採用課題とは？新卒・中途別の解決方法とおさえるべきポイントを解説

1.採用課題とは何か？

採用課題とは、採用活動をうまくいかなくしている要因のことです。採用活動のボトルネックになっている部分であり、課題があることにより効率が低下してしまいます。採用課題を改善すれば、人材の獲得や定着に寄与するほか、費用対効果も高められます。

採用課題の主なものは、大きく分けて以下の3種です。

• 募集段階の課題
• 選考段階の課題
• 入社後の課題

採用を成功に導くには、どの段階で、どのような課題を抱えているのかを明確にし、課題に適した解決策を講じる必要があります。各段階の具体的な課題や、採用課題の見つけ方などについては後述します。

2.近年の採用市場の動向

人材の採用を巡る課題は、時代によって異なります。そこで、近年の採用市場の動向をおさらいしておきましょう。

国内の採用市場は、基本的に売り手市場が続いています。雇用動向を示す指標である有効求人倍率を見ると、2020年には新型コロナウイルス感染症の拡大で一時的に倍率が低下しました。しかし、その後は回復傾向をたどり、2023年2月には1.34倍（新規学卒者を除きパートタイムを含む、季節調整値）となっています。

有効求人倍率の伸びでわかるように、地域や職種によっては、中途採用が非常に難しい情勢です。とりわけIT人材は需給ギャップが大きく、優秀な人材の取り合いが今後も激化すると見られます。経済産業省のまとめによると、2015年時点でも17万人不足していたとされるIT人材の需給ギャップは、2030年には約59万人にまで拡大すると予測されています（IT市場の伸び率を1.5～2.5％とした場合）。

新卒採用では、近年は学生が早期に就職活動を始める傾向が顕著です。2021年度以降、学生が就職活動を開始する時期は早まる一方で、必然的に企業の採用活動も早期化する傾向にあります。背景には学生の不安感があると見られており、中小企業では採用活動の長期化が継続すると予想されます。

参照元：厚生労働省「一般職業紹介状況(令和5年2月分)について」

参照元：経済産業省「IT人材の最新動向と将来推計に関する調査結果」

3.採用課題を見つける方法

採用がうまくいかない場合は、採用課題がどこに潜んでいるのかを調べる必要があります。具体的には、以下のような方法です。

• 採用フローの明確化
• 段階ごとの歩留まりのチェック
  

採用課題は募集段階にある場合もあれば、選考段階にあることもあり、そもそも応募者が少ないこともあれば、面接の時点で通過人数が急減することもあります。改善すべき点がどこにあるのかを見つけるには、採用フローを段階ごとに細分化し、それぞれの段階での歩留まりを確認していくことが重要です。

たとえば、書類選考から筆記試験に進む応募者の割合が他の段階よりも目立って低いとすれば、その過程に採用課題があると予想できます。採用活動が思うようにいかないと悩んでいる場合は、まず採用フローを明確化し、段階ごとの歩留まりを精査するのがおすすめです。

4.採用フロー別のよくある採用課題

採用課題は、募集から入社後までを通じた採用フローのあらゆる段階に隠れている可能性があります。ここでは採用フローを、採用活動の第一段階である母集団形成、採用の中心となる面接などの選考、さらには入社後の3つのフェーズに分けて、それぞれの段階でよくある採用課題をピックアップして解説します。

4-1.母集団形成の課題1：応募が少ない

採用活動に不可欠なのが母集団形成ですが、応募が集まらない悩みを抱えている企業も少なくありません。一般的に、採用活動を成功させるには、採用目標の10倍から20倍の母集団が必要だとされます。

応募が少ない原因としては、以下のような理由が考えられます。

• 求人媒体が活用できていない
• 小規模や知名度の低さで応募者が集まらない
• 発信する情報の訴求力が低い

求人媒体を利用する場合、多くの競合の中で応募者に目を留めてもらうよう、工夫が必要です。掲載順を上位にしたり、大きなスペースを確保したりするようにしなければ、埋もれてしまう危険性があります。

求人媒体の効果を極大化するには、露出度の高い広告プランを選択するのが早道です。それには、ある程度の予算がかかります。あわせて、タイトルや写真などで目を引き、他社と差別化を図る施策も欠かせません。

規模の小ささや知名度の低さは、とくに新卒採用では大きなハンデです。学生は名前を知っている企業や、安定した大企業を選ぶ傾向が強いため、中小企業では母集団形成に苦労するケースが多いようです。知名度の低い企業などでは、応募者が集まったとしても、本命の大企業で面接を受ける前の「練習」に使われるケースもあります。

企業から発信する情報が少なかったり、魅力的でなかったりする場合も、母集団形成には不利に働きます。給与や待遇など型どおりの情報だけを発信していては、応募者に興味を持ってもらえません。

応募者を集めるには、業務内容やどのような人たちが働いているのかが詳しくわかり、自社の魅力を具体的に伝えるように情報発信することが重要です。

4-2.母集団形成の課題2：応募はあるが自社とマッチしない

上述のケースは応募そのものが少ない例でしたが、応募者はある程度あっても、自社の求める人物像とマッチした人があまりいないケースもあります。このようなミスマッチの原因は、以下のようなものです。

• 採用したい人材の人物像がまとまっていない
• 情報発信の内容が違う

求める人物像と異なるタイプの応募者ばかりが集まってしまう場合は、事前に設定したペルソナに問題がある可能性があります。ペルソナは、ターゲットとする人材の人物像を深掘りし、年齢や性別、家族構成、価値観など、細かく設定したものです。

自社で必要とする人物像を根本から見直すことが、改善策の一つに挙げられます。設定していたペルソナと実際の応募者の乖離を調べることも、原因究明に効果的です。

若手の応募者を集めたいのに、高いスキルや難度の高い資格などを求めていては、応募者は中高年ばかりとなり、若い応募者には敬遠されてしまいます。即戦力社員の獲得を目指しているのに、平日の日中に説明会を開いても、バリバリの現役ビジネスパーソンには参加が困難です。採用したい人材からの応募が少ないときは、応募資格や求人情報の見直しが有効な場合があります。

発信する情報の内容だけでなく、発信手段にも注意が必要です。管理職などハイクラスの人材を求めているのに、YouTubeやインスタグラムで動画情報を発信しても、ターゲットには刺さりません。ペルソナ設定と情報発信の見直しにより、採用したい人材とマッチする応募者を増やせる可能性が高まります。

4-3.選考の課題1：人材の見極めが困難

経験やスキルを基準に選考できる中途採用と比べ、新卒採用の場合は、自社で活躍できる人材かどうかの見極めが困難だという問題があります。面接官ごとに評価がブレてしまうと、どの応募者を採用してよいか、迷う事態も考えられます。採用活動にあたっては、どの面接官も同じものさしで採用の可否を判断できるように、採用基準を設け、共有することが重要です。

人材の見極めが不十分だと、自社に合わない人材を入社させてしまい、悪くすればミスマッチによる早期離職につながりかねません。中途採用の場合には、条件面の微妙な調整など、本音でやり取りできる関係が必要とされる局面もあります。人材の見極めには、採用基準の明確化だけでなく、応募者との十分なコミュニケーションを図ることも大事です。

4-4.選考の課題2：選考途中で辞退される

書類選考を通過した後、面接段階で応募者に辞退されたり、面接日に当人があらわれなかったりするケースもあります。新卒の場合は、同時期に一斉に就職活動を行うため、複数社の選考が重なることも頻繁です。

連絡が他社より遅ければ、自社の選考に来てもらえない危険性が高まります。連絡がなかなか来ないと、応募者は不安を募らせてしまいます。選考途中の辞退を防ぐためには、応募者への迅速な連絡が必要です。

採用担当者が忙しく、応募者への対応が疎かになる事態も、途中辞退の要因です。採用期間中は、説明会や面接、資料作成などで担当者は多忙を極めます。それにより、問い合わせに対する反応が後回しになるなど、対応の悪さを感じさせると、応募者は他社に流れる可能性が高まります。

自社の魅力が応募者に伝わっていない場合も、途中辞退を引き起こしかねません。応募者に自社への志望度を高めてもらうため、自社の魅力を具体的に伝えられるようにしておくことがおすすめです。成長性や仕事のやりがい、キャリアパスなど、自社の魅力にはさまざまな切り口が考えられます。

4-5.選考の課題3：基準を満たす応募者がいない

選考に進む応募者はいるものの、合格まで至らない人ばかりだという事例もあります。基準を満たす応募者が出ない原因として、評価基準が確立されていないことが考えられます。

評価の基準が明確になっていないと、面接官ごとに異なった判断をされてしまい、どの応募者も合格ラインに満たないという事態が生じかねません。そうした場合は、評価方法を抜本的に見直し、確固たる基準を設けることが必要です。

評価基準の作成に当たっては、配属先となる現場部門との調整も重要です。現場部門が必要とする人材がどのようなものかを知っておかないと、正しい評価基準が作れません。採用担当者だけでなく、二次面接や最終面接を担当する幹部、役員にも評価基準を浸透させることで、面接の精度が高められます。

4-6.選考の課題4：内定後に辞退される

中途採用における辞退理由の主なものは、以下のとおりです。

• 転職するのが不安になった
• 現在の職場で強く慰留された
• 給与など条件面で満足いかない

内定から入社までの期間に、応募者に心変わりを起こさせないよう、小まめにフォローを行うと辞退を防げる可能性があります。採用担当者は、選考途中から応募者とのコミュニケーションを密に取り、問い合わせや相談などがあったら親身に対応することが必要です。応募者に不安な気持ちを抱かせないように、企業側から定期的にコミュニケーションを図ることをおすすめします。

新卒の場合は就職活動の期間が長いため、1社から内定を得ても、活動を継続する学生が多くいます。内定辞退の防止には、自社で働く魅力を伝えたり、採用担当者との間で信頼関係を構築したりして、自社への志望度を高めるのが有効です。

4-7.入社後の課題：人材が定着しない

せっかく入社した人材が定着せず、すぐに辞めてしまうこともしばしば起こります。定着率が低下する主な原因は、以下の2点です。

• 入社前後のギャップ
• フォローの不足

入社前に聞いていた条件と入社後の実態が違うようなことがあれば、応募者は早期離職に踏み切りかねません。ミスマッチによる早期離職は、元からいる社員のモチベーションにも悪影響を及ぼします。採用担当者は、よい話だけをするのではなく、入社前から自社の実情を包み隠さず伝える必要があります。

研修が充実していないなど、フォロー体制の不足も、人材が定着しない要因です。新卒採用なら、先輩社員をメンターとして配置し、いつでも相談に乗れるような体制を構築することが、定着率アップに役立ちます。

自社内の独自の用語や慣習などは、新たに入ってきた人材には不案内なものです。不安を持たずに業務になじんでもらえるよう、丁寧な説明が欠かせません。

5.採用活動において留意すべきこと

新卒採用であれ中途採用であれ、採用課題に直面して思うように採用活動が進まないと、労力や費用のムダが多くなってしまいます。採用課題の解決には、組織や採用担当者として留意しておきたい事項が多く存在します。この項では、採用活動において押さえておくとよいポイントをまとめました。

5-1.採用フローのブラッシュアップ

採用フローに唯一無二の正解はありません。昨年はうまく行った採用活動が、今年は苦戦することもままあります。採用活動を取り巻く環境は常に流動しているため、採用フローも改善を積み重ねる必要があります。

採用フローをブラッシュアップするには、自社が求めるターゲット人材の人物像と、自社が訴えたい魅力などのポイントを明確にするのが第一歩です。情報提供の方法や回数、面接の日程や時間など、採用フローの各段階で試行を繰り返しましょう。ベストな採用活動に近づけるよう心がけることが大切です。

5-2.自社の魅力のアピール

採用担当者が自社の魅力をアピールできないようでは、応募者が志望動機を強めてくれることは望めません。自社の魅力を訴えるには、魅力を言語化し、具体的な事例などをまじえて理解しやすいように伝える必要があります。獲得したい人材に、入社したい企業として自社を選んでもらうための方策が、魅力のアピールです。

同じ企業で長い間働いていると、自社の魅力に気付きにくくなっていることもあります。仕事のやりがい、企業の成長性、社風、給与など待遇面、充実した研修制度などのポイントで、思いつくものを挙げていけば、自社の魅力を認識できるでしょう。

ただし、採用担当者が魅力に感じる項目が、応募者にも魅力と受け取ってもらえるかどうかは別です。応募者の立場になって、競合他社と差別化でき、応募者の心をつかめるアピールポイントを洗い出しておく必要があります。

5-3.採用コストをおさえる

大企業なら採用活動にかけられる予算もふんだんにあると考えられますが、中小企業ではそうもいきません。前述のように、知名度の低い企業が応募者を一定以上集め、しっかりとした母集団を形成しようとするなら、ある程度の費用をかけて、求人媒体に大きく露出するなどの手法が効果的です。

しかし、採用コストには限りがあるため、やりたいことが何でもできるわけではありません。認知度の向上と予算の制約という2つの要素の間で、効果を最大化できる工夫が求められます。

5-4.求める人材の明確化

人材を採用する際には、どのような人材が必要なのかを明確にするのが第一歩です。求める人材の定義が明確にされていないと、自社にマッチしない人材を採用してしまう懸念があります。求めるスキルや経験、性格、自社が用意する待遇などを、採用担当者と現場担当者ですり合わせておくことが必要です。

即戦力を期待する中途採用の場合、スキルや資格など、あれもこれもと要求項目を増やしてしまいがちです。ハードルが上がってしまい、採用活動が不調に終わる可能性が高まるため、注意を要します。

6.新卒採用における課題のポイント

採用課題には、採用フローの段階ごとにさまざまな種類が存在するものですが、新卒採用と中途採用では、課題の性質が異なります。同時期に、各社一斉に採用活動を行う新卒採用においては、母集団形成や選考途中の辞退を防ぐ方策などが重要です。以下に、新卒採用での採用課題のポイントを解説します。

6-1.選考過程でのフォローに力を入れる

各社が入り乱れて採用活動を行う新卒採用は、期間が長く、競合が非常に多いのが特徴です。自社が内定を出した学生が、それで満足して就職活動を終えるとは限りません。むしろ、よりよい待遇の企業や、知名度の高い大企業への入社を目指して就職活動を続けることの方が一般的です。

競合他社が多いだけに、選考途中での辞退や、内定後の入社辞退もしばしば起こります。優秀な学生を自社で採用するためには、選考の途中段階から、小まめな情報提供や不安を解消するためのフォローを欠かさず、志望度を高めてもらうことが重要です。

6-2.母集団形成に注力する

知名度が低い企業や、規模の小さい企業にとって、採用活動における母集団形成には苦労が多いものです。ふんだんな予算があれば、求人媒体などで露出度を高め、認知度を向上させることも不可能ではありませんが、前述のとおり採用コストには限りがあります。

使える予算をにらみながら、求人媒体や説明会、自社の新卒採用サイト、採用関連イベントなどを縦横に活用し、採用活動に十分な母集団を形成できるよう工夫が求められます。TwitterやInstagramなどSNSの利用も、コストをかけずに学生に訴求する手段としては有効です。

6-3.就活生との関わりを増やす

前述のとおり、知名度の低い企業などでは、就職活動している学生に応募してもらうこと自体、簡単ではありません。こうした企業にとって、自社の魅力をアピールし、就活生との接点を増やすための有効な手法に、インターンシップがあります。

学生が自社内で仕事を体験するインターンシップを実施することで、自社を知ってもらう効果のほかに、学生が職場内に入ってくることによる既存社員の活性化も期待できます。インターンシップを実施するには、受け入れる現場の協力が不可欠です。自社内で採用担当者と現場担当者の緊密な協力体制を構築することが、インターンシップを成功させるポイントです。

7.中途採用における課題のポイント

中途採用における採用課題は、新卒採用とは異なる性格を持ちます。新卒採用であれば、応募者はほぼ全員が現役の学生ですが、中途採用の応募者は、現職で働きながら転職活動している場合も多いものです。長期戦を覚悟しなくてはならない新卒採用とは逆に、短期決戦になる傾向がある点も、中途採用の特徴です。ここでは、中途採用における採用課題のポイントをまとめました。

7-1.自社に合う採用手法の再検討

中途採用が新卒採用と異なる点の一つに、さまざまな採用手法の選択ができることが挙げられます。求人媒体や自社の採用サイトのほか、人材紹介サービスの活用や、社員の紹介を契機としたリファラル採用などの手法が一般的です。近年は、企業が能動的に欲しい人材にアプローチするダイレクトリクルーティングや、SNSを通じて採用活動を行うソーシャルリクルーティングなども使われるようになりました。

ただし、これらの手法すべてが自社にマッチするわけではありません。求める人材が使っているサービスを採用手法で利用すると、効果が期待できます。欲しい人材の年代層や業種・職種、かけられる予算などを勘案して、自社に適した手段を選んでください。

7-2.在職中の求職者への対応

中途採用の場合、応募者は現在の職場で仕事をしていることも少なくありません。その場合、現在の業務をしながらの選考となり、連絡を取るにも応募者の事情を考慮する必要があります。

面接の時間を応募者の業務終了後としたり、週末にオンライン面接を行ったりするなど、応募者の負担にならないような気遣いが求められます。

7-3.マーケティングを取り入れた採用活動

採用活動にマーケティング分析を取り入れるのも、中途採用では有効です。マーケティング戦略を考える際のフレームワークとして知られる「3C分析」は、採用活動でも効果を発揮するとされます。3Cとは、以下の3要素のことです。

• Customer（顧客）
• Company（自社）
• Competitor（競合）

この場合の顧客とは、応募者を意味します。応募者と自社、競合他社の3つの軸で採用活動を分析し、競合他社との差別化施策を検討します。

前述したペルソナも、元々はマーケティングで使われる概念です。自社にマッチした人材を確保するためにはペルソナ設定が重要ですが、条件を細かく設定しすぎると、ペルソナに合致する人材が採用マーケットに存在しないという事態になりかねません。

8.効率的な人材採用のために採用課題を洗い出そう

採用を取り巻く環境は売り手市場が続いており、企業にとって優秀な人材の獲得はハードルが高くなる一方です。そのような環境下で欲しい人材を確保するには、採用課題の洗い出しと改善が効果的といえます。

新卒採用でも中途採用でも、採用には課題がつきものであり、企業によっても採用課題は異なるものです。採用課題を発見し、適切に対応することで、自社のさらなる発展につながる人材採用を成功させてください。