【テンプレート付】内定通知書の書き方とは？送るタイミングや採用通知書との違いも詳しく解説

1.内定通知書とは何か

「内定通知書」とは、企業が採用活動を行って採用内定を決めた人に送る書面のことです。内定通知書の送付は、法的に義務付けられたものではありません。しかし、後々のトラブルを避けるためには、内定した証拠として書面で送ることに意味があるといえます。

ここでは、内定通知書の概要から採用通知書との違い、労働条件通知書との違いや中途採用者にも送付されるのかなどについてみていきます。

1-1.応募者に内定を伝える通知書面

内定通知書はその名の通り、内定を伝える書面であり、「オファーレター」と呼ばれることもあります。新卒採用では、ほとんどの場合送られている書面ですが、中途採用者の場合は、内定から入社までの期間が短いなどの理由で送られないことも少なくありません。

内定通知書を送ることで、自社に入社してほしいという気持ちを表したり、内定辞退をしにくい雰囲気を作り出したりする効果を狙う企業もあるようです。

1-2.採用通知書との違い

内定通知書とよく似た書面に採用通知書があります。こちらは採用の内定ではなく、正式に採用することを通知する書面です。

こちらも必ず送らなくてはいけないものではなく、法的な義務付けもありません。内定通知書の送付や、電話やメールなどで採用する旨を伝えることで代用されることもあります。企業によっては採用内定通知書といった名称の書面を送っていることもあり、自社の事情に応じて柔軟な対応が可能です。

1-3.労働条件通知書との違い

もう1つ、採用に際して送られる書面に「労働条件通知書」があります。これは労働契約の締結時に企業が交付する、労働条件を記載した書類です。

労働基準法第15条に「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定められており、この義務を果たすために労働条件通知書が交付されます。

労働条件通知書は、以前は書面での交付が義務付けられていましたが、2019年度以降はメールなどでの通知も認められています。

参照元：労働基準法第15条
参照元：厚生労働省『｢労働基準法施⾏規則｣ 改正のお知らせ』

2.そもそも内定とは

ここまで内定通知書の概要などについて説明してきましたが、内定とはそもそもどういう意味を持つものなのでしょうか。また、新卒採用などでは、内定の一段階前の状態として内々定という言葉もよく聞かれます。

以下に、内定や内々定の法的な立ち位置をはじめ、内定の取り消しができるかどうかなどについても解説していきます。

2-1.内定とは雇用契約の合意

採用活動における内定とは、入社後の雇用契約について合意ができた状態のことです。法的には「始期付解約権留保付労働契約」と位置付けられています。

始期付解約権留保付労働契約は、入社日までの間は企業側も入社予定者も解約する権利を持つ特別な形の労働契約です。従って、何らかの事情があれば、入社日前に企業が内定を取り消すことも、入社予定者が内定を辞退することも可能とされます。

参照元：裁判例検索「昭和52（オ）94」

2-2.内定の取消は解雇に相当

内定は解約の権利が留保された契約ではありますが、雇用する・されることについての合意ができている状態であるため、企業の都合で簡単に内定取り消しができるわけではありません。内定取り消しは解雇に準ずると考えられ、解雇は労働契約法で「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は無効」と規定されているのです。

内定取り消しが可能になるほどの事情については、以下のような例が考えられます。

• 業績が急激に悪化し人員整理の必要が生じた
• 知っていれば採用することはあり得ないような経歴詐称など
• 内定後に重大な犯罪行為を起こした
• 業務に従事できないほど健康状態が悪化した

内定取り消し事由は原則として、内定を出した当時は知り得なかったような事実とされているため、上記の例に当てはまったとしても、内定取り消しが認められないことは考えられます。

一方、入社予定者からの内定辞退は、自由にできます。内定辞退は労働契約の解除にあたり、民法では、いつでも労働契約の解除をできることになっているためです。契約解除すなわち内定辞退の意思を伝えてから2週間後に、契約は終了すると定められています。

参照元：労働契約法第16条
参照元：民法第627条

2-3.内々定とは何か

中途採用ではあまり使われませんが、新卒採用の現場でよく聞かれるのが内々定という単語です。内々定は内定の1つ前の段階であり、企業が内定を約束した状態を意味します。

内定が雇用契約についての合意が成立した状態を指すのに対し、内々定の段階では基本的に、まだ契約の合意までは至っていないと解されます。ただし、内々定に法的効力が発生しないとしても、信義則違反などを理由に損害賠償の訴えを起こされることはあり得ます。

3.内定通知書の書式と書き方

ここでは、内定通知書に記載する内容について具体的に説明していきます。内定通知書は交付する法的義務もなく、記載すべき項目についても決まりはありませんが、一般的によく記載される項目は共通しています。

以下に、内定通知書の書式と、記載されることが多い項目について説明します。

3-1.内定通知書の書式

内定通知書は、一般的なビジネス書類と同じような書式で作成しましょう。書面で作成し、印刷して交付する場合は、A4サイズで作成するのが基本です。

左上には内定者の氏名をフルネームで記載し、右上には送付年月日や企業名、企業印などを記します。内定通知書というタイトルは中央に配置しましょう。

文章は、拝啓のような頭語から始め、時候の挨拶や相手の発展を喜ぶ言葉、そして日頃のお礼を記します。内定の旨のみを記載するのではなく、ビジネスレターと同じように丁寧に挨拶文を記載することが大切です。その後、内定の旨や今後の流れ、添付書類の説明などの必要事項を記載します。最後に、右寄せで「以上」と記し、問い合わせ先として採用担当者の連絡先も記載しましょう。

3-2.内定通知書に記載されることが多い項目

内定通知書で多く記載される項目は、以下のとおりです。

• 日付
• 宛名
• 差出人名
• タイトル（内定通知書）
• 頭語・結語
• 挨拶文
• 応募のお礼
• 内定した旨の通知
• 入社日
• 同封書類の内容説明
• 返送書類の期限日
• 返送書類の宛先
• 連絡先

内定通知書にはこれ以外に勤務地、賃金その他の労働条件を記載することも少なからずありますが、義務付けられたものではありません。労働条件については、前述したように労働条件通知書として別途送付されることが多く、内定通知書に記載するかどうかは企業側の裁量に任されています。

4.内定通知書を送付する際に同時に伝えた方がよい事項

内定通知書を送付する際に同時に伝えた方がよい事項は、同封書類によって異なります。たとえば、労働条件通知書を別で送付しない場合は、労働条件を明示する必要があるため、内定通知書に記載すると効率的です。また、内定者の入社意欲を高められるように、入社までのスケジュールを記載したり、万が一の事態に備えて企業側が内定を取り消しできる内定取消事由を記載したりすることが望ましいです。

ここでは、内定通知書を送付する際に同時に伝えた方がよい事項として、以下の3つについて解説します。

• 労働条件に関する事項
• 内定から入社日までのスケジュール
• 内定取消事由

4-1.労働条件に関する事項

労働条件通知書を別で送付しない場合は、内定通知書に労働条件を記載しましょう。入社日に労働条件通知書を渡すことも可能です。しかし、入社後に「想定していた労働条件と違った」とトラブルが発生するリスクがあるため、内定時に明示するのが望ましいといえます。

なお、労働条件通知書の交付は、労働基準法第15条、労働基準法施行規則第5条の規定で義務付けられています。また、明示すべき労働条件についても定められているため、確認しましょう。

労働条件には、必ず明示しなければならない「絶対的明示事項」と、その会社で定めがある場合に明示する必要がある「相対的明示事項」があります。以下でまとめているため、チェックしてください。

＜絶対的明示事項＞

• 労働契約の期間（期間の定めの有無）
• 就業する場所、業務内容
• 始業と終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休暇など
• 賃金の決定、計算や支払いの方法など
• 解雇の事由を含む退職に関する事項
• 昇給に関する事項

＜相対的明示事項＞

• 退職手当が適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算や支払いの方法など
• 退職手当を除く臨時に支払われる賃金、賞与など
• 労働者に負担させるべき食費や作業用品などに関する事項
• 安全及び衛生に関わる事項
• 職業訓練に関わる事項
• 災害補償や業務外の疾病の扶助に関する事項
• 表彰及び制裁に関する事項
• 休職に関する事項

なお、絶対的明示事項のうち昇給に関する事項と、相対的事項については、口頭の明示でもよいとされています。しかし、確実に伝えたい場合は、書面に記載しましょう。

参照元：e-Gov法令検索「労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）」

参照元：厚生労働省「採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。」

4-2.内定から入社日までのスケジュール

内定から入社日までのスケジュールを記載すると、内定者の入社モチベーションを高められます。多くの企業が、内定者をフォローするために、懇親会や入社前研修といった入社前イベントを実施するものです。内定通知書に今後のスケジュールを記載することで、イベントのために予定を調整してもらえ、多くの内定者に参加してもらえる可能性が高まります。

特に、内定から入社日まで日が空いてしまう場合は、スケジュールを記載して入社までの動きをイメージしてもらうことで、内定辞退を防ぎやすくなります。

中途採用の場合は、入社までのスケジュールを事前に連絡することで、退職日の調整や仕事の引き継ぎなど、退職準備を進めやすくなるのもメリットです。

4-3.内定取消事由

前述のとおり、内定を出した当時は知り得なかった事実が明らかになった場合のように、客観的に合理的であり、社会通念上相当であると認められる場合は、内定取り消しが認められます。

もちろん、内定取り消しが起こらないに越したことはありません。しかし、内定者が応募書類に虚偽内容を記載していた、犯罪に手を染めた、急激に経営環境が悪化したなど、内定を取り消さざるを得ないさまざまな事態が想定されます。

トラブルを防ぐためにも、企業から内定を取り消す場合の事由について、内定通知書に記載しておきましょう。

5.内定通知書を送るタイミング

内定通知書をいつ送るかというタイミングについても、特段の決まりはありません。しかし、あまりに内定通知書を送るのが遅くなってしまっては、応募者も不安に思うでしょうし、優秀な人材であれば他社の内定を先に得てしまうかもしれません。

内定通知書はなるべく早く、一般的には面接日の1週間後から10日以内に送るものとされています。

内定通知をなるべく早く送るべきである理由としては、前述した応募者の不安解消や他社への入社を決められてしまうことの防止の他、自社で必要としているという熱意のアピールにつながる点も挙げられます。企業側が入社を歓迎している思いが伝われば、好印象を与えることができ、内定辞退を回避することにもつながります。

6.【連絡方法別】内定通知書を送付する際のポイント

内定を通知する方法には大きく電子メールと郵送の2種類があります。電子メールでの通知に疑問を持つ方もいるかもしれませんが、結論から言うと内定通知を電子メールで送っても問題はありません。

採用面接すらオンラインで実施されるのも珍しくない現在、内定通知を電子メールで送る企業は増える傾向にあります。

それぞれの方法にはメリットもあればデメリットもあり、状況に応じて適切な方法を選ばなくてはなりません。企業によっては、郵送とメールなど、2つの方法を組み合わせる場合もあります。

以下に、連絡方法別に長所や注意点などをまとめました。

6-1.電子メールの場合

電子メールで内定通知を送るメリットは、手間とコストがかからない点にあります。送信文のテンプレートを用意しておけば、新卒採用などで多くの応募者に通知を送らなくてはならない場合でも、簡単に処理することができるでしょう。

内定通知に電子メールを使う場合は、内定通知であることがわかるようなタイトルを付けて、開いてもらえないリスクを低減させることも肝心です。スマートフォンでも読みやすいよう、短く簡潔な文章を心掛けましょう。

内定通知を電子メールで送る場合は、その旨を事前に伝えておきましょう。内定承諾書など郵送で返送してもらわなければならない書類があるなら、それも併せてメールに記載しておくと親切です。

6-2.応募者宛に郵送の場合

郵送は、内定通知書のほかに内定承諾書や労働条件通知書といった書類も同封できることがメリットです。

内定通知書を応募者宛に郵送する場合、封筒に「親展」と記載し、内定者本人に開封してもらえるようにしましょう。速達や簡易書留の利用も可能です。

郵送する際は、送付書類の内容や返送方法などを記した添え状を添付するのがマナーです。また、内定承諾書や誓約書のように、返信が必要な書類を同封する場合は、切手を貼付し、宛先を記した返信用封筒も同封してください。

6-3.学校宛に郵送の場合

高校や大学の推薦によって応募した内定者については、応募者ではなく学校宛に内定通知書を送付することがあります。

学校宛に郵送する際は、学校の進路指導担当者宛に通知書を作成しましょう。挨拶と推薦のお礼を記載した後、内定した学生と不採用の学生の氏名を記載します。不採用の理由については、書面に記載することは避けましょう。後日面談の際に伝える旨を書き記してください。

内定通知書に不採用の理由を記載する場合は、「採用枠を大幅に上回る応募があった」のようにぼかして書くのが望ましいです。

7.内定通知書の例文

内定通知書は法的に義務付けられた書類ではなく、出しても出さなくてもよいものであるため、書式や記載事項にも決まりはありません。内容は各社が自由に決められるため、かえって作成に悩むケースもあるのではないでしょうか。

ここでは内定通知書のテンプレートを以下の2つに分けて示します。

• 一般的な例文
• メールで送る場合の例文
  

7-1.一般的な例文

（あいさつ）
拝啓、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

（応募のお礼)
このたびは当社の採用試験にご応募いただき、ありがとうございました。

（内定した旨の通知）
厳正な採用選考の結果、貴殿の採用を内定いたしましたので、ご連絡いたします。

（同封書類についての説明など）
つきましては、同封いたしました〇〇（書類）をご確認いただき、必要事項の記入ならびに署名、押印のうえ、〇月〇日までにご返送ください。

（入社日）
入社日は〇月〇日を予定しております。（入社日については〇月〇日ごろまでに別途お知らせいたします。）

（連絡先)
ご不明な点などありましたら、人事部〇〇（担当者）、電話番号〇〇までお問い合わせください。

7-2.メールで送る場合の例文

（タイトル）
採用選考について【株式会社〇〇】

（応募のお礼）
〇〇様
先日はご多用のところ、弊社の採用試験にお越しいただきありがとうございました。
株式会社〇〇、人事部採用担当の〇〇と申します。

（内定した旨の通知）
厳正な採用選考の結果、〇〇様の採用を内定いたしましたので、ご連絡いたします。

（今後の予定についての説明など）
今後の予定につきましては、以下の通りとなっております。よろしくご確認ください。

入社日　〇月〇日

…　
…その他のスケジュールがあれば伝える。
…
なお、下記の書類を別途郵送いたしました。ご確認いただき、必要事項の記入ならびに署名、押印のうえ、〇月〇日までにご返送ください。

1.内定承諾書　1通
2.入社誓約書　1通

（連絡先）
不明な点などありましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
よろしくお願い申し上げます。

（署名）
〇〇株式会社
人事部採用担当　氏名
電話番号、メールアドレスなど

8.内定通知書における新卒・中途の違い

内定通知書に記載する事項は、新卒と中途で大差はありません。

しかし、新卒の場合は、以下のような項目を記載するケースが多いです。

• 学校を卒業できなかった場合に内定を取り消す旨
• 卒業証明書または成績証明書の提出について
• 雇入時健康診断について
• 入社手続きや新入社員研修の日時・場所

また、挨拶文には、残りの学生生活を有意義に過ごしてほしいという旨や、入社後の活躍に期待していることなどを記載すると、綺麗に締まります。

中途採用で内定者が在職中の場合は、入社誓約書を速やかに返送してもらいたい旨を記載することが多いです。さらに、今までの実務経験を活かして活躍してほしいということや、仕事の合間を縫って採用面接に参加してもらったことへのお礼を書きましょう。

9.内定通知書に関するよくある質問

最後に、内定通知書に関するよくある質問とその回答をご紹介します。

• 内定通知書には押印すべき？
• 内定通知書は全員に送付すべき？

疑問をクリアにして、内定通知書を適切に作成・送付しましょう。

9-1.内定通知書には押印すべき？

内定通知書の押印は必須ではありません。そもそも、内定通知書は法的に発行が義務付けられているわけではありません。さらに、雇用契約は口頭でも成立するとされており、押印がない内定通知書でも問題ないとされているのです。

しかし、押印することで、企業が実際に発行した書類であることを証明しやすくなります。悪用のリスクも防げるため、押印するのが望ましいです。

9-2.内定通知書は全員に送付すべき？

内定通知書の送付は、法律で義務付けられているわけではないため、送付対象者は企業が自由に決められます。そのため、正社員・契約社員全員に送付することも、正社員のみに送付することも可能です。

しかし、内定通知書には入社意思を確認したり、入社モチベーションを高めたりする役割があります。そのため、基本的には全員に送付するのが望ましいです。

10.内定通知書の書き方のポイントを押さえよう

本記事ではここまで、内定通知書の概要から記載事項、採用通知書や労働条件通知書との違い、内定や内々定の法的な立ち位置、郵送をはじめとした連絡方法別の注意点と例文に至るまで、幅広く解説してきました。

内定通知書は、これから自社に入って活躍してもらいたい人材に送る大事な書類です。本記事を参考に、実りある採用活動を進めてください。