Web面接のメリットとは？導入のメリット・デメリットや導入手順を解説

1.Web面接とは

Web面接とは「Zoom」や「Skype」などのWeb会議ツールを用いて、オンライン上で行う面接を指します。応募者が企業に訪問して対面で行う従来の面接と比べ、応募数の増加やコスト削減などのメリットがあるため、採用プロセスに取り入れる企業が増えています。

また、応募者は自宅やレンタルスペースなど、自分の都合に合う場所からスマートフォンでも面接を受けられるため、応募者側の時間的コスト・金銭的コストの面でもメリットが大きい面接形式です。

2.Web面接の導入状況

2020年以降のリモートワークの普及により、Web面接を導入する企業が大きく増加しました。さらに、新型コロナウイルス感染症の影響を受けて、厚生労働省からは感染拡大防止に配慮した採用活動を行うよう、事業者向けにリーフレットが出されています。

今後も、感染症拡大防止や採用コスト削減などの観点から、Web面接を導入する企業は増えていくことが予想されます。

参照元：厚生労働省・都道府県労働局・ハローワーク「～ハローワークからのお願い～  新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止に配慮した採用選考活動にご協力ください」

3.Web面接導入のメリット

【WEB面接の6つメリット】

• 応募数を増やせる
• 選考スピードを早められる
• カジュアル面談など間口を広げられる
• コストを削減できる
• 面接の仕組み化や面接官の育成に役立つ
• 選考辞退の防止につながる

Web面接は企業側と応募者側のどちらにもメリットがある面接形式です。

Web面接の導入は応募者の増加や面接官の育成効率の向上など、採用活動の成功にも直接的に寄与します。ここでは、企業がWeb面接を導入した際に得られるメリットを6つご紹介します。

3-1.応募数を増やせる

Web面接を導入することで、対面の面接しか行っていない企業と比べて、応募者が増える傾向にあります。

遠隔地に住む求職者が1次面接から企業に赴くのはハードルが高く、応募をためらう可能性がありますが、「1次面接はWeb面接も可能」という求人であれば、応募の後押しとなるでしょう。

また、在職中で日中は企業への訪問が難しい場合も、隙間時間に実施されるWeb面接であれば受けやすく、これらの点から応募数の増加が期待できます。

3-2.選考スピードを早められる

対面で面接を実施する場合、応募者は企業訪問のための移動時間を考慮して面接日時を調整する必要があり、スピーディーな選考が難しいケースがあります。一方Web面接であれば、移動時間を考慮せずに日程調整ができるため、対面での面接と比べて早期の調整が可能です。

面接日程が決まらなければ、選考辞退の可能性も高まるため、採用成功のためにも選考スピードを早める努力が重要です。

3-3.カジュアル面談など間口を広げられる

Web面接は応募者が隙間時間にも受けられるため、会社のことを知ってもらうカジュアル面談の設定も行いやすくなります。カジュアル面談を設けると、転職意欲がそれほど高くない段階の優秀な求職者との接点が持てることから、応募者の質の向上にもつながります。

また、カジュアル面談を通じて企業の魅力をプレゼンする機会を得られ、求職者の志望意欲を高められるなど、企業側のメリットも豊富です。

3-4.コストを削減できる

対面での面接は会場の用意や応募者に支給する交通費などのコストが発生します。応募者が遠方に居住しており日帰りが困難な場合は、宿泊費の負担も検討する必要があるでしょう。さらに、来訪者の入館手続きや、社内の受付への周知など、人事担当の人的コストもかかります。

しかし、Web面接であればパソコンと社内の会議室があれば完結するためこれらの費用は発生せず、採用活動にかかる経費の削減が期待できます。

3-5.面接の仕組み化や面接官の育成に役立つ

Web面接はWeb会議ツールの機能による録画が可能なため、ベテラン面接官の面接の様子を共有することで、面接官全体のレベルアップにつながります。また、優れた面接官の質問項目や話し方をマニュアル化すれば、面接の仕組み化も可能です。

対面の面接しか行っていない場合は、ノウハウの横展開が難しいですが、Web面接の導入によりノウハウの共有が行いやすくなるため、採用活動自体のレベルアップを図ることができます。

3-6.選考辞退の防止につながる

志望意欲がまだ高まっていない早期の選考の段階では、移動時間や交通費をかけて面接に赴くハードルは高いと考えられます。しかしWeb面接であれば、自分の都合の良い場所からの参加が可能で応募者側の移動時間や交通費の負担が発生しません。面接へのハードルが下がるため、選考辞退の防止につながります。

さらに、Web面接は応募者の負担が少なく面接回数を増やしやすいため、ミスマッチを防ぐ効果も期待できます。

4.Web面接導入のデメリット

【WEB面接の6つのデメリット】

• 通信の不具合が発生する可能性がある
• 情報漏洩の危険性がある
• 非対面コミュニケーションは慣れないと難しい
• 会社の雰囲気を伝えることが難しい
• 人柄や雰囲気をつかみづらい
• ミスコミュニケーションが発生する可能性もある

Web面接はメリットが多い反面、オンラインで実施するため機材トラブルや面接の質の低下など、さまざまな懸念があるのも事実です。Web面接のデメリットも考慮し、自社に合った形で選考フローに取り入れてください。

4-1.通信の不具合が発生する可能性がある

対面であれば、面接会場に到着すれば滞りなく面接ができますが、オンラインの場合は通信トラブルやパソコン・スマートフォンなどの機材トラブルにより、面接自体が行えない可能性があります。

また、応募者の自宅の通信環境が整っていない場合、会話中に音が飛んでしまうため、話している内容が聞き取れずきちんとした面接を行えません。

4-2.情報漏洩の危険性がある

Web面接は録画などで手軽に記録を残せるメリットがある反面、応募者が面接の様子を記録できるということでもあるため、情報漏洩のリスクが高まります。さらに、画面共有で投影した資料が記録されていた場合は、応募者の手元に社内の情報が残ります。

無断で録画ができないWeb会議ツールの利用や、開示する情報の事前の精査などを行い、情報漏洩リスクへの対策を講じてください。

4-3.非対面コミュニケーションは慣れないと難しい

オンライン上での会話は対面と比べて、話すときの間の取り方や、質問を受けたときの返答のタイミングが難しくなるため、慣れていないと会話のしにくさを感じることがあります。

さらに、オンライン上では相槌の返事や動きをやや大きめにしなければ、相手に不安を与えてしまいかねない点も、注意しなければならないポイントです。

4-4.会社の雰囲気を伝えることが難しい

対面型の面接の多くは企業に訪問して行われるため、会社の雰囲気を応募者に感じてもらえます。社員と廊下ですれ違ったり、オフィスの様子が見えたりするだけで、会社のホームページや求人広告だけではわからない雰囲気を伝えられるでしょう。

しかし、Web面接の場合は面接官と画面上で会話をするのみであるため、対面では実施できていた社内を案内して説明を行うといった会社の雰囲気を直接伝えることが難しくなります。

4-5.人柄や雰囲気をつかみづらい

対面の面接では応募者の身振りや手振りを見られるため、人柄を把握しやすいでしょう。しかし、オンライン上の会話は基本的に顔しか見えず、表情や声のトーン、会話内容しか情報がなく、応募者の雰囲気をつかむのが難しいです。

対面での面接以上に話の内容や表情に注意し、人柄を掘り下げられるような質問を用意することをおすすめします。

4-6.ミスコミュニケーションが発生する可能性もある

Web面接では、通信機器のトラブルや対面と比べての会話のしにくさなど、さまざまな要因がミスコミュニケーションを招きます。会話の内容が把握できなかったり、お互いに意図した内容を伝えられなかったりすると、自社に適した人材であるにもかかわらず採用できない可能性もあります。

互いの意図がきちんと伝わっているか不安な場合は、応募者に対して発言の意図の確認や、こちらの発言に対して質問を求めるなどの方法ですり合わせを行いましょう。

5.Web面接を行う際の2つの注意点

Web面接のデメリットをご紹介しましたが、なかには事前準備で防げる項目もあります。Web面接の導入にあたり、以下の2点を確認しておけば、より有効な手法として活用できます。

5-1.事前に通信環境や設定を確認しておく

通信環境が悪いと会話や画像が途切れてしまい、相手に何度も聞き返してしまうことになりかねません。これは面接の時間が有意義に使えていないばかりか、企業の印象も悪くなるためできる限り避けたいトラブルです。

Web会議ツールが問題なく利用できるか事前に確かめ、音声トラブルなどが起きないように回線速度がツールの推奨値に達しているかを調べておくことをおすすめします。

5-2.丁寧なコミュニケーションを心がける

オンラインでの会話は対面と比べてコミュニケーションが取りにくいことを念頭に置き、普段以上に声のトーンや会話のスピードが聞きやすくなるように注意してください。さらに、Web面接ではこちら側の雰囲気も相手に伝わりにくいため、相手の話を聞く際にも相槌やうなずきなどのリアクションを大きめにして、応募者が話しやすいように配慮しましょう。

6.Web面接を導入する手順

Web面接を導入するには、利用する機器やツールの選定、通信環境の整備などがありますが、一度準備すればその後の手間はさほどかかりません。また、Web面接と対面での面接は応募者への連絡内容が異なるため、応募者への対応もあわせてご紹介します。

6-1.Web面接のできるシステムやツールの検討

Web面接は一般的に使われているWeb会議ツールで行えます。企業でZoomやTeamsといったツールを社外との打ち合わせなどに利用しているのであれば、面接でもそのまま活用して構いません。

Web会議ツールの導入をしていない企業は、無料で利用できるものや、応募者側でアプリのインストールが不要なものを選べば、企業にとっても応募者にとっても負担がありません。

6-2.通信環境の整備

Web会議ツールが問題なくつながるよう、社内の通信環境の確認と整備を行ってください。Zoomで面接を行う場合は、高画質であれば回線速度が4Mbps以上あれば安心です。画質が低ければ1Mbps程度で問題ありませんが、ミスコミュニケーションにつながる恐れがあるためなるべくクリアな映像での面接をおすすめします。

回線速度が遅い場合は、有線LANへの接続やLANケーブルの変更など、社内の状況に応じて対応しましょう。

6-3.システム機器の用意

Web面接はパソコン、タブレット、スマートフォンのいずれかの機器があれば実施が可能ですが、スマートフォンでは応募者の細かな表情や動作が見えにくいため、大きめの画面で面接ができるデバイスを選ぶのがおすすめです。

また、やむを得ず周囲から音が聞こえる環境で面接を実施する場合は、ノイズキャンセリング機能のあるマイクスピーカーなどで対応してください。

6-4.応募者への事前連絡

利用しているWeb会議ツールによっては、応募者側でアプリケーションのインストールや登録が必要な場合もあるため、応募者側がWeb面接の前に準備すべきことを連絡してください。さらに、ツールの利用方法や接続の不具合が起こった際の連絡先などを知らせておけば、トラブルがあっても冷静に対処でき、応募者側の安心感にもつながります。

7.面接の目的に合わせてWeb面接を活用しよう

Web面接は応募数の増加や採用コストの削減、面接官の質の向上などさまざまなメリットがあり、積極的に取り入れたい手法です。ただし、通信トラブルの可能性やミスコミュニケーションが起こるリスクがあるため、事前の準備が欠かせません。

対面と比べて面接しやすい利点を活かし、カジュアル面談など選考初期の面接はWeb面接、最終面接など大事な面接は対面といった使い分けを上手に行えば、採用活動の質を上げられます。