採用活動に必要なことは？7つのステップと成功のポイントを解説

1.採用活動 とは

採用活動とは、採用計画の策定から入社後のフォロー・育成に至るまでの一連のプロセスを指します。ただ「人が足りない」から行うというものではなく、企業の事業計画・ビジョンを実現するため、その一環として実施されます。

近年は採用活動のオンライン化が進み、効率化されているのが特徴です。

ここでは、採用活動の目的やトレンドについてご紹介します。

1-1.採用活動の目的

採用活動は単に欠員を補充するために実施するのではなく、企業の事業計画や経営戦略を達成するための人材獲得が目的です。

企業理念やビジョンの実現を目指して事業計画を立て、計画の遂行に必要な人員の補充を検討するのが人事戦略です。採用活動はその一環であり、事業計画を達成するために欠かせない人材を獲得する活動といえます。

1-2.採用活動のトレンドとは？

近年の採用活動はコロナ禍によりオンライン化が加速しています。また、SNSを利用した採用活動が行われているのも特徴です。

1-2-1.オンライン化は継続

採用活動は、これまでもコスト削減や採用活動の効率化を目的としたオンライン化が進んでいましたが、コロナ禍の状況下でさらに加速しました。一例として、動画によるオンライン説明会の配信や、Web会議システムを利用するオンライン面接があげられます。

オンライン化は遠隔地にいる求職者も対象にできるため、採用の幅が広がって求める人材と出会う確率が高まるのがメリットです。会場を準備する手間やコストも削減でき、人材獲得までの時間も短縮できます。

そのため、コロナが収束しつつある今後も、オンライン化の傾向は続く見込みです。

1-2-2.SNSを利用した採用活動も

SNSを利用した採用活動も増えています。SNSでは動画などで職場や社員の様子を発信でき、社内の雰囲気や実際に働いている姿を見てもらえるのが特徴です。SNSに親しんでいる若い世代の反響と拡散を期待できます。

企業の認知度がアップし、ブランディング効果もあるでしょう。実際に働くイメージができることで求職者の企業選びをサポートし、採用のミスマッチ防止にもつながります。

2.採用活動における新卒と中途採用の違い

採用活動は新卒採用と中途採用の2種類があり、対象やスケジュールは異なります。新卒採用は基本的に学校を卒業してから初めて社会で働く人を対象とし、定期的に一括採用するのが特徴です。

中途採用はすでに社会に出て働いた経験のある人を対象にしており、即戦力を求めて不定期に行われるのが一般的です。

それぞれの特徴を解説します。

2-1.新卒採用の場合

新卒採用は、その年に新しく学校を卒業した人を採用することです。年齢制限はありませんが、基本的に就労経験のない人を指します。

新卒採用のスケジュールは、2020年卒まで日本経済団体連合会（経団連）が定めた就活ルールに沿って行われていました。就活が学業の妨げにならないようにするためです。

しかし実際には、優秀な学生を他社より先に確保したいという思惑から採用スケジュールを前倒しにして実施する企業が多く、実際に前倒しをしても罰則などはない状況でした。

さらに、経団連に加入していない外資系やベンチャー企業は、ルールに関係なく早期に選考が行われている実情があります。

そのため、2021年卒からは、経団連主導でなく政府主導のもとに就活ルールを定めることが決められました。現在は混乱を避けるため、暫定的に以下のような現状のルールが採用されている状況です。

• 広報活動・会社説明会：卒業・修了年度に入る直前の3月1日以降
• 選考活動：卒業・修了年度の6月1日以降
• 内定：卒業・修了年度の10月1日以降

ただし、今後もスケジュールが前倒しされるケースは増えると考えられ、内定の早期化が予想されます。

また、新卒採用では企業・学生の双方がお互いを理解してミスマッチを起こさないよう、会社説明会やインターンシップなど応募前のステップが設けられているのが特徴です。

基本的に社会人経験のない新卒採用はポテンシャル採用で、将来性を期待した基準で採用が行われます。今後働きながら経験を積み、スキルアップして企業に貢献できる人材、もしくは幹部候補となる人材を採用するという視点です。

新卒は他社の経験がない分も企業文化が浸透しやすく、フレッシュな人材が入ることで社内の活性化にもつながるというメリットがあります。ただし、育成には時間とコストがかかり、即戦力は期待できません。

参照元：内閣官房「就職・採用活動に関する要請」

2-2.中途採用の場合

中途採用は就業経験のある人材を採用することです。社員の退職や新規事業の拡大などで人員を補充するために実施します。対象となるのは、即戦力になり専門性の高い人材です。

中途採用のスケジュールは不定期で、各企業が独自に判断します。欠員が生じた時点で随時募集するのが一般的です。求人募集から内定を出すまでに、数週間から1ヵ月程度かかります。

新卒採用は会社説明会などの事前準備から始まり、長いスケジュールで選考が進めらますが、採用人数が比較的限られる中途採用は迅速で効率の良い採用活動が求められる傾向です。求人の必要が生じるごとに、求人媒体や人材紹介などを通して選考が進められます。

中途採用の人材は基本的なビジネスマナーを備えているため、新卒採用のように育成のコストがかからないのがメリットです。ただし、他社の経験が長いほど価値観や仕事の進め方に独自のカラーがあり、ミスマッチが生じやすいというデメリットがあります。

3.採用市場の現状

採用活動を行うに際しては、採用市場の現状を確認しておくことが大切です。近年は少子高齢化による人材不足で、有効求人倍率（求職者1人に対する求人の件数）が高い傾向にあります。

厚生労働省が発表した2023年2月の有効求人倍率は1.34倍で、前月に比べて0.01ポイント下回っています。2009年以降上昇を続けていた有効求人倍率はコロナ禍により一時下がったものの、2021年からまた上昇に転じているという現状です。

コロナの収束により一時抑えていた新卒採用を増やす企業も多く、採用市場は今後、新卒採用も中途採用もさらに競争が激化していくと予想されます。

参照元：一般職業紹介状況(令和5年2月分)について

4.採用活動のスケジュール

新卒採用は政府主導のもと、2023年度は従来のスケジュールを踏襲しています。しかし、実際には企業ごとに採用スケジュールは異なり、全体的に早めに開始される傾向にあります。

大企業・中小企業・外資系/ベンチャー企業ごとの採用スケジュールの傾向は以下のとおりです。

（大企業）

大企業は他社に先駆けて優種な人材を確保するため、採用活動を早期化する傾向にあります。

スケジュールの一例は、以下のとおりです。

• インターンシップ：卒業・修了年度に入る前年度の6月から
• 会社説明会・広報活動：卒業・修了年度に入る前年度の6月から
• 選考活動：卒業・修了年度に入る前年度の2月から
• 内定：卒業・修了年度に入る前年度の3月以降

早ければ3月には内定を出している状況です。

（中小企業）

中小企業は大企業とずらした採用スケジュールを設ける傾向にあります。大手のスケジュールを前後して2回に分ける方法です。

1回目は大企業より先に内定を出すタイミングで設定し、大企業の採用活動が終了に向かう4年生の夏以降に2回目のスケジュールを設定します。

スケジュールの一例は、以下のとおりです。

インターンシップの実施：卒業・修了年度に入る前の6月から

【1回目】

• 会社説明会・広報活動：卒業・修了年度に入る前年度の12月から
• 選考活動：卒業・修了年度に入る前年度の2月から
• 内定：卒業・修了年度に入る前年度の2月以降

【2回目】

• 会社説明会・広報活動：卒業・修了年度の6月から
• 選考活動：卒業・修了年度の7月から
• 内定：卒業・修了年度の8月以降

（外資系・ベンチャー企業）

外資系・ベンチャー企業は経団連に所属しない企業も多く、経団連のルールがあったころから早期の採用活動が一般的に行われている傾向にあります。

なかには、広報活動が解禁される2月までに内定を出す企業も少なくありません。

外資系・ベンチャー企業のスケジュール例は以下のとおりです。

• インターンシップ：卒業・修了年度に入る前年度の6月から
• 会社説明会・広報活動：卒業・修了年度に入る前年度の8月から
• 選考活動：卒業・修了年度に入る前年度の10月から
• 内定：卒業・修了年度に入る前年度の2月以降

外資系・ベンチャー企業のインターンシップでは、そのまま採用につながる場合もあり、より早く内定が決まることも少なくありません。

一方、中途採用は通年で行われ、人員が必要になったときに随時募集します。採用までに2～3ヵ月程度の時間がかかると考え、人員を配置したい時期から逆算して採用活動を開始します。

5.採用活動の流れ

ここからは、実際に採用活動を行う流れをご紹介します。まず採用計画を策定し、内定を出したあとにフォローを実施、定着のために育成を行うまでが一貫した採用活動の流れです。

一連のステップを順番に解説します。

5-1.採用計画を策定する

事業計画に基づいて採用計画を策定します。そのため、まず経営層や現場の責任者との擦り合わせが必要です。

計画の策定では、以下の作業を行います。

• 採用人数を決定する
• 雇用形態を決める
• 採用のタイミングを決める

採用人数の決め方は、目標利益に対して必要な人員数を算出する方法や、発生する業務量から割り出す方法、投資予算から必要な人員数を算出する方法があります。

雇用形態は正規・非正規など自社雇用のほか、派遣社員など外部の人材も含めて検討すると選択肢が広がるでしょう。

採用のタイミングは、育成研修を終える時期から逆算して決定すると、採用計画がスムーズに運びます。

5-2.採用活動の戦略を立てる

採用戦略とは、自社の求める人材を獲得するために必要な戦略を指します。実施するのは、主に以下の項目です。

• ペルソナを設定する
• 前年度の採用活動・実績から課題を抽出する
• 自社の魅力・強みについて分析する

それぞれ詳しく解説します。

5-2-1.ペルソナを設定する

入社後のミスマッチが生じないよう、必要なスキルや経歴・学歴・性格など、自社の求める人材像をペルソナ（架空のモデル）としてできるだけ詳細に設定します。

ペルソナを設定することで、求める人物像について社員間の認識を統一することが可能です。社員間の選考基準のずれをなくし、入社後のミスマッチを防ぎます。

ペルソナと似た言葉にターゲットがありますが、ペルソナはより詳細なイメージを設定するものです。ターゲットは年齢や年収などで対象を絞り、おおまかなイメージを作ります。これに対し、ペルソナは、個性を持つ一個人として具体的に設定します。

ペルソナは単に望ましい理想像を描くのではなく、自社で活躍するため必要な資質を絞り込むことが大切です。自社の魅力や価値観に共感するのはどのような人物かを考え、ペルソナに反映させます。ペルソナに向けた情報を発信することで、自社の求める人物像に正しく届けることが可能です。

5-2-2.前年度の採用活動・実績から課題を抽出する

採用戦略では前年度の採用活動を振り返り、課題を抽出することも必要です。

採用活動は以下の3つの段階に分類できます。

• 求人募集の段階
• 選考の段階
• 入社後の段階

求人募集段階では、「応募が集まらない」「求めている人材以外からの応募が多い」といった課題が考えられます。

応募が集まらない場合は条件が厳しい、あるいは待遇が他社より劣るなどの原因が考えられ、求めている人材以外からの応募が多いのは、ペルソナの設定がうまくできていない可能性があるでしょう。

選考段階の課題は、「面接を辞退される」「内定を辞退される」といった内容があげられます。

確実に内定をとるために複数の企業に応募している求職者も多く、選考結果が早い会社から内定を受けている場合は面接を辞退される確率が高くなるでしょう。面接辞退を避けるには、選考結果のお知らせを迅速に進めることが大切です。

せっかく採用しても、内定辞退されるというケースもあります。内定辞退を避けるには、内定後の連絡をまめに行うなど、フォローが大切です。特に内定から入社まで一定の期間ある場合、定期的にコミュニケーションをとる必要があります。

入社後の段階で多いのは、早期離職されてしまうという課題です。採用のミスマッチのほか、教育体制が整っておらず適切なフォローができないといった原因も考えられます。

5-2-3.自社の魅力・強みについて分析する

求職者にアピールするため、自社の魅力・強みの分析しておくことも重要です。仕事で身につくスキルや職場の雰囲気・働きやすさ・得られるやりがいなど、応募者に自社の魅力が伝わるよう、アピールポイントを抽出していきます。

仕事内容や待遇、福利厚生なども正確な情報をまとめておいてください。

5-3.採用手法を決める

採用手法として、採用活動を行う媒体を決定します。採用手法はさまざまあり、設定したペルソナに合わせて効果的なところを選ぶのが効果を高めるコツです。

採用手法の一例は、以下のとおりです。

採用手法は多様化しており、それぞれ特徴やメリット・デメリット、トレンドも把握して自社に合う手法を選んでください。

採用手法はどれかひとつではなく、いくつか組み合わせるのもおすすめです。

5-4.広報・募集活動を行う

採用手法を決めたら、実際に募集活動を行います。募集要項の作成では、必要条件と歓迎条件を分け、どのような人材を求めているかわかりやすく記載するようにしてください。

ただ募集要項を出して応募を待つだけでなく、企業自らが情報を発信する採用広報を行う企業も増えています。自社で働くイメージを高めてもらうため、具体的な業務内容や働き方、職場の雰囲気などをSNSなどで配信する手法です。

採用広報が注目されるのは、求職者が触れる求人の情報が大量にある状況下で、ただ募集を出しただけでは応募が集まらないという事情があるためです。

また、少子高齢化で採用市場の競争が激化していることも、採用広報が求められる理由になります。自社の情報を積極的に発信し、転職潜在層にアプローチして自社の認知度を高めることが採用活動に成功するポイントになっています。

採用広報は採用のミスマッチも防ぐのもメリットです。自社の企業理念や価値観、抱えている課題なども積極的に発信することで、企業について十分な理解を促します。入社後に「イメージと違った」というミスマッチを起こすこともなくなります。

5-5.選考を実施する

募集活動で応募者が集まったら、選考を行います。選考方法はさまざまで、自社に合う方法で実施します。

一般的に行われているのは以下の方法です。

• 書類審査
• 筆記試験
• 適性検査
• 面接試験

選考で大事なことは、担当者ごとに判断が異ならないよう客観的な採用基準を設定することです。明確な基準を設けて担当者同士の擦り合わせを行い、判断にズレの内容にします。

判断基準は、単に優秀な人材を採用するのではなく、自社に合う人材を採用するという視点が不可欠です。スキルや経験は十分にあっても、考え方や価値観が自社に合っていなければミスマッチを起こす可能性が高くなります。

採用手法によっては面接をカジュアル面談にするなど、柔軟に対応することも必要です。カジュアル面談は求職者の応募が確定していない段階で行うもので、求職者と企業が気軽にお互いのことを知る方法です。カフェなど、正式な面接よりもリラックスした雰囲気のもとで行われます。

5-6.内定者のフォローを行う

採用活動は内定を出して終わりではなく、内定後のフォローが大切です。内定者と定期的に連絡をとり、入社まで丁寧にコミュニケーションを行います。

内定を出したからといって必ず入社してくれるとは限らず、内定辞退を防ぐための対策は必要です。入社前は「本当に入社しても大丈夫だろうか」という不安を覚えることもあり、そのままでは内定辞退につながりやすくなります。

そのような不安を取り除くためには、コミュニケーションをとる機会を増やす必要があります。

内定者フォローの方法としてよく行われているのが、以下のような方法です。

• 座談会
• 社内イベントへの招待
• 内定者懇談会
• 内定者研修
• 面談の設定

座談会では一般社員や管理職など幅広い層の社員と話をする機会を設けることで、内定者の不安を取り除くことができます。質疑応答で疑問を解消でき、多くの社員と接することで親近感も湧くに違いありません。

社内イベントなら、さらにリラックスした雰囲気で社員と交流できます。運動会やバーベキュー大会などのイベントであれば、内定者も気楽に参加しやすいと考えられます。

内定者同士の懇親会を設けることも効果的です。入社前は、どのような同期と一緒に仕事をするのかも気になるものです。内定者同士で交流できれば不安なことも共有でき、入社への意欲が高まる可能性があります。

特に初めて社会に出る新卒は仕事や職場への不安が強いものです。内定者研修を行えばそのような不安を和らげることができ、共に働く同期と学ぶことで一体感も生まれます。

なお、座談会や社内イベントなど、はじめから大人数と話すのは苦手という内定者もいます。その場合は個人面談を設定してコミュニケーションをとる方法もおすすめです。

5-7.定着のための人材育成を実施する

採用活動は、入社した人材が活躍できるようになって初めて成功したということができます。採用した社員が入社後に「イメージと違う」「期待していた仕事内容ではなかった」といったギャップを感じる場合、今後の成長や活躍の妨げになるでしょう。早期離職につながる可能性もあります。

そのため、社員として定着・活躍できるようフォロー体制を整えておくことが必要です。

入社後のフォロー体制の一例をご紹介します。

• 入社前に職場で入社予定の人について周知させ、受け入れ体制を整える
• 入社当日、配属先のメンバーを紹介する
• 既存社員や上司とのランチ会を設定し、コミュニケーションを促す
• 入社から間を開けずに歓迎会を設定する
• 入社直後から定期的に面談を行う

早く職場に慣れるため、コミュニケーションを促すなどの配慮が必要です。定期的な面談は直属の上司ではない人事担当者などが行い、上司には言えないことでも相談しやすいようにしておくとよいでしょう。

OJTの担当者やメンター制度のメンターなど、なんでも相談できる人を決めておくのもおすすめです。

6.採用活動を成功させる4つのポイント

採用活動を成功させるために、押さえておきたいポイントがあります。まず、入社後のミスマッチを防ぐためには、自社が求める人物像の明確化が欠かせません。

また、採用活動は事業計画に沿って考えること、時代に合わせた採用活動を行うことも大切です。

ここでは、採用活動を成功させるポイントをご紹介します。

6-1.求める人物像を定める

採用活動の流れでも説明したように、求める人物像をペルソナとして明確にすることは大切です。自社が必要とする人材を定めて明文化しておくと、選考に時間をかけず、効率的に判断できます。

書類選考や面接のプロセスを効率化するとともに、誰が担当しても共通の認識で選考するため、入社後のミスマッチも防ぎます。

ペルソナで設定する主な項目は、以下のとおりです。

ペルソナの設定は、以下の手順で行います。

1. 採用の目的を明確にする
2. 経営層や人材を配属する予定の部署に求める人物像をヒアリングする
3. 現在自社で活躍している社員の人物像を分析する
4. 2と3の情報をもとに仮のペルソナを設定し、ストーリーを作る
5. 仮のペルソナを経営層や配属予定の部署にチェックしてもらう
6. 設定したペルソナが現在の採用市場で応募が見込めるか確認し、見込めないようであれば要件を市場の状況に合うように調整する

自社が求める人物像だけでペルソナを作ると、実際に募集しても応募者が集まらない可能性があります。市場の動向を合わせて考慮することが、採用活動の成功につながります。

6-2.事業計画をもとに採用活動を考える

採用計画は事業の成功のために人材の確保を目指すもので、事業計画に沿って実施することが必須です。

自社の事業計画と照らし合わせ、目標を達成するためには今後どのような人材が、どの部署に、何人必要になるのかを検討します。

算定には以下の2つの方法があり、どちらかを使って必要人数を割り出します。

6-3.時代に合わせた採用活動を行う

時代の変化は激しく、採用活動も新しい時代の様式にあった手法が求められます。時代に合わない手法を行っていては、求職者に「時代の変化に対応できない企業」と判断されかねません。

近年の新卒採用では、求人サイトなどで広く募集をする「マス型採用」のほか、学生一人ひとりに適した方法でアプローチする「個別採用」への取り組みも増えています。企業側から自社の求める人物像に合う人材に対して直接アプローチする「ダイレクトリクルーティング」などがその一例です。

中途採用も同じく「個別採用」を取り入れる企業が増えており、自社を一度退職した人材を再雇用するアルムナイ採用や、社員からの紹介を受けて選考するリファラル採用が注目されています。

6-4.分析と改善を行う

採用活動の質を高めていくためには、分析・改善の繰り返しが大切です。採用活動のあらゆる場面で得られるデータを集め、分析することで改善点が見えてきます。

採用活動で集められる主なデータは、次のとおりです。

データを集めて分析することは、採用活動の課題がわかり、改善に役立ちます。複数の求人媒体を利用している場合、それぞれの応募者数や内定者の数値を分析することで、より効果のある求人媒体、そうでない媒体がわかるのもメリットです。

各選考の通過者数や辞退者数により、採用基準や募集方法が適切かを判断できます。また、コストや時間がかかりすぎている部分を分析することで、予算や社員の負担を抑えるための対策が可能です。

7.採用活動は早めの準備が大切

採用活動は企業の事業計画やビジョンを実現するために大切であり、求める人材を獲得するには十分な準備が必要です。新卒採用は内定の早期化が進んでおり、売り手市場において優秀な人材を確保するには、早めの準備と計画の策定が欠かせません。

求める人物像の明確化や時代に合わせた採用活動を行うなどポイントも押さえながら、採用活動を成功させてください。