採用担当の仕事内容とは？人事担当との違いや向いている人の特徴を解説

1.採用担当とは

採用担当とは、企業内で主に人材の採用業務を専門に担うスタッフを指します。人材がいて初めて事業を維持・成長できるものだと考えれば、採用担当は事業や企業全体の成長にとって欠かせない人材です。

ここでは企業に欠かせない採用担当の主な役割と、人事担当との違いについて解説します。

1-1.採用担当の主な役割

企業における経営資源はよく「ヒト、モノ、カネ、情報」の4つといわれます。なかでもヒト、つまり人材は、企業や組織を支える基盤であり、いなければ経営は成り立たないほどです。採用担当の最大の役割は、企業の特性に見合った優秀な人材を採用し、定着させることを通して経営に貢献することだといえます。

一方で採用担当は、これから一緒に同じ企業で働こうとする人材が、初めて接する企業の「顔」と認識される存在です。企業がどれほど大規模で高い知名度を誇っても、応募者は採用担当の対応を理由に選考を辞退することがある一方、好印象を抱き志望の意思をいよいよ強めることもあるほど人に与える影響が大きい仕事でもあります。

1-2.人事担当と採用担当の違い

採用担当と人事担当は、どちらも「ヒト」に関わる業務ですが、これらの違いは実際に携わる業務の幅広さにあります。人事担当が携わる業務は、主に次の6つです。

• 採用：企業に必要な人材を外部から確保する業務
• 育成：人材が必要な知識やスキルを身につけさせる業務
• 配置：人材を、適切なポジションに配置、異動させる業務
• 評価：人材を、目標や成果の達成度、行動などに基づいて評定する業務
• 報酬：評価に基づいて人材に対して還元する価値を決定する業務
• 退社：人材の退職に関連する業務

採用担当は、人事担当が担う業務の一つである「採用」に関わる業務を専門に取り扱います。広い意味で採用担当は、人事担当に含まれるといってよいでしょう。

2.採用担当の主な仕事内容・業務フロー

ここからは、採用担当が実際に取り組む仕事内容を、採用活動の業務フローに沿ってより具体的にみていきます。人材の採用は、企業にとっても採用される人材にとっても重大なイベントです。企業側が明確な目的を設定し、目的に沿った人材を適切な人数採用する必要があります。

2-1.採用計画の策定

採用活動の最初のステップは、採用計画の策定です。採用計画では、経営方針や事業計画などをもとに、部署ごとの採用人数や募集のための要項、スケジュールなどを決定し、同時に採用コストも算出するなど、採用に関するさまざまな要素を策定します。

新卒採用ではある程度時期が絞られるため比較的計画しやすいといえますが、中途採用の場合はいつまでにどのようなスキル、経験を持つ人材が必要かなどを明確にすることから始めなくてはなりません。より慎重に検討し、綿密な計画を策定する必要があります。

2-2.採用基準・条件やスケジュールの設定

採用計画の段階で求める人材像はある程度絞られますが、実際に募集するときは求職者にわかりやすい言葉で表現しなくてはなりません。このような採用基準や採用条件の言語化も、採用担当の重要な役割です。

採用の基準や条件には、持っているスキルや特定の業務の経験年数といった客観的に確認できるものだけでなく、人柄や価値観のような確認の難しいものも含まれます。面接担当者ごとに基準が変わってしまわないよう、入念な打ち合わせが必要です。

採用スケジュールは、採用した人材が現実的に活動できる時期を想定し、逆算して計画します。スケジュールは採用する職種や人数によって立て方が異なるため、多少の余裕を持ちつつも予算の範囲内で最適に整えることが大切です。

2-3.採用手法の選定

次のステップでは採用の手法を選びます。できるだけ数多い求職者に告知したい場合は、求人に特化した雑誌やチラシ、Webサイトへの掲載、説明会の開催などの手法が一般的です。ただ、応募者数も多くなると見込まれるため、企業側も十分に対応できるような人員体制を整える必要があります。

また特定のスキルを持つ人材にダイレクトにアプローチしたい場合は、人材紹介や転職エージェント、ダイレクトリクルーティングなど他の手法についても検討する必要があるでしょう。最近は、現在働いているスタッフに紹介してもらう「リファラル採用」を併用する企業も多いようです。採用の規模や職種の特徴などを踏まえ、適切な手法を用いましょう。

2-4.応募者の選考・面接の実施

求人が公開されると、求職者からの応募が届きます。採用計画にのっとって書類選考や面接日程の調整・決定、応募者との面接といった実業務も採用担当の重要な役割です。

現在、採用は求職者の売り手市場にあります。そのため、複数の企業の選考を受けている状況に対する配慮も重要です。そのうえで選考のためのさまざまなやりとりを通じて自社への理解を促進し、入社の志望度を高めることが求められます。内定が出たら即入社する求職者は多いため、応募から面接、内定までの期間はできるだけ短くする工夫も必要です。

2-5.内定者への各種フォロー

採用内定から入社まではある程度の期間が空いてしまうのが通常ですが、この間も採用担当は、さまざまな面でフォローする必要があります。この期間が長いほど入社に対して不安を感じたり、他社からの内定連絡などによって志望の意思が揺らいでしまったりといったことが起こりやすいためです。

昨今の内定辞退率は高く、内定後のフォローの重要性は増しています。採用担当は内定者の不安や疑問を丁寧に解消しつつ、さまざまな手法で内定字体を防がなくてはなりません。たとえば内定者と社員の交流イベントや食事会、内定者限定のアルバイトや研修会、定期的な面談などの機会をあえて設ける必要があります。

3.採用担当に求められるスキル

採用担当の具体的な業務内容をみると、経営方針や事業計画の把握から採用手法の種類の把握、さまざまな経験を持つ求職者への対応まで、実に多岐にわたっていることがわかります。そのため採用担当にも高いスキルが必要です。

ここでは採用担当に求められる代表的な3つのスキルについて解説します。

3-1.応募者の考えを引き出すコミュニケーション能力

採用担当は、求人媒体を管轄する取引先担当者やさまざまな経歴・特徴を持つ求職者、連携が必要な他部署のスタッフなど、社の内外を問わず幅広い立場の人々と関わります。

求人媒体の担当者には、こちらの意図する求人内容や目的をはっきりと伝え、十分に反映できていないときは指摘して改善を求めなくてはなりません。求職者に対して自社の本当の魅力を伝えるには、社内のさまざまな部署と積極的に関わり、情報を得る必要があります。

また求職者に対して自社の魅力をわかりやすく伝えることはとくに重要です。面接では求職者との会話から本音を引き出し、本質を見極める力も求められます。

これらはどれも、多種多様な人々との適切なコミュニケーションがあってこそ可能なことばかりです。採用担当には、コミュニケーション能力を適切に生かすための判断力も求められます。

3-2.スケジュールなどの変化に対応できる調整能力

採用計画のスタートから採用、人材の定着までのスケジュールがすべて思惑どおりに進むことはほとんどありません。多くの場合、遅れや調整不足によるミスマッチが発生し、イレギュラーな対応に時間がかかってしまうといったトラブルは発生します。このとき採用担当に求められるのは、トラブル対処も含めた調整能力です。

臨機応変な対応はもちろん、採用担当だけで間に合わない場合は関係部署にいち早く応援を依頼し、詳細に打ち合わせるなどして適切に対処しなくてはなりません。このような調整においては、採用計画や採用手法だけでなく、関連部署の業務や事情も把握しておく必要があります。

採用計画を滞りなく完遂するには、考えられるトラブルには対処できるよう備えることが大切です。トラブルを察知するための情報収集能力や、素早く対処する行動力も求められます。

3-3.コストを抑えて採用を成功させるマーケティング能力

どれほど採用が企業にとって重要だとしても、コストが無限にかけられるわけではありません。多くの場合、限られた予算の範囲内で、企業の求める人材を確保するよう求められます。

とくに専門的なスキルや豊富な経験のある人材を採用したい場合、一般的な求人誌や求人広告で十分ではない可能性があります。しかしそうするとコストがかかってしまうため、予算を転職エージェントやダイレクトリクルーティングといった、より効果が見込める手法を検討しなくてはなりません。

重要なのはどの手法を用いるかではなく、どのような手法にどのくらいの予算を割り当てるかというマーケティングをもとにした発想です。採用担当には予算を最も効果的に使うよう調整するためのマーケティング能力も必要といえます。

4.採用担当に向いている人の特徴

実務内容や求められるスキルを考えると、採用担当に向いている人の特徴が見えてきます。このような特徴があると採用担当の業務はよりスムーズに進められると考えられるため、身についていることが「望ましい」といえるでしょう。

ここでは採用担当が身につけていることが望まれる特徴を5つ解説します。

4-1.多様な人に丁寧なコミュニケーションがとれる

採用担当は採用活動を遂行するために社内外のさまざまな関係者と連携します。そのためには相手に求めるだけではなく、相手の事情もしっかり受け止められるような高いコミュニケーション能力が必要です。

とくに採用面接では、多種多様な求職者の考えや価値観、持っているスキルや経験をうまく引き出すため、適切かつ丁寧な質問が欠かせません。自社の魅力や採用の条件なども明確に、わかりやすく伝えることも重要です。

またコミュニケーションをとることに集中してしまわないよう、普段から無理なくコミュニケーションをとれる人がふさわしいといえます。

4-2.論理的な思考を行い相手を見極められる

採用担当は採用計画の掲げる目的を、現在自社が置かれた状況を含めて論理的に理解し、採用活動に活かすことが求められます。

とくに応募者を見極める際は、ともすれば相手の優れたところなどのポイントを中心に評価しがちですが、重要なのはその応募者が自社の求めている人材かどうかの正確な判断です。自分の受けた印象だけにとらわれず、採用の目的に立ち返って評価するには論理的な思考が欠かせません。

4-3.自発的に行動し臨機応変な対応ができる

ただ言われたことだけをこなしているだけでは、採用担当として周囲の期待に応えるのは難しいでしょう。なぜなら採用計画の進捗だけを考えても、さまざまな場面で予定外の事態やトラブルが発生する可能性はあり、そのとき臨機応変な素早い対応が求められるためです。

たとえば採用活動の中で応募者から、想定していなかった質問や問い合わせがあった場合、迅速に答えられなければその人材は、他社への入社を決めてしまうことも考えられます。

採用活動ではどの場面でどのような事態が起こるかわかりません。臨機応変な対応ができることはもちろん、さまざまな場面で起こると考えられる事態を想定しておく必要もあるでしょう。

4-4.社内外問わずわかりやすく説明できる

たとえば自社の魅力もただテンプレートを述べるだけでは魅力的と感じられないことがあります。うまく伝えるには内容だけでなく、伝える順番や言葉選び、伝えるときの声のトーン、表情といったさまざまな要素への工夫が必要です。このような「わかりやすく説明できる」スキルを持つ人は、さまざまな種類の関係者とのコミュニケーションが多い採用担当に向いているといえます。

そもそも目の前の応募者に対して「まさにこの人に自社の魅力をわかりやすく伝える」には、自分の言葉として伝えることが大切です。物事を言われたとおり伝えるだけでなく、聞いている相手の様子をみて理解度を測りつつ、よりわかってもらうために伝え方や言葉をその場で適切に変える臨機応変な対応が求められます。

とくに採用担当は、どのような考え方、価値観を持っているかわからない応募者にも、誤解のないよう正確に伝えなくてはならないポジションです。独りよがりでない、相手に「わかってもらいたい」気持ちをしっかり持ち続けることが求められるポジションともいえるでしょう。

4-5.先入観を持たず相手と接することができる

求人への応募者がある大学の卒業生だからといって、誰もが同じことを感じ、考えているわけではありません。自社に対して感じる印象や、求人について疑問に思うことも人それぞれです。採用担当はこのような応募者に、1人ずつ丁寧に、相手に合わせて接することが求められます。そこで先入観を持っていると、伝えたいことがうまく伝わらないだけでなく、相手の人物像を冷静に判断できません。採用担当には、人と接するとき先入観を持たないことが大切です。

しかし一方で、応募書類などに示された情報を整理し、そこから相手の特性や価値観を見抜く能力も求められます。採用担当は、固定観念にとらわれず、一方で得られたさまざまな情報も参考に、相手の本質を見極めることが重要です。

5.採用業務を成功させるためのポイント

自社の求める人材を見極めて採用し、以降長期にわたって活躍すれば採用活動は成功といえます。ただ成功するための手法や手順は、採用する目的や職種ごとにさまざまです。それでもあえて成功するポイントがあるとすれば、およそ次の3つが挙げられます。

• 採用したい人材や採用の目的を明確にする
• 採用手法が自社に適しているか見直す
• 採用に関するシステムやサービスを活用する

ここではこれらのポイントを1つずつ解説します。

5-1.採用したい人材や採用の目的を明確にする

採用活動は企業における事業の一つといえます。これは採用活動によって採用される人材が、今後の事業で大いに活躍し業績を上げることが求められるためです。そうなると次のような要素が浮かび上がってきます。

• 自社のどの事業に課題があるか
• その事業の課題の解決にどのようなスキルや経験が必要か
• 該当する人材がいつまでに、何人必要か　など

これらはどれも、採用の目的を細分化した要素です。このうち1つでも要件を満たしていなければ、採用活動は失敗になる恐れがあります。そのため採用活動において採用担当は、目的を明確に把握しておくことが大切です。

5-2.採用手法が自社に適しているか見直す

採用担当の仕事には、採用活動から採用、人材の定着までが含まれます。その間、さまざまな手法を用いますが、これが自社に適しているかどうかは常にチェックし、適していないと判断すれば見直しが必要です。

たとえば応募総数が想定より少ない場合は、そもそも求人媒体や求人内容が求める人材像に適していない可能性があります。採用後の早期退職者が多い場合は、求人内容や募集要項、面接などで開示する情報に実際とのギャップがないかチェックしてみましょう。

とくに採用媒体は、ただ有名だから、登録者数が多いからなどの理由だけで決めてしまうのは避けたいところです。あくまで自社の求める人材や職種に適したものを選ぶ必要があります。

5-3.採用に関するシステムやサービスを活用する

採用活動に利用できる手法は1つだけではありません。たとえば紙媒体だけを考えても、新聞や求人広告、単独でのチラシなどがあり、それぞれ届ける層には違いがあります。求人雑誌でも、特定の業種に強かったり、正社員またはアルバイトに強かったりと特徴は異なるため、しっかり見極めて選ぶことが大切です。

他にも採用が決まってから費用が発生する「人材紹介サービス」や、採用候補や選考状況、採用活動の日程を一元管理できる「採用管理システム」、採用業務そのものを外注する「採用サポート」などがあります。それぞれに特徴があるため、まずは情報収集から始めてみましょう。

6.採用担当の業務を見直して採用を成功に導こう

採用担当の仕事は、いわゆる人事の仕事の一つである「採用」といえますが、仕事内容は採用計画の策定からスケジュール、採用基準、採用方法の検討から実際の面接・選考、内定後のフォローまで実に多岐に渡ります。

そのため、多種多様な関係者と適切にコミュニケーション力や、自発的に行動できる実行力、論理的な判断力が必要です。採用担当の仕事は、それほど企業にとって欠かせない業務といえます。

しかしそれだけに、採用担当の仕事はいつまでも同じことを淡々とこなすだけでは十分な成果をあげられません。今の手法が適切かどうか、常にチェックし適切に見直すことで、成功に導くことが求められます。