6.面接がしやすくなる制度を取り入れる

そのほか、応募者にとって面接がしやすくなるようなさまざまな工夫を行うことも有効です。例えば、オンライン面接を導入して応募者がオフィスに赴く手間を省いたり、面接官の情報を事前に伝えて面接のハードルを下げたりする施策が考えられます。

また、YouTubeなどを活用して社員インタビューやオフィスツアー動画を公開することで、応募者の入社意欲を高めることも有効です。

6.面接をドタキャンした応募者にも不採用通知を送ろう

今回は、面接をドタキャンした応募者への対応について解説しました。面接のドタキャンや無断キャンセルが発生した場合は、その時点で不採用通知を送っても差し支えないとされています。

しかし、本人に非がない場合もあるため、確認の連絡を入れて必要に応じて別途面接の機会を設けることも考えられます。不採用通知を送る際は、送るタイミングや提出書類の取り扱いに配慮しましょう。

不採用通知のテンプレートは、以下からダウンロードできます。採用活動を効率的に行うためにも、ぜひご利用ください。

お役立ち資料ダウンロード「採用・不採用通知文」