採用DXとは？導入の手順やメリット、成功のポイントや活用事例を解説

1.採用DXとは

採用DXとは、ITツールやデジタル技術を用いて採用業務を変革し、採用活動の効率化や自社が求める人材の獲得および定着化を図ることです。

そもそもDXとは、「デジタルトランスフォーメーション」のことであり、経済産業省は、DX（デジタルトランスフォーメーション）を次のように定義しています。

つまり、DXとはITを使ってビジネスにおける変革を行うことであり、採用DXは、その名のとおり採用領域におけるDX化であることをおさえましょう。

DXは単にデータやデジタル技術を活用してビジネスを行うことにとどまらないという点がポイントです。たとえば、「日報のペーパーレス化」「Web会議ツールの導入」といった事例自体はDXには該当しません。それによりビジネスのあり方そのものを変革し、市場での優位性を確立することがDXの定義です。

この点を踏まえると、採用DXも単純にITを利用した採用手法ではなく、ITの活用により企業と求職者の双方に新たな価値提供を行い、有益な採用活動を実現することを意味します。

2.採用DX化を考える上で必要なCXとEXとは

採用DX化を実現するためには、CX（候補者体験）とEX（従業員体験）の2つの要素を考慮する必要があります。

求める人材を確保するには、採用活動上で競合よりも優位に立たなければなりません。そのための工夫として、また、採用した人材に確実に戦力として活躍してもらう手段として、CXとEXの両面から採用DXを推進していくことが求められます。ここではCXとEXについて、それぞれ解説していきます。

2-1.CXとは

CXとは、日本語では「顧客体験」と訳されることが一般的です。しかし、採用におけるCXは「候補者体験」をあらわします。候補者が企業を認知したタイミングから選考終了までのすべてのプロセスで、より良い経験ができるようにすることがCXの基本の考え方です。

採用領域におけるCXの導入により応募者の期待以上の体験価値を提供することで、すぐの応募でなくても時間をおいてから応募に至ったり、良い選考体験から口コミ等で自社の魅力拡散に至ったりする可能性が高まるでしょう。

逆に、選考プロセスに不手際が起きると、求める人材を採り損ねるだけでなく企業イメージを悪化させ、応募者が集まりにくくなる可能性があります。候補者の多くは選考体験を重視しているとされており、採用活動で求める人材を確保するためにCX管理に注目が集まっています。

2-2.EXとは

EXとは、従業員が業務を通じて経験するすべてのことを指す言葉です。従業員が業務を介してより良い体験をすることによって、従業員エンゲージメントの向上が実現します。従業員エンゲージメントとは、企業に貢献したいという従業員の自発的な意欲のことです。

EXの向上に連動して従業員エンゲージメントも高まることがほとんどであるため、EXの向上は離職率の低下につながります。逆に、EXの低さが口コミなどで広まった場合、優秀な人材の確保が困難になると考えられます。

3.採用DX化のメリット

採用DX化により得られるメリットは、主に次の4点です。

• 採用担当者の負担を軽減できる
• 採用のミスマッチが減る
• 企業のイメージアップが期待できる
• 採用コストを削減できる

各メリットについて解説します。

3-1.採用担当者の負担を軽減できる

採用DXの促進は、採用担当者の負担の軽減につながります。たとえば、企業の採用条件と応募者の経歴やスキルをAIがマッチングし双方に提示してくれれば、採用担当者は膨大な数の履歴書などから、自社の採用要件に合致する人材を探す必要がありません。

ITツールによっては、自社サイトの採用ページ作成や応募受付、面接の日程調整をはじめとする応募者とのオンライン上でのやり取りなどを、ある程度自動化することも可能です。このように、採用活動を効率化できる点が採用DXの導入によって得られる最大のメリットといえます。

さらに、応募者情報をデータで一元管理することで、自社だけの応募者のデータベースを構築できます。データベースを分析すれば、定着してくれる人材の特徴や早期離職の原因などが容易に把握できるため、採用活動の質を向上させることが可能です。

3-2.採用のミスマッチを軽減できる

採用CXの過程で応募者に自社の企業文化や価値観などを伝える機会を設け、それらを理解し共感した人材を採用することで、採用のミスマッチを理由とした離職を抑制できます。

また採用DXの活用により業務を効率化することで、精度の高い応募者の分析や質の高い面談、きめ細かい採用後のフォローなどの実施が可能となり、採用後の離職を防止する効果が見込めます。そのほか、適性検査ツールによって、客観的に自社に合う人材を見つける方法もおすすめです。

3-3.企業のイメージアップが期待できる

採用DXを進めることは、企業のイメージアップにも効果的です。ITツールやデジタル技術の導入により採用活動の効率化と質の向上が実現し、応募者に対して迅速かつきめ細かい対応を取れるようになるため、応募者からの信頼を得やすくなります。

また採用のミスマッチの抑制効果も見込めるため、従業員にとっても働き続けたい企業となり、やがて応募者や従業員からの評価が広まり、企業イメージの向上につながるでしょう。

3-4.採用コストを削減できる

採用コストを削減できることも、採用DXの促進によって得られるメリットの1つです。採用では、求人広告費や自社サイトの採用ページの制作費、人材紹介会社への成功報酬など多くの工程で費用が発生します。しかし、ITツールなどを活用して求人広告や採用ページを作成すれば、コストカットが可能です。

採用業務の効率化は、人的コストの削減にもつながります。通常、採用担当者はエントリーシートの選別や応募者との面接の日程調整のやり取りなどに多くの時間を費やしてきました。採用DXの導入によりこれらの対応を半自動化すれば、採用の質は維持したまま、作業時間および人的コストの削減が実現します。

4.採用DXの流れ

採用DXを導入する際は、以下のような流れで実施します。

• 求める人物像を明確にする
• 現状のCXを把握する
• 現状のCXの課題を見つける
• 課題を解消できるツールを導入する
• EXから課題を見つける
• PDCAを回す

各工程について、解説します。

4-1.求める人物像を明確にする

はじめに、自社が求める人物像を明確にします。求めるスキルや価値観、人柄などについてあらかじめ整理し、社内で共有しておくことが不可欠です。

求める人物や採用要件が曖昧な状態のままITツールやAI技術を用いたとしても、自社に合う優秀な人材を獲得するという本来の目的は叶いません。採用要件が明確に定まっていないと、面接官によって判断がバラつき、応募者を適切に評価することが困難なためです。

企業ビジョンや経営計画と照らし合わせる、あるいはすでに社内で活躍している人物の特徴を参考にするなどして、自社の求める人物像や採用要件を洗い出しておきましょう。

4-2.現状のCXを把握する

求める人物像が明確になったら、CXの現状を把握します。具体的には、応募者が自社を知ったメディアやエントリーを後押ししたきっかけ、最終的に入社を決意した理由などを追跡します。この工程の目的は、どのような場面で応募者が不便さを感じたか、また満足感を得られたかを割り出すことです。

実際に選考を経験した新入社員にインタビューやアンケートを行うなどして調査することがおすすめです。

4-3.現状のCXの課題を見つける

CXの現状を踏まえて解決が必要な応募者との接点を抽出し、その改善方法を検討します。現状の社内リソースのみでは対応できない可能性もあります。その場合は、ITツールなどの活用を検討しましょう。

また、課題解決にとどまらず、理想的な候補者体験とはどのようなものか、自由にアイディア出しをすることもおすすめです。このとき、実現性を考慮する必要はありません。理想的な候補者体験と現状のギャップは何かを明らかにして、そのギャップを埋めるためにどうしたらよいのかを深掘りすることで、必要なものが浮き彫りになります。

4-4.課題を解消できるツールを導入する

この工程では、どのようなツールを用いれば、洗い出してきた課題を解決できるかを検討し、試行します。とくに課題が見当らない場合や、ITツールの導入以外に適切な解決策があるような場合は、必ずしもITツールの導入にこだわる必要はありません。

ITツールの導入による効果が見込めそうであれば、実際に運用してみて従業員が選考エントリーから入社までのステップを追体験し、当初の課題が解決されているかを確認します。ITツールの導入によって新たな不便さが生じていないかも、検証しましょう。一定の効果が認められる場合は、応募者に向けて展開します。

4-5.EXから課題を見つける

ここまではCXに焦点を当てて、採用DXを導入する手順をお伝えしました。採用DXを進めるにはEXに着目し、採用した人材の従業員エンゲージメントや生産性を向上させる施策を実施することも重要です。

採用した人材のデータを集積・分析をすれば、早期離職の原因や活躍する人材に共通するマインドなどが容易に把握できます。データから得た知見を活かせば、効率的な採用や人材育成を行うことが可能です。

4-6.PDCAを回す

データの分析結果を踏まえて行った採用や人材育成などの、結果検証を行います。実際に従業員のスキルや生産性が高まったか、従業員エンゲージメントが向上したか、早期離職率が低下したかなどを定期的に振り返りましょう。

課題を洗い出した後に施策を実行して終わりにするのではなく、PDCAサイクルを回すことが大切です。

5.採用DXを成功させるポイント

採用DXを成功させるポイントは、主に以下の2点です。

• オンラインの採用活動を増やす
• ツールをデジタル化する

各ポイントを、1つずつ解説します。

5-1.オンラインの採用活動を増やす

採用サイトの作成や面接の日程調整などにITツールを活用するだけでなく、オンラインの採用活動の場を増やすと、採用DXを促進しやすくなります。

たとえば、説明会や面接をオンライン化すれば、会場の確保や準備、移動などの手間を削減できます。応募者にとっても、移動にかかる費用や時間を削減でき、地域格差が軽減される点がメリットです。

オンライン化に迅速に対応する姿勢は、従来の手法にとらわれない柔軟な企業というポジティブなイメージにもつながります。また、リモートワークなどがしやすい企業というメッセージになる場合もあります。自社の採用フローを見直し、オンライン化できるものがないか検討しましょう。

5-2.ツールをデジタル化する

ここまででお伝えしてきたとおり、採用に使用するツールのデジタル化は、採用DXを成功させる上では必須です。採用サイトや採用ページ、応募の受付、面接調整などの候補者とのやり取りをデジタルツールで一元管理できれば、業務負荷は大きく削減できます。

なかには、これまでのやり方を一新することに抵抗感を示す企業もあるでしょう。しかし、新しいツールの利用法を覚えるのが大変、あるいはやり方を変えるのが面倒という理由で従来のツールを利用し続けていると、業務改善は実現しません。

とはいえ、使いこなすのにかなりのITスキルや知識を要するなど、使い手を選ぶようなITツールは定着させるのが困難であり、導入費用が無駄になってしまう可能性があります。自社に必要な機能か、従業員が使いこなせそうかなどを精査することが求められます。

6.採用DXの活用事例

ここからは、採用DXをどのように活用するとよいかがわかるように、実際の活用事例をご紹介しましょう。

6-1.動画面接を導入して時間を削減した事例

企業が設問を設定し、応募者がその回答を動画で撮影し送付する面接の形式を採り入れる企業が増えています。動画面接では、書類だけでは読み取れない、応募者の雰囲気や人柄を垣間見ることが可能です。そのため、企業文化や価値観に合う人材を見つけやすいというメリットがあります。

また、面接会場で実施する場合、会場の手配や準備などが必要なため企業側の手間がかかるだけでなく、応募者も往復の時間をかけて面接会場を訪れなければなりませんでした。

しかし、動画面接の導入により、双方の面接に要する時間を削減できます。応募者は空いた時間に録画すれば選考に参加できるため、面接のためのスケジュールを確保する必要がありません。その結果、他社の選考とのバッティングを理由に、選考を見送っていた層の参加率が向上するケースもみられるようになりました。

6-2.面接フローをデジタル化して工数を削減した事例

面接に進む人材をデジタル技術によって自動的に選別することで、採用にかかる工数を削減している企業もみられます。採用活動は、求人の掲載や自社サイトの採用ページの作成などに始まり、説明会や面接の実施、内定後のフォローなど多岐にわたります。そのため、工数を少しでも削減するための取り組みが不可欠です。

書類選考にデジタル技術を活用することで採用工数を減らしたケースは、採用DXの導入に伴う好事例の1つといえるでしょう。

7.採用DXを進めて採用競争で優位に立とう

採用DXとは、ITツールやデジタル技術を用いて採用業務を変革し、採用活動の効率化や自社が求める人材の獲得および定着化を図ることです。採用DXは、CX（候補者体験）とEX（従業員体験）の両面から推進していくことが求められます。

「日報のペーパーレス化」「Web会議ツールの導入」といった事例自体はDXには該当せず、それによりビジネスのあり方そのものを変革し、市場での優位性を確立することがDXの定義です。そのため、採用DXも単にITを利用した採用手法ではなく、ITの活用により企業と求職者の双方に新たな価値提供を行い、有益な採用活動を実現することを意味します。

採用DXを促進させることで、採用担当者の負担を軽減できる、採用のミスマッチが減る、企業のイメージアップが期待できるといった効果が見込めます。ITやデジタルツールを用いて採用DXを促進し、競合との採用競争で優位に立てるようにしましょう。