求人が定員に達したらどうする?お断りメールの例文と注意点を紹介

1.求人が定員に達したときのお断り例文

求人が定員に達し、採用を見送りになった応募者に対しては、メール、手紙、電話のいずれかでお断りの案内をすることが一般的です。応募者の希望に沿えないことを穏便に伝える文章を、メールと手紙、電話に分けて紹介します。

1-1.お断りメールの例文

最近ではメールでお断りの案内をすることも増えてきました。応募者が仕事中・授業中に送信しても迷惑にはならず、また、郵便のように受け取るまでに日数がかかるわけでもないため、お断りの案内をする方法として適しているといえるでしょう。お断りメールの例文を紹介します。

1-2.お断り手紙（郵送）の例文

手紙でお断りの案内をすることもできます。丁寧な印象を与えますが、メールよりは届くまでに時間がかかること、応募者がすぐに見るとは限らない点に注意しましょう。

1-3.お断り電話の例文

応募者に電話で伝えることもできます。電話に出てくれるとは限らないので、留守番電話に切り替わったらすぐにメッセージを残せるように文章を考えておきましょう。文章を予め書いておくと、伝え漏らすことがなく安心です。

2.求人が定員に達したことを知らせる際の注意点

定員に達したことを応募者に伝える際には、次の4つに留意しましょう。

• 可能な限り早めに応募者に伝える
• 応募者への感謝の気持ちを伝える
• 個人情報の取扱いについても伝える
• 不採用の理由については伝えない

それぞれのポイントについて解説します。

2-1.可能な限り早めに応募者に伝える

結果が出たらすぐに応募者に伝えましょう。連絡待ちする応募者の不安な期間を短縮するだけでなく、応募者が次の行動に出やすくなります。

2-2.応募者への感謝の気持ちを伝える

履歴書などの作成や応募、面接などの時間を取ってくれたことに対して、感謝の言葉を伝えます。また、関心を持ってくれたことについてもお礼を伝えましょう。

2-3.個人情報の取扱いについても伝える

応募者が提出した履歴書や職務経歴書などは重要な個人情報です。破棄するのか返却するのか事前に決めておくとよいでしょう。お断りの案内の際にも一言伝えます。

2-4.不採用の理由については伝えない

不採用の理由については、たとえ応募者から尋ねられても伝えないことが原則です。伝えるとトラブルを招くこともあるため、注意しましょう。また、あくまでも絶対評価ではなく相対評価であることも強調し、不公平感が生じないように配慮します。

3.お断りするときは誠意が伝わるように意識しよう

企業側の誠意が伝わり、また応募者が不快な想いをしないためにも、心を込めて丁寧にお断りの案内をするようにしましょう。また、個人情報の取扱いにも言及し、応募者に不信感を与えないことも大切です。