内定者懇親会をオンラインで行うメリットとは？進め方のポイントを解説

1.内定者懇親会を行う目的

内定者懇親会とは、内定を出したあとに内定者をフォローする施策です。内定者同士の交流を深め、既存社員も含めたコミュニケーションを図ることを目的に開催されます。入社後のイメージをつかみ、入社への意欲を高めることも目的の一つです。

どちらも、内定辞退を防ぐという大きな目的が根底にあります。

内定者懇親会を行う目的を2つ紹介します。

1-1.入社前のコミュニケーションを図る

内定者懇親会は、入社前のコミュニケーションを図ることを目的としています。内定者の多くは​​入社前に、新しい職場への不安を抱えています。「先輩社員や同期とうまくコミュニケーションできるか」「職場の環境はどういったものなのか」といった不安です。

内定者懇親会は同じ内定者や既存社員との交流を通し、職場の雰囲気を確認できます。内定者懇親会に参加することで入社前の緊張をほぐし、不安をなくして入社を迎えることが期待できるのです。

1-2.入社意欲を高めて内定辞退を防止する

2つ目の目的として挙げられるのは、内定者懇親会は内定辞退を防止することです。近年の就活生や求職者は内定を受けても返事を留保し、さらによい就職先を探して就職・転職活動を続ける例が少なくありません。

採用活動に多くのコストや手間をかけている企業にとって内定辞退のダメージは大きく、深刻な人材不足が続く状況では新たな人材を探すことも困難を伴います。

内定者懇親会は内定者に入社後のイメージを確認させ、入社意欲を高めてもらうのに効果的です。同じ内定者と親しくなることで、一緒に働きたいという気持ちも芽生えるでしょう。

2.オンラインで行う2つのメリット

近年はコロナ禍の影響やコスト削減などの理由により、オンラインで内定者懇親会をする企業が増えています。オンラインは開催のコストがかからないだけでなく、内定者に移動などの負担もかけません。

また、自宅で気軽に参加できるため、参加への心理的ハードルを下げることができます。

オンラインで内定者懇親会を開催するメリットを2つ紹介しましょう。

2-1.コストがかからない

オンラインの内定者懇親会は会社側、参加する側の双方にコストがかからないのがメリットです。会社側では会場を用意する必要がなく、コストや手間がかかりません。内定者の自宅へお酒やおつまみのセットを送り、一体感を演出することもできます。

参加する側も移動する時間や手間がなく、負担は少なめです。自宅から参加することで、比較的リラックスした状態で臨めるのもメリットといえるでしょう。

2-2.気軽にどこからでも参加できる

オンラインの内定者懇親会は自宅で気軽に参加できるため、参加への心理的ハードルが低いというメリットがあります。会場に出向くのには服装や持ち物などを考えなければなりませんが、そのような気遣いもいりません。

また、内定の返事を迷っている場合、内定者懇親会に参加しづらいという側面もあるでしょう。そのような場合でもオンラインであれば、とりあえず参加してみようという気持ちになるかもしれません。

3.オンラインの内定者懇親会の進め方

オンラインで行う内定者懇親会では、会社側が司会、進行役の社員を決めて進行します。懇親会の基本的な進め方は、以下のような流れで行うのが一般的です。

1. 会社からあいさつをする
2. 自己紹介をする
3. アイスブレイクでゲームなどをする
4. フリートークの時間を設ける
5.社員への質問コーナーを作る

進め方の具体的な内容について、詳しくみていきましょう。

3-1.会社からあいさつをする

会社の担当者から参加へのお礼とあいさつを行い、内定式までのスケジュールや必要事項を伝えます。内容の説明は画面共有などの機能を使って表示するか、事前に文書を郵送などで配布して各自それを見ながら行うなど、いずれかの方法を選んで行いましょう。

オフラインで社内見学を行うように、オンラインでも社内の映像を流して説明すれば入社イメージをつかむことができます。

3-2.自己紹介をする

あいさつのあと、内定者各自の自己紹介を行います。事前に簡単なプロフィールをまとめた文書を送り、共有することで時間を短縮することもできます。

自己紹介では自分の出身地や趣味について問題を出し、ほかの参加者が当てるクイズ形式を取り入れると、ほかのメンバーの印象に残りやすくなります。打ち解けるきっかけにもなるでしょう。参加者に自己紹介の方法として提案してみるのもおすすめです。

3-3.アイスブレイクでゲームなどをする

画面越しのオンラインでは、初めて顔を合わせる参加者同士が打ち解けるのはなかなか難しいものがあります。そのため、アイスブレイクとして簡単なゲームを行うなど、場の空気を和らげるようにしましょう。

アイスブレイクで打ち解ければ、その後のフリートークでも自由な意見交換ができるでしょう。オンラインのアイスブレイクでおすすめのゲームは次の項目で紹介するため、参考にしてください。

3-4.フリートークの時間を設ける

自己紹介が終わったら、参加者のフリートークを行います。内定者同士がスムーズに交流できるよう、進行役が話を誘導していきましょう。

開催する時間が昼食時になる場合は食事会に、夕食時になる場合は食事会か飲み会にします。食事をしながら会話をすれば、よりリラックスして話も弾むでしょう。

懇親会用として、内定者の自宅にフードデリバリーサービスを送る会社もあります。同じ食事を共有することは会話を広げる役割も果たすため、利用してみるのもよいでしょう。

なお、飲み会にする場合は「飲みすぎない」「大声をあげて近所に迷惑をかけない」といった注意をしておくことも必要です。

3-5.社員への質問コーナーを作る

会話が弾んで参加者の緊張がだいぶ解けたころに、社員への質問コーナーを設けます。「残業は多いか」「仕事のやりがいを感じるのはどのようなときか」など、普段は聞きにくいものの内定者が本当に知りたい直接的な質問が出てくるかもしれません。

そのような質問が出たら、懇親会は成功ともいえます。しっかり答えられるよう、あらかじめ想定できる質問の回答を用意しておくとよいでしょう。

4.オンライン内定者懇親会を盛り上げるゲーム

オンラインの内定者懇親会では、ゲームを取り入れると場を盛り上げる効果があります。定番のゲームとして、参加者が絵を描いてしりとりをする絵しりとりや、身振り手振りをして何のジェスチャーかを当てるジェスチャーゲームなどがあります。

いくつか簡単にできそうなものを選び、スケジュールに組み込むとよいでしょう。

オンライン内定者懇親会を盛り上げる、代表的なゲームを3つ紹介します。

4-1.絵しりとり

絵しりとりは、順番に絵を描いてしりとりでつなげるゲームです。紙に描いたものを画面上に表示し、次の人につなげていきます。

30秒以内など制限時間を決め、文字を入れず絵だけにするといったルールを設けるとゲームに緊張感が生まれて面白くなるでしょう。絵がうまければ賞賛され、下手でもそれなりに場を盛り上げることができます。

通常のしりとりと同じく、「ん」で終わる絵を描いた場合が負けです。各自が紙とペンを用意するだけで簡単にできるため、ぜひ取り入れてみるとよいでしょう。

4-2.ジェスチャーゲーム

司会が問題を決め、ジェスチャー役が身振り手振りをする動きをして何のジェスチャーかを当てるゲームです。問題を共有するときは、ビデオ通話アプリの個人チャットを使用します。他の参加者に知られず、ジェスチャー役だけが問題を知ることができます。

回答者は制限時間内に正解しなければなりません。チームを組んで対抗戦にすると、いっそう盛り上がるでしょう。勝利チームには商品を用意するのも効果的です。

最初は簡単な問題を出し、慣れてきたら少しずつ難しくしていくと、よりゲームが面白くなっていくでしょう。

4-3.オンラインビンゴ

ビンゴは親睦会の定番ともいえるゲームですが、オンラインでも楽しめます。PDF化したビンゴカードとビンゴアプリを用意しましょう。

景品が必要ですが、会社側で購入してあとから郵送するのでは送料や手間がかかります。そのため、オンライン上で受け渡しができる方法がおすすめです。

ビンゴの当選者に景品交換サイトのURLやお問い合わせ番号などを伝え、当選者が好きなタイミングで景品を申し込む方法です。

5.オンライン内定者懇親会を成功させるコツ

オンライン内定者懇親会を成功させるには、いくつか工夫したいポイントがあります。まず、懇親会をスムーズに進行させるため、事前に必要な情報を共有しておくことが必要です。

また、内定者の緊張をほぐして交流を深めるためには、遊びの要素を取り入れるとよいでしょう。

オンライン内定者懇親会を成功させるコツを紹介します。

5-1.事前に必要な情報を共有しておく

内定者懇親会のあと、入社までに直接コミュニケーションを取る機会がないこともあります。入社当日に提出が必要な書類があれば、書類を事前に郵送しておくとよいでしょう。書類について懇親会の当日に説明しておけば、忘れずに提出してもらえます。

また、内定者懇親会で使用するビデオ通話は通信量が多く、環境によっては音声や動画が途切れる可能性があることを把握しておかなければなりません。複数人でビデオ通話を行う場合、最低でも10Mbps以上の通信速度が必要とされています。

参加者には無料で利用できる通信速度の測定サイトなどを案内し、事前に通信環境の確認を行ってもらうとよいでしょう。通信環境を整えられない参加者がいる場合は、安定した環境で参加できる場所を提供することも検討してください。

懇親会の当日はインターネットの不具合やアプリケーションの動作停止などが起きて参加できないということのないよう、使用方法や注意点がわかる書類も事前に郵送しておくことも必要です。

5-2.内定者が楽しめる工夫をする

懇親会に参加する内定者は、どうしても緊張しやすいものです。交流を深めるには緊張をほぐして会話を促進させなければなりません。遊びの要素も取り入れ、楽しめる企画を立てることが大切です。

オンラインの試みが初めてでうまく進行できないという場合、イベント会社が提供するサービスを利用する方法もあります。

イベント会社の中には企画から運営まで請け負うサービスもあり、社内では用意できないコンテンツの提案もしてくれます。タイムスケジュールの構築や進行役の台本作成など、内定者懇親会の運営について幅広く依頼することが可能です。

5-3.タイムスケジュールを設定する

内定者懇親会の進行は、細かいタイムスケジュールを設定することが大切です。進行を内定者側に委ねてしまうと、うまくコミュニケーションを図れない可能性があります。

内定者の自主性に任せず、タイムスケジュールを設定してしっかり進行管理しなければなりません。オンラインの場合は終了のタイミングがわからなくなる可能性があります。タイムスケジュールでは終了時間も事前に決めておくとよいでしょう。

なお、内定辞退を防ぎたいあまり、内定者に参加を強いるような言動は避けてください。オンラインの懇親会は移動などの制約が少なく、オフラインの懇親会よりも断りにくいのが特徴です。

「参加できない」という内定者に対し理由を尋ねたりすると参加を強制された気分になり、負担を感じて内定辞退へとつながる可能性があります。

6.オンラインの内定者懇親会で内定者をフォローしよう

オンラインの内定者懇親会は内定者同士や既存社員との交流を図り、内定者の入社意欲を高めることが目的です。入社前の不安を解消し、内定辞退を防ぐのに役立ちます。

開催する際は進め方を確認し、タイムスケジュールを細かく設定することが大切です。

懇親会を成功させるには、アイスブレイクとしてゲームなどを取り入れることがポイントです。自社で用意するのが難しい場合は、イベント会社に依頼する方法もあります。

オンラインの内定者懇親会で内定者をフォローし、内定辞退を防ぎましょう。