要員計画とは？事業遂行に必要な人材確保に不可欠！計画策定の手順を解説

１．要員計画とは？

要員計画とは、事業を遂行する際に必要な人員に関する計画を策定することです。企業の経営資源である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の一つである「ヒト」を管理することを目的とし、具体的には、人材配置や人材採用計画などを行います。よく似た言葉に人員計画がありますが、要員計画と同じ意味ではありません。

ここでは、要員計画の内容や人員計画との違いをみていきましょう。

1-1.事業遂行に必要な人員の計画を立てることる

要員計画とは、事業計画の目的を遂行する一環として人員に関する計画です。主に担当するのは人事部門ですが、事業の遂行に関わるため経営層の判断を仰ぎながら遂行されます。

具体的には人員配置や人材雇用、人材育成の計画を立案するもので、各社員の適性を把握しながら、適切な人員配置を実施します。

単に採用や人員補充それ自体を目的とするのではなく、経営方針や事業計画を推し進めるための手段として、企業の数十年先を見据えた計画を策定することが必要です。

1-2.人員計画や採用計画との違い

要員計画のほかに人員計画がありますが、両者は意味が異なります。人員計画は部署ごとの小さい単位で、配属先はどこか、何人配属すればよいかといった具体的な人材配置についての計画です。

一方、要員計画は事業計画の遂行に必要な人材という大きな視点から行う人材戦略であり、人員計画の土台となります。

また、要員計画は採用計画とも異なります。採用計画は文字通り人材を採用するために立案される計画のことです。定期的に発生する退職や異動による欠員に合わせ、採用活動の計画を策定します。

２．要員計画が必要とされる理由

要員計画が必要とされるのは、人材不足やビジネス環境の変化が理由です。近年は労働人口の減少により、人材の確保に悩む企業が少なくありません。

また、技術の進化によりビジネス環境の変化が激しく、不安定な環境の中で生き残るためには人材を活用するビジネスモデルが必要とされています。

要員計画が必要とされる理由について、ご紹介します。

2-1.労働力の減少による人材不足

現代は少子高齢化社会で労働力の減少が深刻であり、多くの企業が優秀な人材を確保するための課題を抱えています。

人材の確保には新規採用だけでなく、自社の人材育成や働き方の多様化、退職者の再雇用などの施策も考えていかなければなりません。そのためには、要員計画を実施して適材適所の人材配置が必要とされます。

2-2.技術の進化とビジネス環境の変化

IT技術の進化は早く、ビジネス環境は大きく変化しています。企業への影響は大きく、生き残るためには他社と差別化するために人材を活かすビジネスモデルを作らなければなりません。

事業計画を実現する重要な要素として人材戦略を位置づけ、経営トップが率先して戦略の必要性を発信し、将来を担う人材確保を推進していく必要があります。

３．要員計画を立てるメリット

要員計画を立てることには、いくつかのメリットがあります。まず合理的な採用活動ができ、現場が求める人材を適材適所に配置できるという点です。また、要員計画は経営層と現場が連携して進めるため、会社の理念に照らした一貫したメッセージを発信でき、自社が本当に求める人材の確保につながるのも利点です。

要員計画を策定するメリットについて、ご紹介します。

3-1.合理的な採用活動ができる

事業計画に基づいて要員計画を立てることで、合理的な採用活動を実施できます。

「3人の欠員ができたから来年度は3名の人員を募集する」という短絡的な採用活動ではなく、「事業計画を達成するためには何名の増員が必要か」「現在の収益から何名の採用が適切か」という視点を持つことで、無駄のない実情に合った採用活動ができるのです。

3-2.最適な人材配置ができる

要員計画では、現場が求めている人材を適材適所に配置できるのもメリットです。要員計画の遂行では事業計画に沿い、現場の声を聞きながら各部署に必要な人材や適切な人数を把握します。

余剰人員がある部署から人員が不足する部署に配置転換するなど最適な人材配置が行われ、結果として生産性向上につなげることができます。スムーズな事業計画の実現へと進めることができるでしょう。

3-3.自社に合った人材を採用できる

要員計画では経営層と現場が連携し、事業計画に基づいた計画の設計・運用を行います。情報を共有し、採用活動においても経営方針に沿った一貫したメッセージを発信できます。

求人広告や企業メッセージなどで明確な方針を打ち出すため、自社に合う人材の採用が可能です。採用のミスマッチを減らすことができ、離職者を減らすなどの効果も期待できるでしょう。

４．要員計画の立て方は2種類

要員計画で必要な人員を計算する方法は2種類あります。企業に必要な人員を採算がとれるかどうかの視点で計算する「トップダウン方式」と、現場に聞き取りを行い、各部署に必要な人員を算定していく「ボトムアップ方式」です。アプローチがミクロ的かマクロ的かの違いでもあります。

2つの方式はどちらか一方のみを基準とするものではなく、一方の方法で数字を出しながらも、もう一方で検証するなど併用して使うのが一般的です。

要員計画の策定で行う方法をみていきましょう。

4-1.トップダウン方式

企業に必要な人員を収益に対して人件費の採算がとれるかという、経営の視点から算定する方式です。事業計画で設定された目標売上高を基準に、利益からどれくらいの割合を人件費にするかを決め、人件費の総額でまかなえる人員数を算出します。

現場のニーズから人員を決めるのではなく、事業計画に基づいた予算から人員数を決定する方法です。

マクロ的アプローチとされ、決められた予算に合わせて人員を補充するため、人件費が予算を超えるという不都合はありません。

ただし、予算を重視することで、必要な人員数を確保できない可能性もあります。経営者サイドとしては、コストとなる人件費はできるだけ減らす方法で考えたいのが本音といえるかもしれません。しかし、算定した人員数が業務を遂行するうえで必要な数に達していない場合、従業員の負担となるでしょう。

そのため、トップダウン方式を採用する場合は予算だけを考えるのではなく、現場に必要な人員が不足していないかという観点も必要です。

4-2.ボトムアップ方式

現場で聞き取りを行い、各部署のニーズに合う人員を配置する方法です。ミクロ的アプローチとされています。各部署にヒアリングした内容により、業務量や業務を進めるうえで必要なスキル、人員数を把握します。

現場の業務に合わせて必要な人員数を算定するため、実情に合った人員配置ができるのがメリットです。

ただし、現場のニーズにすべて応えると、予算オーバーになる可能性があります。こちらの方法を採用する場合は、必要な人員を確認するとともに、予算の範囲内で収まるかどうかも考えなければなりません。

そもそも、現場では人が減って多忙になる状況を避けるために、必要な人員を多めに考えている可能性もあります。業務によっては、適正な業務量を算定することが難しい場合もあるでしょう。そのため、ボトムアップで算定した人員が適切であるとは限りません。

要員計画の算定では両方の方式について、それぞれの側面を考慮しながら検討する必要があります。

５．要員計画を立てる5つの手順

要員計画を立てる際は、正しい手順を踏まなければなりません。具体的には、以下の手順で行います。

1. 現状を把握して分析する
2. 現場のニーズを調査する
3. 必要人数を算定する
4. 数値のギャップを調整する
5. 要員計画を作成して実行する

要員計画では、要員の算定方法について2つの方式をどのように使っていくかが重要なポイントです。ぜひ参考にして、自社の事情に合わせて検討してみてください。

5-1.現状を分析する

要員計画は人事担当が中心となり、現状を把握することから始めます。まず、要員計画の最終目的は事業計画の遂行にあることを把握しなければなりません。人員が足りていても事業計画との適合性がなければ、いずれ事業の遂行で問題が生じる可能性があります。

経営層と十分な打ち合わせを行い、現状の事業計画をしっかり確認することが必要です。

次に、各部門・部署ごとに以下の項目を調査し、過不足をチェックしましょう。

• 年度当初と年度末に在籍している人数
• 年度の増減人員

調査により、目標を達成するための人員がどれだけ不足しているかを確認します。不足を解消するため、新たに募集をかけるか異動を実施するか、コストはどのくらい必要かなどを検討していきます。

現状だけでなく、将来どのような人員構成に変化しているのかもシミュレーションが必要です。離職率が高い場合は、それも加味して検討します。

5-2.ボトムアップ方式でニーズを調査する

現状を把握したら、ボトムアップ方式で人員を算定します。社内の各部署に対し、必要な人員についてヒアリングを行いましょう。現場の声を聞くことで、無駄なく業務に必要な人員の配置が可能です。

聞き取りは部長や課長など各部署の責任者に対して実施し、人員に不足があり補充がいる場合はいつまでに必要か、どのようなスキルを持つ人材を必要とするかなどを確認します。

5-3.トップダウン方式で必要人数を割り出す

次に、トップダウン方式で調査を行い、事業計画や予算の観点からのニーズを確認します。経営層の意見を参考に、計画の実現に向けて必要となる人員を把握しましょう。

トップダウン方式で人数を算出したら、ボトムアップ方式で確認した現場のニーズと照らし合わせます。現場の声をそのまま採用した場合に予算が足りるかのチェックをしておきましょう。

5-4.ギャップを調整する

2つの方式で算出した数にギャップがある場合は調整します。算出して必要になった要員の補充は新卒採用にするのかそれとも中途採用か、既存社員の能力開発を行うか、アウトソーシングなど外注するかなどを決めていきます。

人材の補充は、単に現状の必要人材を埋めるという短期的な視点ではなく、事業計画に基づいて中長期的な視点で行うことが大切です。

例えば、即戦力を重視して中途採用を多くすると、会社の将来を担う若手の人材が不足してしまいます。長期的には人材不足になる可能性があるでしょう。

「事業計画を達成するためにはどのような人材が必要か」という観点を忘れないようにしましょう。

5-5.計画を作成し実行する

要員計画を作成したら、採用計画と人材育成計画を立てて具体的な施策を実行していきます。実施にあたっては、定期的なモニタリングが必要です。

例えば、採用した人材が期待する働きをしているか、能力開発をしている人材が予定通り成果を上げているか、といった点を検証します。

計画通りでない場合は計画に問題がないか確認する必要があり、離職など想定外の事態がある場合も原因を分析しなければなりません。

６．要員計画を立てる際の注意点

要員計画がうまくいかない場合でも、安易に計画を変更することはリスクがあります。要員計画は事業計画をもとに策定されたものであり、その変更は事業計画自体を変えることになるためです。

要員計画を変えただけでは根本的な解決にならず、結局は事業計画について見直す必要に迫られる可能性があるでしょう。

問題が生じた場合には、要員計画と実績との間のギャップを調整してみるのも一つの方法です。ギャップの大きさに応じて対処法を考えましょう。ギャップがあることを知りながら対策を取らずに放置することのないようにしてください。

７．現場の声を取り入れ事業計画を達成できる要員計画を策定しよう

要員計画は事業を遂行する際に必要となる人員に関する計画で、自社に必要な人材を確保するために重要です。無駄のない合理的な採用活動と適材適所の人材配置が行われることで、生産性の向上が図れます。

計画の実施では現場のニーズを考慮しつつ、経営上の観点から必要な人員を算定しなければなりません。事業計画を達成するために、適切な要員計画を策定しましょう。