採用代行(RPO)とは?メリットとデメリット、選定のポイントを解説

採用ノウハウ

採用代行(RPO)とは、採用に関する業務の一部または全部を代行するサービスです。スカウトの文面作成・配信や応募者への対応などを委託し、よりコアな業務に注力できます。 本記事では採用代行(RPO)を利用する企業が増えている理由やメリット、サービスを選ぶポイントを解説します。

1.採用代行(RPO)とは?増加している理由は?

採用代行(RPO)とは?増加している理由は?

採用代行はRPO(Recruitment Process Outsourcing)とも呼ばれ、採用に関する業務を代行するサービスです。ここでは、採用代行(RPO)の概要や利用が増えている理由を解説します。

1-1.採用代行(RPO)とは?

採用代行(RPO)とは、採用の一部もしくは全部の業務を外部の専門会社に委託することです。採用活動では、自社サイトの求人ページの作成・更新や求人媒体の選定・求人募集の原稿作成といった業務があります。

さらに、会社説明会の検討や日程調整、準備も必要です。スカウトメールの文面作成や送信、応募者の選考・面接日時の調整・面接の実施など、担当者が行う業務は多岐にわたります。

これら採用業務をすべて自社で行う場合、多くの手間と時間がかかり、専門的な部署を持たない企業の場合、担当者の負担は計り知れません。このような企業の負担を解消するため、採用代行が活用されています。

また年々効果的な採用手法は変化していることから、社内にノウハウを蓄積することも難しくなってきています。採用代行(RPO)に依頼すれば、新しい採用ノウハウを自社に蓄積することも可能です。

1-2.採用代行(RPO)の利用が増えている理由

近年、採用代行(RPO)を利用する企業が増えています。人手不足の深刻化による採用活動の多様化・長期化がその理由です。

人手不足の時代で売り手市場の状態が続き、各社は人材獲得のために採用手法を工夫しています。採用手法は多様化し、従来の採用手法では人材の獲得が難しいのが実情です。

新しい採用手法を取り入れることで、担当者の負担も増えています。専任の採用担当者がいない場合、ほかの業務を行いながら採用業務を進めなければなりません。

売り手市場により、採用活動も長期化の傾向にあります。人材が集まらない、あるいは内定を出しても入社に至らないなどで採用活動が長引きます。採用活動が長期化すれば、それだけ担当者の負担も増えるでしょう。

これらの問題を解決できるのが、採用代行への業務委託です。担当者の負担を減らし、できるだけ早く求める人材を確保するために採用代行を利用する企業が増えています。

2.採用代行(RPO)に委託できる業務内容

採用代行(RPO)に委託できる業務内容

採用代行(RPO)に委託できるのは、採用活動における一連の業務です。採用計画の立案から適した募集方法の選定、応募者の対応、内定者のフォローなど一連の業務を委託できますが、具体的な業務内容は会社ごとに異なります。

ここでは、採用代行(RPO)に委託できる各段階の業務内容を解説します。

2-1.採用計画

採用代行のサービスによっては、採用計画の策定など、戦略の立案段階から採用活動をサポートしています。「いつまでに、どのような人材が何人必要」といった希望に合わせ、戦略の立案と採用ターゲットの設定、スケジュール設計を行います。競合や市場の調査・分析も委託でき、効率的な採用活動が可能です。

ターゲットの設定では詳細な「ペルソナ」を設計することで求める人材を明らかにし、採用のミスマッチを防ぎます。また、業務フローの構築で業務を可視化します。

採用計画を委託することで、一連の採用活動をスムーズに行うことができるでしょう。

そもそも、どのような業務を委託すればいいかわからないという場合、採用計画の相談から対応しているサービスを選べば安心です。

2-2.募集方法選定

採用代行では、募集方法の選定や求人原稿の作成など、母集団の形成や集客に関わる業務を委託できます。母集団とは、自社の求人に興味を持つ人のことです。ただ人数が多ければ良いわけではなく、どのような人材を集められるかが重要です。効率的な母集団を形成するため、以下のような業務を委託できます。

  • 募集方法の選定
  • 求人原稿の作成・掲載の手配
  • スカウトやDMの作成と配信
  • 会社説明会の準備・運営

まず、採用計画で設定したペルソナ像をもとに、ターゲット層が多く利用する募集方法を選定します。さらに、求人広告の原稿作成・掲載の手配・会社説明会の運営など、手間がかかる業務を委託することで、担当者の負担が大幅な削減が可能です。

年間を通じて採用をしている、あるいは複数の媒体を利用している場合はまとめて依頼でき、工数を減らしてコストの削減も可能です。

会社説明会の代行も委託できます。事前に参加者に伝える内容などの打ち合わせを行い、説明会用のプレゼン資料作成を依頼することも可能です。

近年注目されている採用手法・ダイレクトリクルーティングを利用する場合、DMやスカウトメールの作成・配信も依頼できます。

また、採用手法としてSNSを活用する企業も増えています。SNSは拡散力が高く、母集団形成にも効果的です。しかし、採用活動でSNSを活用することに慣れていない担当者もいます。そのような場合でも、採用代行に情報発信や更新を委託することが可能です。

採用代行企業を選ぶ際には、依頼したい内容は対応可能か、採用実績は豊富にあるか、競合他社の採用実績はあるかなどのポイントを参考にされることをおすすめします。

2-3.応募者対応・選考対応

応募者の受付・情報登録や面接までの工程も依頼できます。これらの対応は応募者が多いほど時間と手間がかかりますが、採用代行に依頼することで、担当者の負担を大幅な削減が可能です。書類選考も手間のかかる工程ですが、基準が決まっていれば採用代行に依頼できます。

複数の求人広告を利用している場合、応募者の情報を1つのシステムにまとめて管理し、応募者への日程調整メールなども依頼できます。

採用活動で注意したいのは、応募者の選考辞退です。選考中に不安や疑問を感じた場合、選考を辞退される可能性があります。選考辞退者が出ると人材確保が難しくなり、それまでの採用プロセスを無駄にしてしまいます。このような選考辞退を防ぐため、採用代行では応募者とのコミュニケーションをしっかり行い、人材獲得のチャンスを逃しません。

また、自社の面接官にノウハウやスキルが乏しく、人材を見極められないといった場合には、面接官の指導や代行も依頼できます。

2-4.内定者のフォロー

内定後のフォローも依頼できます。内定を出しても、フォローが十分でないと内定を辞退される可能性が少なくありません。特に複数社から内定をもらっている場合、十分なフォローを行わない企業はすぐに辞退される可能性があります。

採用代行では入社案内や書類の作成・送付を代行するほか、定期的な連絡や個別面談など内定者とのコミュニケーションを行い、内定辞退のリスクを軽減できます。内定者研修や懇親会の日程調整などを任せることで、内定者と採用担当者が向き合う時間を確保することも可能です

内定者フォローは自社で行うケースが多いですが、内定辞退が多いといった課題を抱える企業は、内定者管理を委託してみるのもおすすめです。

3.採用代行(RPO)のメリット

採用代行(RPO)のメリット

採用代行(RPO)を利用することで、採用活動をすべて自社で行うよりも多くのメリットがあります。主なメリットは、以下のとおりです。

3-1.コア業務に注力できる

採用代行(RPO)の大きなメリットは、ノンコア業務を委託することで採用活動の工数を削減し、コア業務に注力できることです。

コア業務とは企業活動の中心的役割を果たす業務を指します。利益を生むための直接的な業務であり、専門的な判断が必要になる業務です。採用活動では、最終段階の面接や人材採用の判断などがこれにあたります。

一方、ノンコア業務は直接利益につながらず、高度な判断を必要としない定型的な業務のことです。ノンコア業務を外部に委託すれば担当者はコア業務に集中し、担当者の負担を減らすとともに採用業務の質を高めることができます。

また、定型化したノンコア業務は手順を一部の作業担当者しか把握していないことも多く、属人化しやすい傾向にあります。属人化すると、「担当者が不在で対応方法がわからない」「担当者ごとに品質が変わる」といった問題が起こりやすくなるため注意が必要です。

ノンコア業務を採用代行(RPO)に委託すれば、そのような不都合を解消できるのもメリットです。

3-2.人件費が削減できる

採用活動に人員が足りない場合、担当者を増やして対応するという選択もあります。しかし、採用活動のノウハウをもたない人材を増やしても効率が悪く、コストがかさみます。

採用代行サービスの利用にもコストが発生しますが、同じコストがかかるのであれば、専門知識や実績を持つ採用代行サービスに依頼する方がコストパフォーマンスに優れているといえるでしょう

また、ターゲットに合った求人媒体の選定や原稿作成ができないと、思うように応募が集まらず採用コストがかさむばかりです。高い専門性とノウハウを持つ採用代行担当者へ依頼すれば、適した媒体の選定や原稿作成が可能になり、採用コスト削減につながります。

採用代行の活用によって時間も削減できます。採用活動は時間も重要であり、長く採用ができず人材の少ない状態が続く場合、業務に与える損害は少なくありません。生産性が下がり、新たな退職につながる可能性もあります。

採用代行に依頼することで、採用までの時間を短縮することが可能です。ただし、どのくらい短縮できるかは依頼する採用代行の能力にも左右されます。

3-3.特化した専門性及びノウハウによるオペレーションが可能である

採用代行(RPO)はこれまで多くの採用活動に関わり、特化した専門性とノウハウで、自社の採用戦略に合わせた採用活動が期待できます。

これまで採用活動に課題があった会社でも、求める人材を獲得できる可能性が高まります。

採用代行の活用は、採用活動の全部または一部をただ委託できるだけでなく、採用活動のトレンドを押さえられるのもメリットです。

求職者に人気の業種・職種は変化するもので、採用担当者には常に新しい情報のチェックが求められます。採用に活用するツールも新しいものが登場し、トレンドの把握も必要です。

採用代行サービスであればこれら新しい情報・トレンドを理解しており、時代に合った採用活動を実施できます。新しいツールの活用により、効率の良い人材確保が期待できるでしょう。

新しい採用手法やノウハウを学んで自社の採用力を強化し、今後の人材確保に役立てることもできます。

4.採用代行(RPO)のデメリット

採用代行(RPO)のデメリット

採用代行(RPO)にはデメリットな側面もあります。依頼する前には、デメリットについても把握が必要です。主なデメリットとして、以下の点があげられます。

4-1.初期の要件定義が難しい

採用活動では初期の要件定義が大切です。自社の求める人物像に合う人材を獲得するためには、委託する採用代行としっかり認識を共有しなければなりません。募集の要件や選考フロー、応募者管理方法などのすり合わせが必要です。

求める人物像のスキル・要件などのすり合わせができないと、ミスマッチが起きる可能性もあります。

「求める人物像とは異なる人が応募してくる」といった事態が発生しないよう、委託先とのコミュニケーションを十分に取らなければなりません。

4-2.費用が発生し、高騰化する可能性がある

委託するにあたり、委託する範囲や内容によりますが、一定の委託費用のコストが発生します。費用やサービス内容、成果については各社異なりますので、事前に採用実績やサービス内容など十分に情報を収集する必要があります。

費用が高騰化する理由としては、対応件数が増えた場合に追加料金が発生した、委託期間を延長した際に延長料金が発生した、対応範囲を拡大した際費用が追加になったなどが考えられます。

想定している委託範囲および委託費用に大幅な乖離がないよう、見積もりの提示、追加料金が発生するケースについて事前に確認しておくことが大切です。

4-3.採用のノウハウが蓄積されない

採用代行(RPO)を活用するメリットに、採用活動のノウハウを学べるということをお伝えしました。しかし、業務を委託してしまうことにより採用の経験・ノウハウが自社に蓄積されず、再現できない可能性があります。

採用担当者の育成ができず、委託を解除したときに「自社だけでは対応できない」ということになりかねません。

将来は自社で採用活動を行うことを予定している場合は、採用代行はあくまでサポートとして利用し、プロのアドバイスをもらいながらノウハウを蓄積していくことが大切です。

5.採用代行(RPO)先の選定ポイント

採用代行(RPO)先の選定ポイント

採用代行サービスにはそれぞれ特徴があり、得意分野も異なります。自社に合うサービスを見つけることが、採用活動を成功させるコツです。ここでは、採用代行サービスを選ぶ2つのポイントをご紹介します。

5-1.委託内容の対応範囲

採用代行(RPO)を選ぶ際は、委託内容の対応範囲を確認しましょう。採用業務は採用計画の策定から内定者フォローまで多岐にわたり、業者によって依頼できる業務は異なります。自社が依頼したい業務に対応しているかの確認が必要です。

例えば、募集方法の選定や応募者の管理といった業務は多くの業者が対応しています。しかし、採用戦略や計画の立案など採用コンサルティングに関わる部分に対応している業者は多くありません。

自社の採用活動の課題を洗い出し、自社でできる業務と委託すべき業務を確定してください。その上で、外部に委託したい業務を得意としている業者を選ぶようにしましょう。

5-2.過去実績の確認

過去の実績・導入事例の確認も必要です。採用代行サービスのホームページにはこれまでの導入社数や導入事例が掲載されている場合も多いため、確認しておいてください。その際は自社と同じ業界・業種の企業を担当しているかも忘れずにチェックします。

採用代行の運用中は、進捗状況の共有も大切です。どのような方法で、どのくらいの頻度で共有するかを事前に確認してください。採用代行企業側の対応もチェックが必要です。

デメリットの項目でもお伝えしたように、認識のズレがあると採用のミスマッチを生む可能性があります。初期の要件定義について、しっかりすり合わせを行う姿勢を持つサービスかどうかを見極めることが重要です。

6.高いコストパフォーマンスが見込める採用代行サービス「Famm リクルーティング」

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どの採用代行(RPO)が自社に合うのか迷っている方に、「Famm(ファム) リクルーティング」をご紹介します。ノンコア業務のすべてに対応可能で、日程調整だけなどスポット対応も行います。

「応募者対応などの業務に追われてコア業務に集中できない」「採用担当の人材を育成・採用する余裕がない」などの課題を解決でき、高いコストパフォーマンスが見込める代行サービスです。

専門的なスキル・幅広い業務経験を持つアシスタントが在籍し、高品質なマルチスキルを持つディレクターがマネジメント・改善業務を担当します。

プランによっては業界最安水準のコスト(月10万円程度)でサービスを提供しており、人材を雇用するよりも高い費用対効果で求める人材確保を実現します。

7.条件が当てはまるなら採用代行を利用するメリットは大きい

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「自社に採用のノウハウがなく人材が集まらない」「担当する人材がいない」などの悩みがある場合、採用代行(RPO)を利用することで課題の解決が可能です。ノンコア業務を依頼して担当者の工数を減らせば、コア業務に注力することができます。

自社の課題に合った採用代行サービスを選定することで、効率的な採用活動が可能になります。今回の記事を参考に採用活動の見直しを行ってみてはいかがでしょうか。

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