リファラル採用とは？なぜ必要なのかをデメリット(注意点)メリットや流れ、運用のポイントを徹底解説

1.リファラル採用とは社員の紹介による人材採用

「リファラル採用」とは、社員に友人や知人を紹介してもらう採用手法です。リファラル（referral）は「紹介」「推薦」という意味があります。紹介する社員は対象となる友人・知人の人柄や能力を知っているため、採用後のミスマッチが起こりにくいことがメリットです。

ここではリファラル採用が注目される背景や、縁故採用との違いについてみていきましょう。

1-1.リファラル採用が注目される背景

近年、リファラル採用は多くの企業から注目を集めており、実際に導入している企業も多い状況です。注目される背景には、少子高齢化による労働力の減少があります。売り手市場による採用競争の激化により、応募を待つ受け身の体制だけでは求める人材を獲得できる可能性が狭まるため、企業自ら人材を積極的に探しにいく必要性が出てきたのです。

企業が直接人材へアプローチをするダイレクト・リクルーティングの一環として、リファラル採用が注目されるようになりました。また、リファラル採用は社員の定着率を高める採用手法としても注目され、従業員エンゲージメントを強化する取り組みとして導入する企業もあります。

1-2.リファラル採用と縁故採用の違い

リファラル採用と似た採用手法に「縁故採用」があります。社員の紹介で採用するという点では共通していますが、縁故採用は血縁関係や「コネ」と呼ばれる特別な関係により採用する点が異なります。縁故採用はあくまで関係性に重点が置かれ、対象者の人柄や能力にはあまり着目しません。 

一方、リファラル採用は、社員の紹介ではあっても試験や面接などで選考を行い、あくまで採用基準を満たした者を採用する手法です。 

2.リファラル採用のメリット

リファラル採用にはいくつかのメリットがあります。企業について理解のある社員の紹介であるため、採用のミスマッチが減ることが大きなメリットです。

また、転職市場に出てこない人材を採用できるというメリットもあります。さらに、外部の人材紹介サービスに依頼するよりもコストがかからないのも利点です。

リファラル採用のメリットについて、5つご紹介します。

2-1.ミスマッチ採用が減り、離職率が低下する

リファラル採用は企業の内実を知り自社が求めている人物像を把握している社員が紹介するため、マッチングの精度が高まることがメリットです。

紹介された人材は入社時から先輩として友人・知人がいるという安心感があります。また、社員から会社の理念や風土、仕事内容などの情報を十分に伝えられたうえで入社するため、入社後のミスマッチという問題も起こりづらいでしょう。

2-2.転職潜在層にアプローチできる

リファラル採用は、他社で勤務している人材や、転職を模索しているが転職活動はしていない潜在層にアプローチできる点もメリットです。

社員が自社に向いていると思う友人・知人に声をかけてもらい、転職市場にはいない人材に接触できます。他社との競争を避けながら、効率的に自社が求める人材を獲得できることが利点です。

2-3.採用コストの削減が可能

リファラル採用では転職エージェントや求人広告などを利用するコストが不要で、採用コストの削減ができるのもメリットです。

人材を紹介した社員へのインセンティブを支払う場合でも、外部のサービスを利用する場合と比べると大幅なコスト削減となります。

また、ミスマッチを減らして入社後の離職を減らすことができるため、長期的に見ても採用コストの削減につながるでしょう。

2-4.採用プロセスを簡略化できる

リファラル採用では通常の採用活動のように長い選考のプロセスを経る必要がなく、簡略化できるというメリットもあります。

情報を掲載して求職者に応募してもらうというプロセスがなく、求人セミナーの開催や複数回の面接をする必要もありません。採用活動にかかる手間や時間、コストを大幅に削減し、効率的な採用活動ができます。

2-5.既存社員のエンゲージメントが向上する

リファラル採用は、社員のエンゲージメントを向上させる役割も果たします。エンゲージメントとは会社に対する愛着心という意味であり、社員が企業理念を理解して自社の魅力を友人・知人に語ることを通し、社員自身にエンゲージメントが養われます。

社員のエンゲージメントを高めることを目的に、リファラル採用を導入する企業もあるほどです。

3.リファラル採用のデメリット

メリットの多いリファラル採用ですが、デメリットな側面もあるため注意が必要です。まず、社員が主体となって運用する制度のため、社員の理解と協力が必要です。

また多くの一般社員がかかわるため、進捗具合などを把握しにくいなどのデメリットもあります。ここでは、リファラル採用のデメリットについてみていきましょう。

3-1.社員の理解と協力が必要

リファラル採用の制度を定着させるためには、社員の理解と協力が必要です。知人・友人を紹介する社員が主体となって動くため、採用における知識や注意点など、リクルーターとしての教育を行わなければなりません。

求める人材やスキルなど企業の採用方針や、リファラル採用によって生じる人間関係における問題などを理解してもらう必要があります。このような教育には、一定の時間を要するといえます。

3-2.情報を集約・可視化しにくい

リファラル採用は人事部だけで進行するものではなく、多くの一般社員が関わります。​​そのため、進捗状況が把握しづらく、情報を集約・可視化しにくいのがデメリットです。

主に以下の項目を可視化するようにして、部署や社員ごとに課題や促進するポイントを明確にするとよいでしょう。

• 積極的に取り組んでいる部署
• 社員の貢献度

課題についてはPDCAを回しながら、採用活動の精度を高めていく必要があります。

3-3.採用までに時間がかかるケースがある

リファラル採用で紹介される人材は転職活動をしているとは限らず、採用までに時間がかかる場合もあります。むしろ、現在も他社で働いているケースがほとんどといえるでしょう。

内定を出してから入社するまで一定の期間が必要になるケースも少なくありません。すぐに即戦力を必要とする場合には、あまり便利ではない手法といえます。

3-4社員の人間関係について配慮が必要

リファラル採用では社員の人間関係に配慮が必要です。紹介しても必ず採用されるとは限らず、選考を経て不採用になるケースもあります。そのような場合、社員と紹介した友人・知人との人間関係を悪化させる可能性もあるでしょう。

また、採用された場合も、紹介した社員が退職したときは紹介された社員のモチベーションが低下して退職を検討するといったケースも考えられます。

3-5.人材が同質化するリスクがある

リファラル採用では社員の個人的つながりで採用が行われるため、紹介される人材が同質化する可能性があります。社員と同じような価値観を持つ人材が集まり、人材の多様性が損なわれるかもしれません。

新たなアイデアを生み、イノベーションを促進するには多様な価値観が大切です。そのため、リファラル採用だけに偏らず、ほかの媒体からの採用も並行するなどバランスをとることを考える必要もあります。

4.リファラルを成功させる制度設計と取組み姿勢

リファラル採用を成功させるには、わかりやすくシンプルな紹介手順やインセンティブの設定など、しっかりとした制度設計をすることが求められます。制度の趣旨を社内に周知することも必要です。

また、インセンティブ以外に採用活動費も検討しなければなりません。

リファラル採用を成功させるための制度設計と取り組み姿勢について、ご紹介します。

4-1.紹介手順をシンプルにわかりやすく設計

紹介方法や採用までのプロセスは社員に負担をかけないよう、シンプルでわかりやすく設計することが大切です。

紹介するにあたってのプロセスが複雑であったり、面接の日程調整などを紹介した社員が行わなければならなかったりする場合、紹介する社員の負担が大きくなります。本来の業務に支障が出る場合もあり、紹介する意欲がなくなる可能性があります。

そのような状況を回避するために、紹介のプロセスをシンプルにし、被紹介者との連絡は人事が引き継ぐなど、社員の負担をできるだけ少なくする制度設計が必要です。

また、会社側は求める人材や経営のビジョンについて詳細を社員へ伝えるとともに、紹介する社員と紹介される人材の双方が十分理解できる制度を整えなければなりません。例えば、以下のような仕組みを作る取り組みが求められるでしょう。

• 募集条件や応募方法といった情報がすぐに確認できる
• 社員の紹介活動や採用状況が可視化されている

わかりやすい制度の構築により、採用活動がスムーズに進みます。

4-2.制度の趣旨や目的をよく社内に周知させる

制度の趣旨や目的は、社内全体に周知させることが必要です。制度の内容を周知するとともに、どのようなポストが空いていて、どのような人材を求めているかなどもわかるようにしておきましょう。

制度が定着するまではある程度の時間が必要です。制度を導入してから全社に趣旨が浸透し、社員が気軽に友人・知人を紹介できるようになるまでには一定の時間がかかることを把握しておいてください。継続的かつ地道な社内広報活動が求められます。  

4-3.適正なインセンティブ設計

社員に積極的に紹介してもらうための取り組みとして、インセンティブの導入も有効です。企業文化や社員の特性などによって適切な金額は異なるため、インセンティブの金額は高ければいいというわけではありません。

インセンティブがない会社もあれば、30万円以上の高額な報酬を設定する例もあります。内容は各企業によってさまざまであり、リファラル採用の位置づけを踏まえ、妥当な内容になるよう設計することが大切です。

社員への感謝を示す方法は、インセンティブだけではありません。全社員の前で表彰する、社内報で記事にするなどでも制度を後押しする動機づけになるでしょう。

4-4.インセンティブ以外に採用活動費が必要

制度の運営では、インセンティブ以外にも必要なコストがあります。社員が積極的にリファラル採用の活動を推進していくためには、イベントの参加費用や会食費を採用活動費として負担することが求められます。

なお、リファラル採用をサポートするツールやプラットフォームを利用する場合は、その利用料が発生することをおさえておきましょう。

5.リファラル採用で人材を獲得する企業の条件

リファラル採用で求める人材を獲得するためには、従業員満足度を高めることが大切です。社員に「自社を紹介したい」と思わせる企業でなければなりません。

社員が「残業が多く仕事がきつい」「上司と仲が悪い」という不満を抱いている場合、会社を友人・知人に紹介したいと思うことはないでしょう。一方で、「働きやすい」「的確な評価をしてくれる」など満足度が高い場合には、積極的に友人や知人を紹介したくなります。

従業員満足度を高めることが、優秀な人材を獲得するための条件でもあるのです。

6.リファラル採用を成功させるポイントと注意点

リファラル採用を成功させるためには現場を巻き込み、社員が自発的に動くようにすることが大切です。求める人物像を周知徹底し、制度運営の進捗を可視化しなければなりません。

また、リファラル採用だけでは目標の人材獲得の人数に満たない場合、ほかの手段との併用が必要になる場合もあります。

ここでは、リファラル採用を成功させるポイントや注意点を紹介します。

6-1.現場を巻き込む

リファラル採用は社員の行動が成功の鍵であり、社員が「自分のこと」として自発的に動くよう社内の空気を醸成することが必要です。

現場を巻き込み、リファラル採用によって社内が盛り上がっていると感じられるような状態にしていくことが理想といえます。人脈形成を意図的に行うよう、社外の交流会などへの参加を促す方法も有効です。

採用担当者は社員とコミュニケーションをとり、紹介の進捗を聞きながら、今後どうアプローチをしたらよいかアドバイスをしていきましょう。

6-2.求める人物について周知徹底する

リファラル採用で獲得する人材の質は、紹介する社員の判断に委ねられています。そのため、求める人物像についての周知徹底が大切です。人柄や必要なスキル、経験など、具体的にわかりやすく示しましょう。会社の方針変更などによって求める人物像を変更する場合は、速やかに共有しなければなりません。

ただし、条件を多く盛り込むとハードルが高くなり、紹介できる人材がいないということにもなります。複数の条件を提示し、その中から1つでも当てはまれば紹介できるというルールを設けるなどして、ハードルを下げることも大切です。

6-3.制度の利用状況を可視化する

制度の運営状況を可視化することも成功のポイントとして挙げられます。全社員に向け、積極的に情報を共有していきましょう。紹介者の人数やリファラル採用で入社した人の所属先など、進捗状況をこまめに発信することが大切です。

ただ社内報などで一方的に配信するだけでなく、社員と話し合う場を設けたり、紹介した社員を奨励する機会を設けたりするなど、制度運営を盛り上げるための取り組みも必要です。

6-4.他の採用手段と併用する

リファラル採用のみでは必要とする人数を集められない場合は、ほかの採用方法を併用して採用活動を進めましょう。人材紹介サービスや求人広告など、多くの求職者を集めやすい採用方法を併用することで必要な人員を確保できます。

さらに、多様な人材にアプローチできるため、リファラル採用だけでは人材の傾向が偏りがちというデメリットも補うこともできるでしょう。

6-5.リファラルのインセンティブが違法になるケースがある

インセンティブを導入する際は、違法になるケースもあるため注意が必要です。通常、人材の紹介業務に報酬を与える場合は職業安定法30条により、有料職業紹介事業の許可が必要になります。許可を得ていない状態で人材紹介に対する報酬を与えることは違法です。

ただし、インセンティブを社員に支払うことは原則違法であっても、同法40条では賃金や給料の形で支払う場合もしくは報酬の額について事前に厚生労働大臣の認可を得ている場合（36条2項）は例外として認めています。

そのため、紹介した社員にインセンティブを与えるためには紹介を社員の業務の一部とし、人材紹介業務だけに報酬を与えるものではないことを就業規則や賃金規程に記載することが必要です。

参照元：厚生労働省「職業安定法」

7.リファラル採用で自社にマッチする人材を獲得しよう

リファラル採用は社員から知人・友人を紹介してもらう採用手法です。自社にマッチする人材を採用できる、採用コストがかからないなど多くのメリットがあります。リファラル採用を成功させるには制度の趣旨を周知し、わかりやすい制度設計をするなどポイントを押さえなければなりません。

現場を巻き込み、社員が自発的に動くよう社内の空気を醸成することが成功の秘訣です。採用のミスマッチを防ぎ、求める人材を獲得したい会社は、導入を検討してみるとよいでしょう。